Pięć pułapek obliczeniowych w chmurze i jak ich unikać

Większość księgowych zgadza się teraz, że migracja do chmury jest nieunikniona, ponieważ ma ona moc, aby całkowicie odnowić większość aspektów swojej praktyki – w tym sposoby, których prawdopodobnie nigdy nie rozważałeś.

Ale oto okrutna ironia: większość księgowych przejdzie przez ból migracji, nie zdając sobie sprawy z wielu korzyści. Brzmi to dziwnie, ale taka jest rzeczywistość.

Główny powód jest prosty.

1.Niech twój tok myślenia prowadzi do twoich działań

Księgowi, którzy postrzegają migrację do chmury jako kłopot, prawdopodobnie odczują minimalne korzyści z tej migracji, natomiast księgowi, którzy skorzystają z niej najbardziej, widzą w niej szansę.

Tak więc, aby uniknąć pułapki polegającej na przejściu przez migrację do chmury z niewielkim zyskiem, krokiem pierwszym jest zinternalizowanie tej migracji jako szansy, a nie bólu. Po uzyskaniu właściwego spojrzenia, istnieją cztery inne wspólne pułapki, których należy unikać, aby można było zmaksymalizować korzyści z chmury.

2.Prokrastujące przejście do chmury

Jeśli odkładasz to po prostu oznacza, że nie zaakceptowałeś jeszcze mentalnie migracji do chmury jako szansy.

Załóżmy, że migrujesz do chmury po tym, jak większość Twoich klientów z branży księgowej przeniosła się już do chmury, korzystając z wersji chmurowej rozwiązania, z którego obecnie korzystają. W tym momencie nie miałbyś zbyt wielu okazji do reorganizacji swojej praktyki. Po raz kolejny byłbyś zmuszony do podążania za swoimi klientami, a nie do kierowania nimi.

Bycie proaktywnym jest pierwszym wymogiem, aby w pełni wykorzystać chmurę.

3.Rozliczenie dla wersji “Cloud” oprogramowania, którego obecnie używasz

Jeśli nie ocenisz innych opcji, nigdy nie dowiesz się, czego naprawdę Ci brakuje w usługach w chmurze. Ponadto, nie wszystkie programy są tworzone jednakowo.

Na przykład, większość dostawców oprogramowania księgowego skopiowała ten sam model majsterkowania, który jest tworzony przede wszystkim dla małych firm, gdy przechodzą one do chmury. Jednak niewielu z nich zdało sobie sprawę z wyzwań, jakie model DIY stwarza dla księgowych.

Ci dostawcy rozwiązań przyjęli inne podejście i stworzyli prawdziwie profesjonalne systemy księgowe, które obejmują również możliwości księgowe. Programy te pozwalają księgowym i klientom pracować wspólnie, podczas gdy księgowi pozostają w kontroli nad całym procesem księgowym.

Zapoznaj się z wszystkimi dostępnymi opcjami. To pomoże Ci wybrać rozwiązania, które najlepiej wykorzystają możliwości chmury do odświeżenia Twojej praktyki w sposób, który nigdy nie wydawał Ci się możliwy.

4.Zachowanie istniejących procesów

Przekonasz się, że odpowiednie rozwiązania w chmurze dają Ci możliwość usprawnienia przepływu pracy. Skorzystaj z tej możliwości. Może to wymagać dostosowania procesów.

Na przykład, jeśli oferowałeś usługi płacowe, możesz być przyzwyczajony do tego, że klienci wysyłają do Ciebie faks w godzinach pracy oraz drukują i wysyłają czeki z wypłatami. Te czynności pochłaniają dużo czasu pracowników, a być może nawet dużo Twojego.

Obecnie istnieją profesjonalne systemy płacowe w chmurze, które mogą generować spersonalizowane arkusze kalkulacyjne, które są automatycznie wysyłane do klienta. Mogą one wypełniać je i odsyłać do Ciebie. Ponadto, zamiast drukować czeki z wypłatami w Twoim biurze, umieść je w bezpiecznym portalu klienta lub użyj bezpiecznej poczty elektronicznej, aby móc je wydrukować w swoim biurze. Korzystając z tych usprawnień, możesz sprawić, że Twoja praktyka płacowa będzie dużo bardziej opłacalna.

5.Stosując przestarzałą metodę rozliczania

Jest to być może najbardziej krytyczny błąd, jaki firma może popełnić po migracji do chmury. Jeśli nadal korzystasz z modelu opłaty godzinowej, musisz przejść na bardziej wartościową wycenę, a prosta matematyka pokaże Ci dlaczego.

Jedną z głównych zalet właściwych rozwiązań chmurowych jest to, że pomogą Ci one szybciej i łatwiej wykonywać zlecenia klientów. Ale jeśli będziesz pobierał opłaty za godzinę, to będziesz zarabiał mniej pieniędzy, stając się bardziej efektywnym! Na pewno tego nie chcesz.

Jedynym sposobem, aby być naprawdę wynagrodzonym za swoją wydajność jest pobieranie stałej opłaty za większość usług podatkowych, księgowych i płacowych. Model oparty na wartości dobrze służy zarówno Tobie, jak i Twoim klientom. Jak już wspomniano, zarabiasz więcej pieniędzy, stając się bardziej efektywnym.

Masz również bardziej równomiernie rozłożony strumień przychodów, który pomaga w zarządzaniu przepływami pieniężnymi. A klienci są zadowoleni, że z góry wiedzą, jakie będą ich koszty za Twoje usługi. Oferując im ustaloną opłatę za Twoją usługę, pomagają również w zarządzaniu przepływem gotówki.

Myśli końcowe

Chmura daje Ci bezprecedensową szansę na odświeżenie praktyki, lepszą obsługę klientów i zarobienie więcej pieniędzy. Ale aby jak najlepiej wykorzystać tę okazję, pierwszym krokiem jest właściwe nastawienie.