przez Liz Gold
Jak to jest otrzymywać czyste i zwięzłe dane finansowe od swoich klientów?
Wayne Zielke, CA, założyciel LedgersOnline , zebrał zespół guru finansowego i technologicznego w celu stworzenia internetowych i księgowych usług pomocniczych dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Według Zielke, wiele dużych firm księgowych szacuje, że około 40 procent ich rocznych opłat przeznacza się na naprawę błędów w księgowości. Chciał temu zapobiec i wyeliminować wszelkie koszty usuwania niedbałych błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
LedgersOnline, z siedzibą w Vancouver w Kolumbii Brytyjskiej, założona w 2002 roku, to niewielka praktyka oferująca usługi księgowe, księgowe i hostingowe. Ostatnio firma uruchomiła również LedgersDocs, oparty na chmurze system zarządzania dokumentami, który pozwala właścicielom firm na udostępnianie online dokumentów księgowych swoim księgowym lub księgowym.
«To dobra służba dla ludzi, którzy mają kłopoty ze znalezieniem dobrej księgowości w wiejskiej społeczności», powiedział Zielke. «Trudno jest znaleźć dobrą pomoc księgową w głównych ośrodkach miejskich. Jesteśmy na to dobrym rozwiązaniem.»
Po latach pracy w księgowości publicznej Zielke zdecydowała się na założenie wirtualnej praktyki. Jego celem było nawiązanie kontaktu z klientami i zapewnienie im możliwości łatwego składania dokumentów finansowych do niego. Koncentrując się na pomocy klientom w praktycznym, codziennym zarządzaniu finansami, zamierza rozwiązać problem sporadycznych praktyk księgowych poprzez pomoc w budowaniu spójności i efektywności poprzez technologię internetową.
Proces przebiega zasadniczo w ten sposób:
- Klienci mogą przesyłać pocztą kurierską, elektroniczną lub przesłać plik księgowy do LedgersOnline.
- Biegli księgowi zatrudnieni na etacie oraz certyfikowani księgowi ogólnikowcy zapoznają się z dokumentacją i wskazują ewentualne problemy oraz wskazują, czy konieczne jest świadczenie usług księgowych.
- Klienci mogą zdecydować się na przygotowanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych w zależności od potrzeb oraz mieć dostęp w czasie rzeczywistym do swoich plików poprzez usługę hostingu aplikacji LedgersOnline.
Firma współpracuje również z księgowymi w sposób poufny i niekonkurencyjny, starając się, według Zielke», złagodzić wszelkie niespodzianki w ostatniej chwili i uniknąć nieprzyjemnych negocjacji i rabatów, które często prowadzą do rozczarowania klientów».
Zielke powiedział, że pomaga wielu większym firmom księgowym i często otrzymuje skierowania, ponieważ są one w stanie wyeliminować wszystkie koszty związane ze złym prowadzeniem księgowości.
«Inną zaletą naszej praktyki w porównaniu z bardziej tradycyjną jest to, że księgowość nie zależy od tego, czy rozmawiasz z księgowymi», powiedział Zielke. «Księgowość może być przeniesiona do niższego zestawu umiejętności. Typową kwestią dla księgowego jest to, że kiedy bierze on wolne, duża część pracy wraca do niego osobiście. Tak więc, kiedy wraca z urlopu, spędza dwa tygodnie wracając do rozmów telefonicznych od klientów. Rodzaj wykonywanej przez nas pracy nie jest związany z wykwalifikowaną księgową, więc księgowy może wrócić i wszystko przebiega sprawnie».
Zielke powiedział, że większość jego klientów – zarówno technologicznych, jak i małych firm budowlanych – polega na praktykach księgowych opartych w większym stopniu na projektach, w których klient może odzyskiwać wydatki i rozliczać je ze swoimi klientami.
«Klienci starają się śledzić wydatki i ból, który mają, polega na tym, że tracą rachunki, nie śledzą prawidłowo swoich wydatków i odzyskują siły, a także tracą zdolność do ponownego ich rozliczania», wyjaśnił Zielke. «Ponieważ kiedy rachunek wychodzi do klienta i projekt jest zamknięty, traci się możliwość odzyskania tego kosztu. Praca z nami, prawidłowe księgowanie, skanowanie swoich rachunków, które są nam płatne i wprowadzanie ich do znaczników oznacza również, że wszystko, co płacisz, jest sprawdzane w celu ponownego wystawienia rachunku klientowi».
Dla firm doradczych, które pracują poza domem, gdzie jest od jednej do dziesięciu osób o podobnych umiejętnościach i bez stałego adresu, świadczenie usług księgowych może być trudne. Zielke powiedział, że może powiązać te osoby z możliwością skanowania ich wydatków bez konieczności posiadania centralnego biura.
LedgersOnline może zintegrować się z wieloma aplikacjami księgowymi, takimi jak QuickBooks, Simply Accounting, FreshBooks, Payworks, Telpay i Corecon. Integrują się one również z dostawcą oprogramowania biznesowego do księgowości w chmurze, Kashoo, i zapewniają księgowość, pomoc i wsparcie dla nich.
Duże aplikacje internetowe, firma korzysta również z oprogramowania do zdalnych spotkań, jeśli klient ma problemy na lokalnym pulpicie. A dzięki nowemu systemowi zarządzania dokumentami, LedgerDocs, klienci mogą oznaczać wszystkie swoje dokumenty i współpracować na poziomie dokumentów oraz je archiwizować, korzystając jednocześnie z systemu wiadomości, który łączy klientów z księgowymi.
«Widzimy wielu księgowych, którzy próbują korzystać z Box.net i Dropbox, ale są naprawdę nieadekwatni do współpracy», Zielke powiedział. «Trudno jest utrzymać osobisty kontakt w środowisku wirtualnym, a my bardzo się do tego staramy».
O autorze
Liz Gold jest właścicielką Rhino Girl Media, oferującą usługi pisania i edycji dla firm każdej wielkości. Wydawana od szesnastu lat dziennikarka, Liz pisze o biznesie i kulturze. Można się z nią skontaktować w rhi[chronione e-mailem].
