W dzisiejszych czasach licencjonowani profesjonaliści podatkowi i ich wysoko wykwalifikowani pracownicy muszą być programowalni. Jednak na każdym etapie naszych relacji z klientami lub pracodawcami jesteśmy zalewani narzędziami i aplikacjami programowymi, a dziś nadal istnieją obawy dotyczące aplikacji w chmurze i zdalnego przechowywania danych.
Specjaliści podatkowi są zobowiązani do dogłębnej znajomości oprogramowania, którego używają i które zalecają, więc nie czuj się pozostawiony w tyle, nawet jeśli nie zakochałeś się całkowicie w rozwiązaniach opartych na chmurze. Jednak jednym z obszarów zgodności podatkowej, w którym aplikacje oparte na chmurze stają się normą, jest zgodność podatkowa w zakresie transakcji.
Zgodność z przepisami podatkowymi opartymi na transakcjach (kalkulacja podatkowa, składanie zeznań, przelewy na sprzedaż, użytkowanie i podatki od wartości dodanej) zawsze dojrzała do automatyzacji, ze względu na dużą objętość i ograniczone czasowo okna, które jej towarzyszą. W dzisiejszych czasach automatyzacja podatkowa oparta na transakcjach często znajduje się w chmurze.
Na rynku podatku od transakcji w chmurze istnieje wielu dostawców. Oto cztery kluczowe obszary, o których należy wiedzieć, jeśli chodzi o rozwiązanie w zakresie podatku transakcyjnego opartego na chmurze:
1. Podłączenie do chmury. Każde transakcyjne rozwiązanie podatkowe oparte na chmurze wymaga skutecznego połączenia z własnym oprogramowaniem do księgowości lub planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). To połączenie jest naprawdę dwojakie: właściwe i niezawodne połączenie internetowe oraz kod oprogramowania, które tłumaczy dane w Twojej księgowości lub systemie ERP na rozwiązanie oparte na chmurze. Nawiązanie i utrzymywanie tych połączeń jest obowiązkiem zarówno informatycznym, jak i programowym.
Poziom integracji pomiędzy systemem księgowym/ERP a rozwiązaniem opartym na chmurze jest różny, ale główny wniosek jest taki, że każde transakcyjne rozwiązanie podatkowe oparte na chmurze jest bezwartościowe, chyba że otrzyma wszystkie wymagane elementy dla wszystkich transakcji – za każdym razem i na czas. Dlatego też, Twoi klienci muszą mieć elastyczne, konfigurowalne i wiarygodne dane oraz oprogramowanie połączone z chmurą.
2. Ustawienie. Jednym z najlepszych argumentów dla każdego rozwiązania opartego na chmurze jest to, że jedna aplikacja może być używana przez wielu użytkowników jednocześnie. Model ten redukuje koszty, eliminuje potrzebę aktualizacji na miejscu i pozwala programistom na rozszerzenie listy dostępnych dzwonków i gwizdków.
Ponieważ jednak rozwiązania oparte na chmurze są opracowywane z myślą o zaspokojeniu szerokiego zakresu wymagań użytkowników, na użytkownikach spoczywa obowiązek zwracania bacznej uwagi na ich konfigurację. Stworzenie i utrzymanie prawidłowej konfiguracji jest obowiązkiem programistycznym i obowiązkiem świadomego doradcy podatkowego.
W transakcyjnym scenariuszu podatkowym, identyfikacja poszczególnych produktów, lokalizacji, typów transakcji, a nawet konkretnych klientów jest krytyczna dla dokładnej kalkulacji. Na początku, rozwiązanie oparte na chmurze wymaga szczególnej uwagi w celu właściwego zidentyfikowania tych elementów i mapowania ich w chmurze.
