Odzyskiwanie niezapisanych podręczników Excela

To najgorszy koszmar każdego użytkownika arkusza kalkulacyjnego – pracujesz nad podręcznikiem przez pewien czas, a potem przypadkowo go zamykasz, nie oszczędzając. Albo wyłącza się zasilanie, albo zawiesza się Excel … lista zagrożeń związanych z arkuszem kalkulacyjnym jest ciągła.

Jeśli korzystasz z programu Excel 2010 lub nowszego, istnieje całkiem spora szansa, że możesz złagodzić wiele – ale nie wszystkie – ryzyka związanego z niezapisanymi podręcznikami. Niezależnie od tego, w każdej wersji programu Excel możesz zwiększyć szanse na to, że odzyskana kopia Twojej pracy będzie dostępna po awarii oprogramowania.

Jak pokazano na rysunku 1, program Excel od dawna posiada funkcję AutoRecover, która pomaga odzyskać niezapisane podręczniki w przypadku awarii programu Excel. W przypadku awarii którejkolwiek z wersji programu Excel, czasami istnieje możliwość odzyskania przynajmniej części pracy z panelu Odzyskiwanie dokumentów na Rysunku 1. Ta funkcja jest jednak ograniczona do arkuszy kalkulacyjnych, które były otwarte w programie Excel w czasie, gdy program lub komputer ulegał awarii.

Rysunek 1: Okno odzyskiwania dokumentów pojawia się automatycznie, gdy gwarancja jest udzielana we wszystkich wersjach programu Excel.

Chociaż jest to nieco pomocne, funkcja odzyskiwania dokumentów nie chroni podręczników, które zostały przypadkowo zamknięte bez zapisania, klikając “nie” w podpowiedzi “Czy chcesz zapisać wprowadzone zmiany?”. Jednak w programie Excel 2010 i późniejszych, masz możliwość nie tylko odzyskania niezapisanych plików, ale czasami odzyskać wersję pliku z kilku minut wcześniej. Jest to pomocne, gdy zrobisz błąd, którego nie możesz cofnąć, lub gdy chcesz zobaczyć, jak wyglądał podręcznik kilka minut wcześniej. Aby to zrobić, wybierz Plik, Info, a następnie poszukaj przycisku Zarządzaj wersjami, jak pokazano na rysunku 2. Jeśli pokazane są poprzednie wersje, można je otworzyć obok najbardziej aktualnej wersji skoroszytu i w razie potrzeby kopiować i wklejać dane pomiędzy skoroszytami.

Rysunek 2: Excel 2010 i nowszy oferuje możliwość dostępu do wersji plików, które były niedostępne w programie Excel 2007 i wcześniejszych.

W każdej wersji programu Excel należy wykonać następujące kroki, aby zwiększyć szanse na odzyskanie niezapisanej pracy:

  • Excel 2010 i później: Jak pokazano na rysunku 3, wybrać Plik, Opcje, Zapisz, a następnie zmienić ustawienie Zapisz informacje o automatycznym odtwarzaniu na co dwie minuty, zmniejszając je z wartości domyślnych co dziesięć minut.
  • Excel 2007: Kliknąć przycisk Office, wybrać Opcje programu Excel, Zapisz, a następnie zmienić ustawienie Zapisz informacje o automatycznym odtwarzaniu na co dwie minuty, zmniejszając je z wartości domyślnej co dziesięć minut.
  • :

  • Excel 2003 i wcześniejsze: Wybierz Narzędzia, Opcje, kliknij zakładkę Zapisz, a następnie zmień ustawienie Zapisz informacje o automatycznym odzyskiwaniu na co dwie minuty, zmniejszając je z wartości domyślnych co dziesięć minut.

Pamiętaj, że program Excel nie musi zapisywać Twojej pracy co dwie minuty, co ilustruje różnica w czasie pokazana na rysunku 2. Mimo że nie studiowałem go długo, moje spostrzeżenie jest takie, że Excel zapisuje tymczasowe wersje w sposób nieco przypadkowy, ale niezależnie od tego, obniżenie ustawienia do co dwóch minut zwiększa potencjalną częstotliwość zapisywania nowych wersji.

Rysunek 3: W każdej wersji programu Excel należy zmieniać częstotliwość automatycznego odtwarzania na co dwie minuty.

W każdej wersji programu Excel dokumenty prezentowane w okienku odzyskiwania dokumentów są zazwyczaj usuwane po zamknięciu okienka i udzieleniu odpowiedzi “tak” na pytanie, że nie jest już potrzebny dostęp do tych plików. W programie Excel 2010 i późniejszych, moje zwykłe spostrzeżenie jest takie, że niezapisane wersje wydają się pozostawać przez trzy lub cztery dni, a następnie są usuwane.

W sytuacji Hail Mary, np. gdy nie pojawia się okienko odzyskiwania dokumentów lub pracujesz w programie Excel 2007 i wcześniej i chcesz spróbować uzyskać dostęp do wersji sprzed kilku minut, warto spróbować użyć Eksploratora Windows, aby przejść do folderu wymienionego w lokalizacji pliku AutoRecover. Możesz po prostu mieć szczęście i znaleźć dostępną wersję dokumentu.

Mimo że te funkcje oferują odrobinę bezpieczeństwa przed awariami, Twoją najlepszą obroną jest częste zapisywanie i tworzenie wielu wersji dokumentów. Osobiście włączam numery wersji, takie jak 1.01, 1.02, i tak dalej, do niektórych nazw plików arkusza kalkulacyjnego, aby w razie potrzeby móc cofnąć się w czasie.

Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze w zakresie baz danych w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel i prezentuje webcasty dla kilku dostawców CPE, w tym dla partnera AccountingWEB CPE Link .