Oszustwa w systemach zwrotu kosztów i polityce wydatków

To, co widzimy w świecie oszustw, to fakt, że niezwykle łatwo jest przekazać 25, 50, a może nawet 75 dolarów zwrotów, które nie są nawet związane z biznesem!

Te programy zwrotu kosztów stanowią 31 000 USD straty dla firmy i około 14% programów sprzeniewierzenia aktywów. Pracownik MUSI zachować i udokumentować te wydatki. Jeśli pracownik nie jest w stanie uzasadnić tych wydatków, wówczas zwrot zostanie dokonany na jego W-2, ponieważ jest on wówczas uznawany za rekompensatę.

W jaki więc sposób właściciel firmy minimalizuje ryzyko wystąpienia tego programu w swojej działalności? Wdrożenie narzędzia, które pozwoli kierownictwu monitorować wpływy składane przez pracowników. Osobiście polecam coś takiego jak Receipt Bank w celu wdrożenia tej ważnej kontroli wewnętrznej.

Podoba mi się to, że Receipt Bank nie tylko minimalizuje ryzyko zwrotu wydatków, ale również pomaga w zabezpieczeniu wydatków biznesowych na deklaracji podatkowej. Jest to ważne, aby zminimalizować ryzyko oszustw podatkowych.

Wiele firm posiada firmowe karty kredytowe, które rzadko są monitorowane na poziomie paragonów. Polegają one również na wyciągach, aby upewnić się, że wydatki z tytułu kart firmowych są rzeczywiście przeznaczone na działalność gospodarczą.

Ale jeśli na przykład pracownik idzie do firmy Staples, czy wiesz dokładnie, co zostało zakupione? Jeśli nie masz paragonu, to naprawdę nie znasz celu wydatku. Może to być naruszenie firmowej polityki wydatków.

Właściwe planowanie zapobiega słabej wydajności. Dlatego kluczowe znaczenie ma ustalenie polityki wydatków, która jest jasno określona i podpisana przez pracownika.

Idąc o krok dalej, należy rozważyć coroczny przegląd tej polityki. Wraz ze zmianami w prawie podatkowym, właściciel firmy zawsze musi zachować zgodność z przepisami.

Zawijając to z powrotem w zapobieganie oszustwom, ponieważ właściciele firm są ekspertami od tego, co robią w biznesie. Dlatego też ryzyko oszustwa bez jakiejkolwiek kontroli wewnętrznej narazi właścicieli firm na programy sprzeniewierzania aktywów, takie jak zwrot kosztów i polityka wydatków firmy.

Zastanów się, czy Twoi klienci nie wdrożą Receipt Banku jako efektywnego kosztowo środka kontroli wewnętrznej i uzasadnienia odliczeń biznesowych. Wskazówka: To również prawdopodobnie zsynchronizuje się z ich systemem księgowym i pozwoli na łatwą kategoryzację odliczeń z kopią zapasową, której wymaga IRS – jeszcze większy bonus!

Dołącz do mnie na stronie internetowej Fraud Fighter, aby uzyskać więcej informacji, Cotygodniowy Fraudcast i Blog Oszustw, które zapewnią Ci więcej zasobów prewencyjnych.