Najlepsze praktyki w zakresie zwalczania nieuczciwej działalności podatkowej

W okresie krótszym niż trzy tygodnie przed upływem terminu składania zeznań podatkowych, Twoi klienci mogą być zmuszeni do dostarczenia wszystkich swoich rachunków i dokumentów dotyczących transakcji w celu ich rozliczenia. Ale możesz natknąć się na przedmioty, które są podejrzane, a nawet mogą być fałszywe.

AccountingWEB przedstawił kilka pytań Randy’emu Wilsonowi, starszemu menedżerowi w chicagowskim biurze Cendrowski Corporate Advisors, na temat tego, co księgowi mogą zrobić, aby chronić siebie i swoje firmy. Zaproponował on kilka wskazówek, w jaki sposób firmy powinny kwestionować podejrzane kwestie i jakie kroki należy podjąć w celu zapewnienia najlepszych praktyk zwalczania nieuczciwej działalności. Wilson ma ponad dwadzieścia lat doświadczenia w prowadzeniu wewnętrznych dochodzeń korporacyjnych i rządowych, analizach nadużyć finansowych, wykrywaniu i zapobieganiu defraudacji, analizach zarządzania ryzykiem oraz śledztwach z zakresu rachunkowości sądowej.

AW : Jakie kroki powinien podjąć księgowy lub ekspert podatkowy po tym, jak dowie się lub ma dowody, że klient popełnił oszustwo celowo (lub nieumyślnie)?

: Jakie kroki powinien podjąć księgowy lub ekspert podatkowy po stwierdzeniu lub posiadaniu dowodów, że klient popełnił oszustwo celowo (lub nieumyślnie)?

Wilson : Pierwszym kluczowym krokiem, jaki należy podjąć po wykryciu oszustwa klienta, jest zapoznanie się przez zewnętrznego księgowego z listem polecającym Państwa firmę z tym klientem w celu weryfikacji Państwa warunków. Zaleca się również poszukiwanie partnerów w firmie, którzy przeanalizują ryzyko związane z firmą i skonsultują się z głównym doradcą w celu omówienia potencjalnego ryzyka. Jednocześnie należy ustalić, czy Państwa firma świadczy klientowi inne usługi (audyt, doradztwo, itp.), ponieważ Państwa firma może również przypisać sobie znajomość faktów, które mogą potencjalnie wiązać Państwa z działalnością oszukańczą.

Komunikacja wewnątrz firmy jest ważna. Upewnij się, że wszystkie zespoły ds. zaangażowania są w kontakcie, kwestionują podejrzane kwestie i stale oceniają ryzyko klientów i firmy.

AW : Czy szczególnie wrażliwe lub trudne dla księgowego byłoby zwrócenie się do klienta o niewłaściwe postępowanie, gdyby istniały długoterminowe relacje biznesowe i przyjazne relacje z klientem?

: Czy byłoby szczególnie wrażliwe lub trudne dla księgowego zwrócić się do klienta z uchybieniem, gdyby istniały długotrwałe relacje biznesowe i przyjacielskie?

Wilson : Kiedy już odkryjesz oszustwo klienta, powinieneś rozważyć skontaktowanie się z nim w celu omówienia swoich ustaleń. Ustalcie, czy możecie pomóc klientowi w rozwiązaniu lub złagodzeniu problemu. Może to wiązać się z nowym listem polecającym i zakresem usług. W zależności od okoliczności, może zaistnieć potrzeba rezygnacji z zaangażowania. Jeśli tak, należy udokumentować swoją decyzję i wysłać list do byłego klienta, jasno i zwięźle wyjaśniając powód (powody). Jeśli Państwa firma jest w stanie, proszę pomóc swojemu byłemu klientowi w dotrzymaniu terminów i/lub znalezieniu dla niego nowego księgowego.

Podczas gdy osoba sporządzająca sprawozdanie podatkowe nie jest powiernikiem, długotrwała relacja z klientem może podwyższyć postrzegany standard opieki. Czasami, długotrwałość Twojej relacji z klientem sprawia, że masz wgląd w informacje wykraczające poza przygotowanie zeznania podatkowego i może skomplikować wyjście z zaangażowania.

AW : Jakie są jedne z najlepszych praktyk księgowych w zakresie wewnętrznej ochrony przed oszukańczymi praktykami, tj. współksięgowy, który zachowuje się nieetycznie, np. dokonuje fałszywych odliczeń w celu zmniejszenia zobowiązań podatkowych klienta?

Wilson : Oceń kwalifikacje swojego zespołu. Upewnij się, że Twój przydzielony zespół jest odpowiedni dla klienta. W celu zarządzania ryzykiem Twojej firmy, opracuj, wdroż i monitoruj solidny system wzajemnej weryfikacji, który obejmuje etapy kontroli jakości specyficzne dla przygotowania podatkowego. Następnym krokiem jest edukacja partnerów, pracowników i administratorów. Upewnij się, że postępują oni zgodnie z etapami kontroli jakości. Dopilnuj, aby wszyscy w Twojej firmie co roku potwierdzali opracowane przez Ciebie zasady.

AW : Jakich rad udzieliłby Pan/Pani małym i średnim przedsiębiorstwom, aby zapewnić utrzymanie najlepszych praktyk?

Wilson : Kluczem do dobrych relacji z klientami jest spójna komunikacja. Słuchaj, czego chce twój klient, doradzaj mu, co wiąże się z zaangażowaniem, a następnie dokładnie je dokumentuj. Firmy księgowe są często postrzegane jako głębokie kieszenie (polisa ubezpieczeniowa). Pozew o niewłaściwe praktyki będzie kosztował Twoją firmę czas, pieniądze i może negatywnie wpłynąć na Twoją reputację. Podejmij kilka prostych kroków, aby chronić swoją firmę:

  • Zrób dobry list zaręczynowy. Przygotuj nowy dla każdego zaręczynowego listu i aktualizuj go co roku.
  • Spotkaj się z klientem, aby wyjaśnić mu obowiązki związane z zaangażowaniem. Wyjaśnij, że Twoja firma nie będzie weryfikować danych klienta, a także, że Twoja firma nie jest zaangażowana w celu wykrycia oszustwa. Zaangażowanie mające na celu ocenę i ograniczenie oszustw byłoby odrębne i różniło się od zaangażowania podatkowego.
  • Aby ograniczyć odpowiedzialność firmy, należy ograniczyć zakres zaangażowania tylko do tych zadań, które muszą zostać zrealizowane i nie wykraczają poza te zadania bez zaktualizowanego listu motywacyjnego. Dodatkowo, jeśli to możliwe, ogranicz swoje zaangażowanie do wysokości opłat.
  • Opracuj system przechowywania dokumentów i porozmawiaj o tym w swoim liście motywacyjnym.
  • Nie wyolbrzymiaj swoich kwalifikacji w broszurach firmowych lub materiałach online.
  • Przeszkolić swoich partnerów i pracowników w zakresie korzystania z pakietu(ów) oprogramowania podatkowego.
  • Utrzymywanie solidnego kalendarza w celu śledzenia i dotrzymywania terminów.
  • Dokładnie dokumentuj sprawy swoich klientów, swoje badania i wnioski.
  • Przeszukuj nowych klientów i bądź przygotowany na przekazanie zaangażowania. Wykonaj kilka badań due diligence, rozmawiając z partnerami, rozmawiając z poprzednimi specjalistami i przeprowadzając kilka badań online.
  • Upewnij się, że działalność i problemy klienta znajdują się w zakresie kompetencji Twojej firmy.