Na przykład w dziedzinie podatku od sprzedaży przetwarzanie odpowiednich adresów, właściwych dla danego produktu jednostek magazynowych (SKU), warunków wysyłki, obowiązków w ramach nexusu lub stosowanie zwolnień od podatku w oparciu o klienta to tylko kilka elementów niezbędnych do dokładnego obliczenia podatku. Elementy te są unikalne dla poszczególnych sprzedawców i muszą zostać przetłumaczone lub zmapowane na rozwiązanie oparte na chmurze, zanim rozwiązanie będzie wiarygodne.
3. To jest czas raportowania. Transakcyjne rozwiązanie podatkowe oparte na chmurze musi robić więcej niż obliczyć podatki należne od danej transakcji. Rozwiązania te muszą zapewniać szerokie możliwości raportowania, z których wiele można dostosować do konkretnych wymagań.
Naturalnie, dokładne wyliczenie każdej transakcji jest ważne dla zgodności z przepisami podatkowymi i być może najważniejszą funkcją z punktu widzenia klientów detalicznych Twojego klienta. Jednakże, użyteczne raporty okresowe są być może najważniejszym elementem dla profesjonalistów podatkowych. Opracowywanie, testowanie i sporządzanie efektywnych raportów jest obowiązkiem programistów i poinformowanych profesjonalistów podatkowych.
Państwowa i lokalna sprawozdawczość w zakresie podatku od transakcji powołuje się na wiele wymogów. Sprawozdawczość oparta na geografii i odrębnych okresach czasu jest być może najbardziej oczywista, ale ten rodzaj sprawozdawczości może również dotyczyć rodzajów produktów lub zwolnień oraz konkretnych klientów. Może ona nawet dostarczać krytycznych danych dla audytów, zarówno wewnętrznych, jak i (gasp!) zewnętrznych. Wreszcie, konfigurowalna funkcja raportowania może być naprawdę przydatna do automatyzacji przygotowywania deklaracji podatkowych, a przynajmniej do oszczędzania cennego czasu z bieżących procesów ręcznych.
4. Czas na składanie dokumentów. Kalkulacja jest kompletna, faktury są wysyłane, a raporty są dokładne i użyteczne, więc co dalej? Automatyczne składanie deklaracji jest usługą oferowaną przez więcej niż kilku dostawców podatku transakcyjnego w chmurze.
Ten rodzaj zautomatyzowanego archiwizowania naprawdę przychodzi z pełnym cyklem, gdy dostawca zabiera informacje raportowe z ewidencji klienta i wypełnia odpowiednie formularze. W samych Stanach Zjednoczonych istnieją setki unikalnych formularzy i formatów raportowania podatku transakcyjnego, a rozwiązanie oparte na chmurze może zautomatyzować ten obowiązek przygotowania.
W ramach typowego modelu transakcyjnego rozwiązania podatkowego opartego na chmurze, klient okresowo dokonuje przeglądu transakcji zawartych w chmurze. Gdy klient będzie czuł się komfortowo z obliczeniami tam znalezionymi, zostanie poproszony o zatwierdzenie tych transakcji do włączenia na odpowiednich formularzach. Nawet uzgodnienie wymagane do dokonania tych ocen zatwierdzających może być z czasem zautomatyzowane, ponieważ klient staje się coraz bardziej pewny, że rozwiązanie oparte na chmurze dostarcza materialnie dokładnych informacji. Przekazanie pobranych podatków jest często dokonywane poprzez elektroniczny przelew środków z konta klienta do organu skarbowego, zaaranżowany w ramach rozwiązania opartego na cloud computingu.
Dziękujemy za tak daleko idące spojrzenie na nasze zautomatyzowane rozwiązanie w zakresie podatku transakcyjnego w akcji. Jest jeszcze kilka innych ważnych kwestii, w tym zarządzanie certyfikatami zwolnienia, złożoność właściwej konfiguracji, zgodność z ERP i ograniczenia technologiczne, by wymienić tylko kilka. Zawsze opłaca się, aby specjaliści podatkowi byli poinformowani i wykształceni. Twoi klienci i pracodawca na pewno to docenią.