Pięć technik korygowania skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej

przez Brett Owens

Czy ci się to podoba czy nie, twoja skrzynka e-mail jest prawdopodobnie miejscem, w którym spędzasz większość czasu pracy.

To byłoby w porządku, z wyjątkiem tego, że jest mało prawdopodobne, że tylko czas e-mail jest nr 1 źródło wartości dla Ciebie zawodowo, czy rachunek godzinowy lub nie. Podczas gdy Ty i ja możemy być dumni z tego, że nasz średni czas odpowiedzi na e-maile jest krótszy niż trzy minuty, czy nasza reputacja zostanie zszargana przez nieco dłuższy czas odpowiedzi?

Wielu mędrców zarządzania czasem i produktywności zaleca szlachetny cel, jakim jest sprawdzanie poczty elektronicznej tylko raz lub dwa razy dziennie – ale wielu, w tym i ja, ma trudności z wdrożeniem tego w życie w “realnym świecie”.

Jakie są więc praktyczne kroki, które możemy podjąć, aby usprawnić obsługę poczty elektronicznej, tzn. spędzać mniej czasu w naszych skrzynkach odbiorczych, a więcej na produktywnych działaniach o wartości dodanej? Oto pięć najlepszych praktyk dla Microsoft Outlook (i Gmail), które sprawdziły się w moim przypadku.

1. Przechowywać skrzynkę odbiorczą tak pustą, jak to możliwe

Po otwarciu wiadomości e-mail należy je usunąć lub złożyć. Jeśli usiądą w twojej skrzynce odbiorczej, doprowadzą cię do szaleństwa. W końcu będziesz oglądał każdy e-mail w kółko, zastanawiając się, jak “powinieneś” zająć się tą sprawą. Następnie, jeśli się zwlekacie, następnym razem będzie to ta sama procedura, gdy spojrzycie na swoją skrzynkę odbiorczą – spojrzycie na ten sam e-mail i zdecydujecie, czy chcecie działać, czy nie.

Zrób sobie przysługę: jeśli zdecydujesz się nie działać natychmiast, odłóż ją do folderu. Następnie, w późniejszym czasie, możesz przetwarzać wsadowo wszystkie elementy z tego folderu.

Dzięki temu zwiększysz tempo realizacji kolejnych e-maili, ponieważ będziesz zajmował się sprawami i problemami, które są z nimi związane. Pójdzie to daleko w kierunku zachowania zdrowego rozsądku, ponieważ posiadanie nieoficjalnej listy rzeczy do zrobienia, ułożonej w skrzynce odbiorczej, powoduje niski poziom stresu, który zawsze zżera się w zdrowiu.

2. Użyj “Rules”, aby automatycznie wysyłać e-maile

.

Kiedyś każdy e-mail wpadał bezpośrednio do mojej skrzynki odbiorczej. Co to był za koszmar. Patrząc wstecz, to była szalona praktyka. Cała moja korespondencja, subskrypcje biuletynów, itd., przychodziły prosto do tego samego miejsca. Yikes!

Jeśli nie korzystasz jeszcze z reguł i powiadomień Outlooka, możesz znaleźć je w zakładce Narzędzia> Reguły i powiadomienia. Najbardziej przydatna jest funkcja Pozostań zorganizowany, w której tworzę regułę umożliwiającą przeniesienie przychodzącej wiadomości do wcześniej określonego folderu, w oparciu o nadawcę lub temat.

Jest to świetny sposób na zarządzanie subskrypcjami newsletterów, ponieważ pozwala na czytanie powiązanych wiadomości w partiach, co może być dużą pomocą w zarządzaniu przepływem pracy.

(Uwaga: Analogiczna funkcja w aplikacji Gmail to Filtry. Można je znaleźć w sekcji Więcej akcji> Filtrowanie takich wiadomości, gdy masz otwartą wiadomość).

