Plan zapasowy: Technologia chmury nieocenionej w przypadku wystąpienia katastrofy

przez Jasona Bramwella

Migracja z tradycyjnego, niezabezpieczonego pokoju z plikami do technologii tworzenia kopii zapasowych w chmurze w celu przechowywania poufnych danych klientów była bezkonkurencyjna dla komputerów PC z siedzibą w New Jersey – WithumSmith+Brown.

“Fakt, że jesteśmy firmą wieloobszarową odegrał znaczącą rolę w decyzji o migracji do chmury siedem lat temu”, powiedział AccountingWEB James Bourke, CPA, CITP, CFF, partner odpowiedzialny za technologię firmy. “Ta technologia radykalnie poprawiła bezpieczeństwo i prywatność danych naszych klientów. W przeszłości, CPA przechowywano dokumenty klientów w manualnych pomieszczeniach do przechowywania plików, które były zazwyczaj odblokowane i narażone na kontakt z każdym, kto ma dostęp do biura, takich jak pracownicy sprzątający i konserwatorzy lub stażyści”.

Chociaż technologia tworzenia kopii zapasowych w chmurze drastycznie zmniejsza ryzyko naruszenia bezpieczeństwa, minimalizuje również zakłócenia w pracy po wystąpieniu katastrof spowodowanych przez człowieka lub klęsk żywiołowych, takich jak pożary lub silne burze.

Kiedy huragan Irene uderzył w New Jersey w sierpniu 2011 r., spowodował awarię zasilania w biurach firmy w Morristown i Nowym Brunszwiku. Jednakże, bezpieczne centrum danych IBM, które firma wdrożyła, umożliwiło pracownikom firmy WithumSmith+Brown dotkniętym skutkami awarii nie przegapić ani jednego uderzenia.

“Dokumenty klientów nie są przechowywane w fizycznej lokalizacji, więc pracownicy mieli możliwość udania się do jednego z naszych innych biur, które działały lub pracowały z domu”, powiedział Bourke. “Centrum danych jest replikowane na wszystkich kontynentach i jest dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, niezależnie od warunków klimatycznych. Przechowywanie dokumentów w bezpiecznym centrum danych w chmurze jest, moim zdaniem, najbezpieczniejszą i najlepszą metodą przechowywania plików klientów”.

Tips to Disaster-Proof Your Firm

Posiadanie planu ciągłości działania może oznaczać różnicę między przetrwaniem przedsiębiorstwa a jego upadkiem w następstwie poważnego pożaru, powodzi lub innej klęski żywiołowej. Według American Institute of CPA (AICPA) istnieje pięć sposobów, w jaki małe przedsiębiorstwa mogą chronić się przed katastrofami.

Przejdź na cyfrowy. W przypadku wystąpienia katastrofy kluczowe jest przechowywanie zapisów w wielu zabezpieczonych miejscach. Firmy mogą być ostrożne w tworzeniu kopii zapasowych plików komputerowych, ale może to być bezużyteczne, jeśli dyski odzyskiwania są przechowywane w tej samej lokalizacji co serwery. Według Erika Asgeirssona, prezesa i dyrektora generalnego CPA2Biz, technologicznej spółki zależnej AICPA, dzięki rozwiązaniom opartym na chmurze firmy mogą szybko stanąć na nogi, używając laptopów, urządzeń przenośnych i komputerów domowych.

“Upewnij się jednak, że Twoi partnerzy w chmurze stosują najlepsze praktyki w celu ochrony Twoich danych, ponieważ nie każdy sprzedawca jest taki sam – a następstwa katastrofy to straszny czas, aby się tego dowiedzieć”, powiedział w komunikacie prasowym.

Zatrudnij automatyczne kopie zapasowe online. W czerwcu 2010 r. pracownik Joplin, firmy Nick Myers CPA z Missouri, PC, ukradł swój laptop, a kluczowe informacje przechowywane na dysku twardym nie były dostępne gdzie indziej. W rezultacie firma przeszła od korzystania z zewnętrznych dysków twardych i nośników danych do tworzenia kopii zapasowych informacji do zautomatyzowanej usługi tworzenia kopii zapasowych online.

“Teraz na miejscu jest bardzo mało fizycznego, zewnętrznego przechowywania danych, dlatego nie ma zbyt wielu możliwości trwałej utraty danych”, powiedział AccountingWEB prezes firmy Nick Myers, CPA.

W dniu 22 maja 2011 r., kiedy tornado EF-5 uderzyło w Joplin, zabijając 161 osób, raniąc kolejne setki i niszcząc tysiące budynków, posiadanie usługi tworzenia kopii zapasowych online było bardziej krytyczne niż kiedykolwiek. W jednym z tych budynków mieściła się firma Myers.

“Poszedłem do biura godzinę po uderzeniu tornada. Znajdowało się ono w rejonie EF-5, a była to kupa gruzu – całkowita strata”, powiedział.

Na szczęście tornado uderzyło w Joplin w niedzielę, więc biuro było zamknięte. Myers powiedział, że albo zadzwonił, albo wysłał maila do swoich pracowników, aby ustalić ich bezpieczeństwo. Wszyscy jego pracownicy mieszkali poza strefą tornada, a żaden z nich nie został ranny.

