Oszustwo audytowe: Kąt potwierdzenia

Sponsorowana zawartość z Confirmation.com: AccountingWEB przygląda się potwierdzeniom w zleceniach audytu, jak mogą one służyć jako drzwi do oszustwa i co można z tym zrobić. Dziś audytorzy muszą zwalczać ogień ogniem.

Audyt jest więcej niż skomplikowany – zawsze się zmienia. Prawdopodobnie teraz jest to bardziej prawdziwe niż kiedykolwiek było. Technologie, które istniały ledwie ćwierć wieku temu, mogą teraz ukryć ogólne niegospodarność i jawne oszustwa na skalę, o jakiej nie śniliby sobie audytorzy starej szkoły. Na szczęście, technologia włożyła również kilka nowych strzałek w kołczan audytora, które mogą być szczególnie użyteczne w przypadku potwierdzeń audytu. Potwierdzenia zawsze były problematyczne i czasochłonne dla audytorów, zwłaszcza że ich niewłaściwe użycie może prowadzić do oszustw. Ale nie musi tak być już dłużej.

Na powierzchni, potwierdzenia wydają się być proste: Istnieją wyciągi bankowe, wyciągi z należności i zobowiązań oraz dokumenty ubezpieczeniowe, na przykład potwierdzenie przez stronę trzecią wymagane przez audytora. Tradycyjnie potwierdzenia były wysyłane pocztą, ale z biegiem lat normą stały się potwierdzenia elektroniczne. Jest to bardziej efektywny sposób przeprowadzania audytów, ale dokumenty elektroniczne są bardziej podatne na oszustwa.

Ludzie mogą łatwo tworzyć fałszywe e-maile i strony internetowe, aby oszukać audytorów. “Dziś są one bardziej rozpowszechnione i z roku na rok widzimy ich więcej”, mówi Brian Fox, prezes i założyciel Confirmation.com.

How to Prevent Confirmation Fraud

AU 505, standard audytu AICPA, który obejmuje potwierdzenia, stanowi, że audytorzy muszą przesyłać potwierdzenia należności. “Najlepszą praktyką jest wysyłanie innych typów, takich jak listy z oświadczeniami prawnymi i potwierdzeniami bankowymi”, mówi Fox. “Sposób, w jaki to robisz, zależy od Ciebie, ale standardy określają ramy kontroli procesu, potwierdzając, że jednostka jest tym, czym mówi, że jest i potwierdzając, że respondent jest upoważniony w imieniu tej jednostki”.

Nie jest niczym niezwykłym, że osoby zarządzające relacjami otrzymują prośby o potwierdzenie audytu z prośbą o odpowiedź. Jednakże, jak wyjaśnia Fox, należy tego unikać. Jak mówi”, definiuję “kierownika ds. relacji” jako osobę, która ma bezpośrednią relację z badaną firmą. Nigdy nie powinni odpowiadać na prośby o potwierdzenie audytu. Kiedy potwierdzenie jest wysyłane na ważny adres, widzimy w 100 procentach przypadków, że kierownicy relacji są tymi, którzy odpowiadają oszukańczymi informacjami, ponieważ zostali przekupieni”.

Aby zapobiec tym problemom, Fox radzi, aby audytorzy pamiętali o trzech rzeczach: kontrolowaniu procesu, walidacji podmiotu i sprawdzeniu, czy respondent jest uprawniony do odpowiedzi. “Jeśli przegapisz jedną z tych trzech rzeczy, w pewnym momencie wpadniesz w oszustwo.”

Obecnie technologia może nie tylko tworzyć dokumenty, które wyglądają na legalne i dokładne, ale także podrobione e-maile i strony internetowe, aby oszukać audytorów, jednak dostępne są proaktywne środki. Usługi takie jak Confirmation.com zatwierdzają wszystkie strony uczestniczące w procesie, zapewniając platformę do bezpiecznego elektronicznego potwierdzania audytów; ułatwiają one proces, nie będąc w rzeczywistości uczestnikiem procesu potwierdzania.

Porównuje on firmę do internetowej strony aukcyjnej eBay, która skupia kupujących i sprzedających, a nie kupuje i sprzedaje własne produkty. “Jesteśmy technologią opartą na chmurze, do której obie strony podążają za serwisem internetowym.” Rezultatem jest bardziej efektywny proces dla audytorów; elektroniczne potwierdzenia mogą być przetwarzane w ciągu dnia lub dwóch, a nie tygodni.

Kolejną zaletą tej usługi jest to, że duża część technologii nie będzie nowa dla pracowników audytu, którzy z niej korzystają. Fox zwraca uwagę, że zazwyczaj to stażyści i pracownicy tuż po studiach zajmują się potwierdzeniami. “Ci młodzi profesjonaliści są tak bystrzy komputerowo, że nie rozumieją dlaczego ktokolwiek kiedykolwiek wysłał cokolwiek w pierwszej kolejności.”

W końcu to już nawet nie będzie wybór: Zawsze będą audyty, i te audyty będą wymagały potwierdzenia. Audytorzy będą musieli pracować z elektronicznymi potwierdzeniami, ponieważ ścieżka papierowa jest teraz ścieżką elektroniczną. W przyszłości tylko więcej firm będzie skakać na pasmo elektronicznych potwierdzeń ze względu na ich efektywność i aspekty bezpieczeństwa.