3. 3. Wybierz częstotliwość wysyłania/odbierania

W zakładce Options> Mail Setup> Send/Receive możesz kontrolować częstotliwość sprawdzania nowej poczty w Outlooku. I uwierz mi, im dłuższy czas trwania tej opcji, tym lepiej będzie dla Ciebie.

Kiedyś miałem ten zestaw w fajnych dwóch minutach. I co się stało? Jak tylko przyszedł e-mail, byłem na nim! Cóż, świetnie, ale czy natychmiastowa odpowiedź jest naprawdę potrzebna? Czy to by mnie zabiło, żebym nie wiedział o tym e-mailu przez dodatkowe dziesięć, trzydzieści, a nawet sześćdziesiąt minut? Oczywiście, że nie.

Więc mam go teraz ustawionego na szacowne trzydzieści minut. Jeśli sam nie będę oszukiwał przez ręczne naciśnięcie przycisku wysyłania/odbierania, będę mógł skupić się na zadaniu przez trzydzieści minut, zanim ten jasny, błyszczący obiekt, którym jest przychodząca poczta, rozproszy mnie.

Ustawienie na sześćdziesiąt minut lub dłużej byłoby prawdopodobnie jeszcze bardziej skuteczne, ale hej, jestem wciąż uzależniony od poczty elektronicznej – chodzi o kroki dziecka.

Pamiętaj, że nawet ustawiając to na sześćdziesiąt minut, Twój czas odpowiedzi na e-maile będzie mniej więcej w ciągu godziny. To nadal jest dość niesamowite i będzie o wiele mniej zużycia niż natychmiastowy czas reakcji wielu strzelać do Ciebie.

I można zrobić wiele, gdy praca jest przerywana tylko na trzydzieści lub sześćdziesiąt minut za jednym razem. Problem w tym, że rzadko to robimy!

4. Close Outlook Completely

Jeśli naprawdę musisz się poważnie zastanowić nad wykonaniem pracy, to co powiesz na zamknięcie Outlooka? Jest to zaawansowane następstwo wskazówki 3.

Czasami to może być dość przerażające. Czy świat się skończy? Jakie maile mogą pojawić się, gdy będziesz osiągał coś produktywnego?

Muszę przyznać, że nie pracowałem jeszcze do tego poziomu w godzinach pracy, ale uważam, że dobrze jest zamknąć Outlooka (i/lub Gmaila) na dłuższy okres czasu w nocy i w weekendy. Urządzenia mobilne mogą tu naprawdę pomóc, ponieważ pozwalają na swobodne monitorowanie przychodzących e-maili, jednocześnie sprawiając, że skomponowanie ich jest niewygodne.

5. Wysyłać mniej wiadomości e-mail, zwłaszcza poza godzinami pracy

Znany refren “lepiej dawać niż otrzymywać” nie dotyczy e-maili, gdzie im więcej dasz, tym więcej otrzymasz.

Więc nie tylko powinieneś skupić się na wysyłaniu mniej e-maili, ale powinieneś być szczególnie ostrożny w utrzymywaniu swojego nawyku wysyłania e-maili na zasadzie “potrzeba-wysyłania” poza godzinami pracy i weekendami. Ponownie, dieta na urządzenia przenośne może dostarczyć wystarczającego zniechęcenia, którego potrzebujesz.

Ponieważ w dzisiejszych czasach wszyscy sprawdzamy e-maile 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu, dzięki magii smartfonów, prawdopodobnie otrzymujesz e-maile od kolegów z pracy w niekonwencjonalnych godzinach pracy. Nie daj się wciągnąć w ich zabawę w wyglądanie produktywnie.

Siatkówka e-mailowa, jak małe dzieci antagonizujące się nawzajem, to ulica dwukierunkowa. I pamiętaj, wystarczy jeden dorosły, żeby powstrzymać to szaleństwo!

Artykuły pokrewne:

  • Trzy Nieodwracalne strategie zarządzania czasem w erze cyfrowej
  • Chodzi o czas: Skuteczne zarządzanie listą rzeczy do zrobienia