Odzyskiwanie po katastrofie i chmura

Wielu z nas w taki czy inny sposób wykorzystuje chmurę w swoich praktykach, ale czy rozważaliśmy ją jako część naszego planu awaryjnego odzyskiwania danych księgowych i dokumentów klienta? Komputery giną lub, co gorsza, mogą się zgubić lub zostać skradzione. Serwery biurowe mogą być trudne i kosztowne w utrzymaniu, a konsultanci IT mogą nie reagować, często gdy są najbardziej potrzebne. Tworzenie kopii zapasowych może być skomplikowane, a często po ich przywróceniu okazuje się, że są one puste. Papierowe dokumenty zajmują miejsce, mogą ulec uszkodzeniu lub zanikać, a często są trudne do uzyskania od naszych klientów.

Wszyscy wiemy, co mamy robić, ale co naprawdę robimy? Oto migawka tego, co robi jedno biuro (moje), jeśli chodzi o wykorzystanie chmury do przechowywania plików z danymi i dokumentów, która jest dużą częścią każdego planu awaryjnego.

1. Subskrybuj usługę hostingową w chmurze.

Od 2008 roku używam Cloud9Realtime do hostowania QuickBooków i przechowywania dokumentów klienta. Kilka lat temu zacząłem tam również przechowywać wszystkie swoje dokumenty biznesowe i osobiste. Teraz mam laptopa, zamiast komputera stacjonarnego, i jest to w zasadzie głupi terminal, co oznacza, że używam go do uruchamiania programów i dostępu do Internetu, ale nie do przechowywania danych.

W przypadku plików QuickBooks podoba mi się stabilność i bezpieczeństwo, które zapewnia usługa hostingowa. Usługi hostowane, takie jak Cloud9 lub RightNetworks, prowadzą własne, niezależne centra danych i są autoryzowanymi hostami Intuit. Czuję się pewny, że moje pliki QuickBooks są bezpieczne, a serwery posiadają kopie zapasowe. Większość dostawców oferuje 30-dniowe odnawialne kopie zapasowe; płacę dodatkowo za wykonywanie kwartalnych kopii zapasowych.

Jedną z wad Cloud9 jest brak implementacji uprawnień na poziomie użytkownika. Jeśli Twój klient ma dostęp do jednego folderu, ma on dostęp do wszystkich. Oznacza to, że księgowy ma dostęp do dokumentów płacowych lub podatkowych. Z tego powodu subskrybuję również usługi udostępniania plików (czytaj dalej).

Oczywiście można również przełączyć się z oprogramowania do księgowości na komputerze stacjonarnym na oprogramowanie księgowe w chmurze, takie jak QuickBooks Online, Xero lub inne, unikając tym samym hostingu.

2. Subskrybuj usługę wyszukiwania dokumentów.

Usługi takie jak FileThis i Hubdoc pobierają kluczowe dokumenty, takie jak wyciągi bankowe i rachunki dostawców krajowych (Comcast, Verizon, AT&T itp.) i przechowują je na tablicy rozdzielczej w chmurze. Usługi te automatycznie pobierają i przechowują dokumenty oraz wysyłają je do Ciebie pocztą elektroniczną, gdy pojawią się nowe dokumenty. Możesz zaprosić swojego klienta do usługi i uzyskać dostęp do jego kluczowych dokumentów bez konieczności pytania o identyfikatory użytkownika i hasła. Oczywiście można również skonfigurować własne dokumenty firmy, które będą pobierane. Teraz wyciągi bankowe dla wszystkich kont są w jednym miejscu – jeden login. Nie musisz już czekać na to, aż klient wyśle Ci wyciągi bankowe lub rachunki pocztą elektroniczną.

3. Subskrybuj usługę przechowywania paragonów.

Usługi takie jak Hubdoc i ReceiptBank pozwalają Twoim klientom na robienie zdjęć ich paragonów przy użyciu ich telefonów lub tabletów, a Ty, jako księgowy, możesz następnie umieszczać paragony bezpośrednio z aplikacji Dashboard na właściwym koncie i rodzaju płatności, a następnie synchronizować transakcję z QBO, Xero, Bill.com, itp. Pokwitowanie synchronizacji staje się Meczem (w QBO) w pobraniu z banku i zawiera zdjęcie pokwitowania. Pokwitowanie jest również przechowywane w desce rozdzielczej aplikacji. Nie musisz już czekać na to, aż Twój klient odeśle pocztę lub dostarczy Ci paczkę paragonów, a klient z przyjemnością podrzuci paragon po zrobieniu jego migawki, osiągając w ten sposób redukcję papieru dookoła.

4. Subskrybuj usługę udostępniania plików.

Bezpieczna usługa udostępniania plików, taka jak SmartVault lub ShareFile, pozwala na udostępnianie klientom dokumentów, które są przechowywane w chmurze. Możesz ustawić uprawnienia na poziomie użytkownika, folderu, a nawet pliku. Usługi te są dobrym miejscem do przechowywania plików programu Word i Excel, deklaracji podatkowych, dokumentów prawnych itp. Większość z nich łączy się również z innymi usługami, takimi jak FileThis i Hubdoc, których używasz do pobierania dokumentów, ale korzystasz z usługi udostępniania plików, aby je przechowywać. Wiem, że istnieją tam darmowe usługi udostępniania plików, ale jeśli prowadzisz profesjonalne biuro, skorzystaj z profesjonalnego serwisu zamiast z darmowych. Usługi płatne oferują większe bezpieczeństwo i większe wsparcie.

W tym momencie, myślisz, «wow, na pewno subskrybuję wiele usług,» i to jest prawda. Jednak dzięki połączeniu tych usług, oszczędzasz czas (koniec z czekaniem na dokumenty, koniec ze skanowaniem dokumentów), utrzymujesz dokumenty w bezpiecznej chmurze (koniec z otrzymywaniem poufnych dokumentów za pośrednictwem niezabezpieczonej poczty elektronicznej) z dostępem wszędzie i w każdej chwili dla Ciebie i Twojego klienta, a także eliminujesz ryzyko śmierci komputerów biurowych. Zmniejszasz ilość papierkowej roboty, a nawet pozbywasz się dokumentów. Nie zapominaj – możesz przerzucić koszty tych usług na swoich klientów, a z wieloma klientami (w szczególności tysiącletnimi), usługi te są punktami sprzedaży, które dowodzą twojego zaawansowania technologicznego. Więc to jest wygrana-wygrana, i … katastrofa odwrócona!

Jody Linick jest certyfikowanym księgowym AIPB i doradcą QuickBooks® Certified Pro. Jej firma, Linick Consulting, specjalizuje się w usługach zdalnej księgowości z wykorzystaniem hostowanych QuickBooks i QuickBooks Online. Wkrótce napisze artykuł porównujący niektóre z tych usług do siebie.