Opowieść o kontrolerze braku kontroli (Tale of the Out of Control Controller)

Nasza seria przerażających przykładów na to, jak rzeczy w księgowości mogą pójść źle, trwa nadal, gdy przynosimy strach przed tym, co się dzieje, gdy nieetyczny, niekompetentny kontroler spotyka się z zerowym nadzorem.

Mój współpracownik, “Peter” i ja zostaliśmy wysłani na ostry dyżur jako kontroler “Bright Light Solar”, jak ja to nazywam, nagle zrezygnowali i następnego dnia lista płac musiała wyjść na zewnątrz. Nasza firma została wynajęta do świadczenia usług zdalnego sterowania, więc wyszliśmy na zewnątrz, aby zrobić listę płac i zbadać sytuację.

Mimo że był to rok 2006, system księgowy Bright Light Solar korzystał z interfejsu DOS. Na szczęście Peter był księgowym i komputerowym dziwakiem, więc rozgryzł to i zrobił listę płac.

W międzyczasie usiadłem przy biurku byłego kontrolera, CPA, którego nazwiemy “Dirk”, i zacząłem przeglądać jego akta. Znalazłem jego miesięczne arkusze rozliczeń bankowych, które powierzchownie wyglądały dobrze, ale kiedy sprawdzałem wzory, po prostu się nie sumowały.

Błędy formuły oznaczały, że środki pieniężne, które zawsze były zawyżone, a w jego arkuszach kalkulacyjnych znajdowało się uzgodnienie drobnej gotówki. Ostatni pokazał saldo drobnej gotówki w wysokości około 800 dolarów, ale odblokowana skrytka zawierała tylko około 50 centów.

Następnie zauważyłem schludny stos papierów na półce przy oknie zawierającym półtora centymetra podatku IRS i zawiadomienia o przychodach stanu Nowy Meksyk, z których wszystkie dotyczyły błędów w płatnościach podatku od wynagrodzeń. Wydawało się, że podejście Dirka do płacenia podatków od wynagrodzeń polegało na płaceniu “czegoś” i czekaniu, aż władze podatkowe powiedzą mu, co firma naprawdę jest mu winna, plus kary i odsetki.

Duński właściciel Bright Light Solar bardzo rzadko odwiedzał swoją firmę i całkowicie polegał na Dirku w zakresie wszystkich spraw finansowych. Kompetentny kierownik nadzorował działalność produkcyjną, recepcjonista na pół etatu odbierał telefon, a Dirk miał wolne ręce od reszty. Właściciel był w trakcie negocjacji w sprawie sprzedaży firmy, więc chciał, abyśmy szybko się tym zajęli.

Zebraliśmy wszelkie możliwe dokumenty i wróciliśmy do biura. Moja koleżanka Roxanne została przydzielona do dokończenia ostatecznej księgowości, a właścicielka dała jej dostęp do konta bankowego i kart kredytowych, więc zaczęła pobierać wyciągi.

Następnie zaczęła zauważać pewne dziwne transakcje, które nie miały sensu dla firmy produkującej energię słoneczną, jak na przykład:

  • Garnitury z The Men’s Wearhouse
  • Rower i kask z lokalnego sklepu rowerowego
  • Posiłki z wysokiej klasy restauracji
  • Loty i loty wypłat gotówki z bankomatu w lokalnym kasynie

Bez żadnego przeoczenia, Dirk bezczelnie okradał firmę, prawdopodobnie dlatego tak nagle odszedł.

W sumie Roxanne znalazła około $50,000 dziwnych transakcji dokonanych przez Dirka. Zapytała właściciela Bright Light Solar, czy chciałby, aby zamieściła te informacje w raporcie, który miałby być przekazany policji, ale on powiedział, że nie, on chciał tylko, aby firma została sprzedana.

Mniej więcej w tym samym czasie usłyszeliśmy, że jeden z naszych klientów zatrudnił Dirka jako swojego kontrolera, co postawiło nas przed etycznym dylematem. Czy mówimy naszemu klientowi, że zatrudnił go źle, co wymagałoby od nas ujawnienia tego, czego nauczyliśmy się z wrażliwej sytuacji z innym klientem, naruszając jego poufność? Na szczęście, nasz klient miał lepszy nadzór nad swoim kontrolerem niż Bright Light Solar i zanim dowiedzieliśmy się, co robić, zwolnił Dirka za niekompetencję.

Nie jestem pewien, co stało się potem z Dirkiem, najprawdopodobniej opuścił miasto, aby wykorzystać swoje talenty, takie jak były, gdzie indziej.

The Moral of the Story

Nawet jeśli wynajmiesz CPA (kontroler lub inny), nie jest to żadna gwarancja etycznego zachowania. Właściciele firm powinni przynajmniej sprawdzać wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych pod kątem nietypowych transakcji.

Dobrym pomysłem jest również przeglądanie raportów płacowych i płatności podatku od wynagrodzeń, aby upewnić się, że płatności podatkowe są dokonywane prawidłowo. Dokładne i dokładne sprawdzenie poprzednich pracodawców Dirk mogło ostrzec właściciela o jego podstawowej niekompetencji.

Next week: why you should fear death bed estate planning