O COVID-19 i Sezonie Podatkowym

W ciągu ostatnich kilku dni skrzynki odbiorcze zostały zalane mailami od wszystkich typów organizacji na temat prowadzonej polityki w związku z wybuchem epidemii COVID-19. Chwilę temu, jeden z nich, otrzymany od teksańskiego Comptroller, powiedział podatnikom: “Gorąco zachęcamy do korzystania z naszych narzędzi online, samouczków i innych zasobów dla służb podatkowych i ustanowienia dostępu do konta 24/7”.

Tymczasem stan Kalifornia już kilka dni temu wydłużył swój termin podatkowy dla podatników, a za nim prawdopodobnie pójdą inne stany. Zmiany nadchodzą z minuty na minutę. Więc co robisz, aby rozwiązać obawy klientów?

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Jako zaufani doradcy naszych klientów, powinniśmy być proaktywni, a nie reaktywni. W życiu nie ma nic pewnego oprócz śmierci i podatków, jak to mówią. Nie mówi się, że powinno się kwestionować śmierć, aby zrobić swoje podatki.

Oto tylko kilka kluczowych wskazówek, które pomogą Ci się schować i być bezpiecznym w tych niepewnych czasach (jeśli jeszcze ich nie zrobiłeś):

  • Instytut pracy z polityki wewnętrznej dla wszystkich pracowników
  • Wiedz, że wszystko co robimy może być zrobione wirtualnie
  • Komunikuj się z klientami, sprawdzaj i zapewnij im swoje zaangażowanie
  • Natychmiastowa zmiana wszystkich osobistych spotkań na wirtualne spotkania lub rozmowy telefoniczne

Miejmy nadzieję, że już teraz zabezpieczyliście swoją praktykę na przyszłość, cokolwiek możecie zrobić w chmurze, musi zostać zrobione. Jako firma działająca w chmurze, moja własna praktyka już się rozwija, z niewielką ilością przestojów i środkami do zdalnej wymiany komunikacji i dokowania.

Narzędzia i wskazówki dotyczące składania deklaracji podatkowych na czas

– Wymiana plików online pomoże klientom uzyskać te dokumenty do Ciebie w najbezpieczniejszy możliwy sposób, transmisja koronarograficzna darmowa. Jeśli posiadasz taki, który integruje się z Twoim oprogramowaniem podatkowym, to pomoże to również Twojemu przepływowi pracy. Niezależnie od tego, z czego korzystasz, upewnij się, że będzie on działał w przeglądarce mobilnej, aby Twoi klienci mogli robić zdjęcia swoich dokumentów i przesyłać je z banku telefonicznego.

– Narzędzia do współpracy online dla Ciebie i Twojego zespołu, takie jak Microsoft Teams czy Slack, znacznie ułatwią zadanie WFH. Aplikacje te również śledzą i utrzymują Twoją pracę w jednym miejscu, aby każdy mógł z niej skorzystać.

– Planowanie z wyprzedzeniem jest zawsze dobrą polityką, a w tej sytuacji jest krytyczne. Przyjrzyj się dotychczasowej ścieżce audytu zeznań podatkowych i zastanów się, co się stanie, podejmij decyzje i działaj właściwie. Na przykład, jeśli przechodzisz do wirtualnych spotkań lub spotkań telefonicznych, skontaktuj się ze wszystkimi, które są ustawione w kalendarzu w ciągu najbliższych 3-4 tygodni i zrobić przejście teraz.

– Wykonuj projekty różnych odpowiedzi i e-maili, które będą potrzebne w tym czasie do komunikacji z klientami. Będą one gotowe do proaktywnego wysyłania.

– Traktuj wszystkich swoich klientów tak, jak klientów długodystansowych, a podatki zostaną złożone na czas. Nawet jeśli nie jesteś w chmurze, nadal istnieje dobra staromodna amerykańska poczta, która bezpiecznie odbiera poufne informacje. I jest jeszcze czas! Nie polegaj na szyfrowaniu dokumentów przez klientów i zabezpieczaniu ich hasłem przed wysłaniem ich do Ciebie.