Mimo, że jego biuro w Joplinie zostało zrównane z ziemią przez tornado, firma Myers była w stanie kontynuować działalność dzięki automatycznemu systemowi kopii zapasowych online.

“Przenieśliśmy wszystkie operacje do istniejącego biura satelitarnego w Anderson, Missouri, które znajduje się około trzydziestu mil na południe od Joplin”, powiedział Myers. “Pracownicy mieli dostęp do systemu kopii zapasowych przez Internet w biurze satelitarnym.”

Myers zadbał również o to, aby obie lokalizacje biurowe, w tym jego nowe biuro w Joplinie, które zostało otwarte w grudniu 2011 r., miały pełne piwnice, aby zapewnić ochronę swoim pracownikom.

“Zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom powinno być twoim głównym celem”, powiedział.

Używaj laptopów. Trudno jest wywieźć monitor, wieżę komputerową, klawiaturę i mysz za drzwi, gdy trzeba szybko wyjść z biura. Laptopy są przenośne bez znaczącego kompromisu w zakresie mocy obliczeniowej.

Mieć wirtualne miejsce spotkań dla pracowników. Podobnie jak rodziny, które wybierają miejsce spotkań poza domem, aby upewnić się, że wszyscy są bezpieczni i rozliczeni podczas sytuacji kryzysowych, firmy powinny mieć miejsce spotkań online, aby dzielić się informacjami i rozpocząć przebudowę – zwłaszcza, jeśli usługi komórkowe, poczta elektroniczna i inne środki komunikacji są nieaktywne przez dłuższy czas.

Uspokajanie zmartwień finansowych pracowników. Niektórzy pracownicy mogli stracić wszystko po katastrofie, a ostatnią rzeczą, o którą się martwią, jest praca. Pomaganie w tworzeniu stabilności w sprawach finansowych może w znacznym stopniu przyczynić się do uspokojenia umysłów pracowników.

“The numer jeden rzecz my potrzebować my potrzebować być paycheck w ludzki ręka”, Les Nettleton, dyrektor IT, Bourgeois Bennett, LLC, Nowy Orlean, che znosić huragan Katrina w Sierpień 2005, powiedzieć w prasa komunikat.

Cloud Challenges

Zmiana nigdy nie jest łatwa – i według Bourke’a okazało się to największym wyzwaniem, z jakim firma WithumSmith+Brown musiała się zmierzyć podczas migracji do technologii tworzenia kopii zapasowych w chmurze. Powiedział on, że CPA muszą zmienić sposób przechowywania i pobierania danych.

“W przeszłości, CPA przechowywano dokumenty w ręcznych przechowalniach na miejscu”, powiedział Bourke. “Przejście do chmury wymaga teraz, aby CPA przechowywali poufne i prywatne informacje o klientach w zewnętrznych centrach danych”. CPA musiały ustanowić poziom komfortu tego procesu i być zdyscyplinowane, aby przechowywać wszystkie dokumenty w ten sposób”.

WithumSmith+Brown zdecydował się nie “skanować wstecz” swoich dokumentów w manualnym pokoju plików, zamiast zdecydować się na to, aby pokój plików “umarł powoli”, powiedział.

“Dzień, w którym zdecydowaliśmy się pójść do teczki elektronicznej, był dniem, w którym przestaliśmy dodawać dokumenty do naszej teczki ręcznej. Gdy nie potrzebowaliśmy już dokumentów na miejscu, przenieśliśmy je poza miejsce pracy i wykorzystaliśmy to miejsce na zakwaterowanie naszych pracowników”, dodał Bourke. “Wszystkie te zmiany w procesie obejmowały planowanie, planowanie i więcej planowania. Kiedy partnerzy i pracownicy zobaczyli, jak łatwy jest dostęp do danych i istniejących zabezpieczeń, wyzwania te stały się odległym wspomnieniem”.

Myers stwierdził, że największym wyzwaniem, przed którym stanął podczas wdrażania usługi automatycznego tworzenia kopii zapasowych online, było określenie wymagań dotyczących pamięci masowej i tworzenie kopii zapasowych plików z danymi, do których dostęp mieliby jego pracownicy.

Wielkość nie ma znaczenia

Dlaczego Bourke poleciłby innym małym firmom wykorzystanie technologii tworzenia kopii zapasowych w chmurze? “Właściwie to nie ma nic wspólnego z rozmiarem – jest skalowalny”, mówi. “Miło, że jedyny praktykujący może być na tej samej platformie co duża firma regionalna i płacić tylko za tę część, której potrzebuje”. Ten model cenowy nie istniał przed “Cloudem”.

Myers poleca tę technologię, ponieważ jest to ekonomiczny sposób na rozwiązanie problemu utraty danych. “To jedna rzecz, o którą musisz się martwić w czasie stresu”, powiedział.

Artykuły pokrewne

  • Krzywa Szybkiego Przyjmowania Korporacyjnego Oświadczenia “Cloud Is Now”
  • Badanie KPMG pokazuje firmom, że chmura myślenia usprawnia analizę danych