Komunikat do kolegów praktykujących

Jestem zarejestrowanym agentem z Kalifornii. Kiedy po raz pierwszy usłyszeliśmy ogłoszenie od gubernatora Newsom, pod koniec marca 12 marca, że wszystkie zgromadzenia większe niż 250 osób mają być przełożone lub odwołane, wydawało się to trochę surrealistyczne. Następnego dnia szkoły zostały zamknięte i do piątku rano postanowiliśmy już inaczej traktować spotkania z klientami.

Tego samego wieczoru powiedziano lokalnym członkom zespołu, aby pracowali z domu. Członek naszego zespołu został upoważniony przez jego rząd, podobnie jak wszyscy w jego kraju, we wczesnych godzinach porannych 16 marca, do pracy w domu. Do tej pory jedynym przestojem w pracy był jego dojazd do domu, uruchomienie i zalogowanie się, w sumie półtorej godziny.

Wszystkie zwroty, które trzeba było złożyć, poszły w górę zgodnie z harmonogramem, jedyne opóźnienia wynikały nie z COVID-19, ale od klientów, którzy postanowili zająć się księgowością w 2019 roku w styczniu. Na razie przewidujemy termin 15 kwietnia, wzrost liczby spotkań i składania zeznań podatkowych, wiedząc, że może się to zmienić każdego dnia. Ludzie mają teraz więcej czasu, a my mamy więcej ludzi, którzy przenoszą się na spotkania, niż odwołują i czekają, aż to się skończy.

Kiedy wysyłaliśmy do naszych klientów e-maile z zapewnieniem, że ich podatki zostaną złożone w terminie i powiadomieniem o zawieszeniu spotkań w biurze, nie byliśmy przygotowani na odpowiedź, która nie była absolutnie żadnym popychadłem. Dołączony został również link do formularza z trzema pytaniami Microsoft Form, z możliwością wyboru pomiędzy wirtualnym, telefonicznym lub telefonicznym i odroczeniem. W ciągu godziny od wysłania tego e-maila, 100 procent wypełniło go tylko jeden klient prosząc o przedłużenie i odroczenie terminu spotkania.

Moi Ccients okazują ulgę i chęć posunięcia się naprzód, mimo wybuchu epidemii. Istnieje obawa o firmy, którym służymy. Podczas gdy my, jako specjaliści w dziedzinie podatków i księgowości, mamy przed sobą biznes odporny na przyszłość i kryzys (o ile Internet nie zawodzi), wielu naszych klientów tego nie robi.

To jest czas, aby dotrzeć do naszych klientów biznesowych i być dla nich wsparciem i przewodnikiem, aby przetrwać te czasy. Jeśli nasi klienci znają swoje aktualne finanse, mogą podejmować lepsze decyzje na razie, na przyszły tydzień i na kilka następnych miesięcy. Będzie to miało decydujące znaczenie dla ich przetrwania. Edukacja ich na temat sposobów, w jakie technologia może dla nich pracować i chronić ich w czasie przymusowej izolacji.

Mam nadzieję, że z tego wszystkiego jest to, że moi klienci (i mam nadzieję, że twój) będzie jak wirtualne spotkania i kontynuować to dla przyszłych sezonów podatkowych i innych spotkań. Jest to o wiele łatwiejsze do zarządzania dzień konferencji internetowych niż dzień wizyt w biurze.

Mam również nadzieję, że zwiększy to jeszcze bardziej mój wskaźnik przyjęcia systemu bez papierowej formy dokumentów. Papier jest brudny, zwłaszcza gdy przechodzi przez wiele rąk.

Ponieważ miasto San Francisco ma zostać zamknięte, zgubić się i przygnębiać na wieść o kolejnej recesji, szybkie decyzje i działania, które podjęliśmy wcześnie, przynoszą efekty już teraz.

Bycie firmą przyszłości pozwoliło nam być zwinnym i tworzyć proaktywne, a nie reaktywne plany działania. Jeśli jeszcze nie podjąłeś decyzji – nadszedł czas!

Powiązane artykuły

IRS do odroczenia płatności podatku należnego w 2020 r.

Potrącenia medyczne na wydatki związane z COVID-19