Pomóż klientom zaoszczędzić czas i pieniądze

przez Aleksandrę DeFelice

Właściciele firm zawsze szukają sposobów na oszczędność czasu i pieniędzy. Dlaczego więc nie zanieść tych ustaleń do swoich klientów? Innymi słowy, naucz swoich klientów tego, czego się nauczyliście, aby oni z kolei mogli zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zapłacić wam za wasze porady doradcze.

Podczas grudniowej prezentacji w AccountingWEB Live! w Dallas, Doug Sleeter, założyciel i prezes The Sleeter Group, nakreślił kilka sposobów, w jaki księgowi mogą poprawić obsługę klienta i poprawić rentowność, pomagając swoim klientom w zasadzie robić to samo.

Stary świat” robienia rzeczy zawierał wiele sprzętu i oprogramowania, systemów na miejscu i papieru, jak twierdzi Sleeter.

Wierzcie lub nie, “nowy świat” pojawia się od dziesięciu do dwunastu lat. W tym nowym świecie dane umieszczane są w “chmurze”, czyli internetowym centrum bezpieczeństwa i otoczone jednym kawałkiem oprogramowania, do którego klient i księgowy mogą mieć dostęp przez Internet.

Poniżej kilka wskazówek z prezentacji Sleeter’a:

Wymień dokumenty zwrócone tyłem do kierunku jazdy na tablice rozdzielcze. Właściciele firm powinni sprawdzać je codziennie wraz ze wszystkimi kluczowymi wskaźnikami wydajności (KPI) dla swojej strony internetowej/sklepu internetowego, itp.

“Chunkify” proces biznesowy. Zamiast kupować jeden program, który robi wszystko, wybierz kawałki, które są najlepsze w swojej klasie. “Chunkifikacja” polega na tym, że nie ma papieru w chmurze i łączy aplikacje, które dostarczają dane do siebie nawzajem i do księgi głównej.

Użyć produktu z “zerowym wejściem”. W tym polu pojawia się kilka produktów. Sleeter podał przykład oprogramowania Xero, które łączy księgowych i księgowych z ich klientami poprzez księgowość online, uzgodnienia bankowe i fakturowanie. Ale jest wielu innych sprzedawców, których można obejrzeć (patrz pasek boczny).

Idź bez papieru. Wyrzuć szafki na akta (ale nie do końca) – podejmij decyzję, aby zrezygnować z papieru.Jest kilka sposobów, aby zacząć:

  • Wróć i zdigitalizuj wszystko (co może nie być realistyczne).
  • Począwszy od jutra, przejdźcie do przodu z papierowym procesem.
  • Zrób coś pomiędzy, być może zeskanuj w ciągu ostatnich dwóch lat dokumenty, umowy ze sprzedawcami, itp.

Usprawnij swoje spotkania. Livescribe smarttpens rejestruje wszystko, co piszesz i słyszysz. Stuknij dowolne miejsce na notatkach, aby odtworzyć dźwięk od tego momentu. Używaj pióra podczas spotkań z klientami, rób kilka notatek ze słowami kluczowymi i przesyłaj je do późniejszego wykorzystania.

Wirtualizuj się. Użyj spotkań online, aby lepiej współpracować z klientami i przeglądać ten sam dokument lub arkusz kalkulacyjny w czasie rzeczywistym. Narzędzia do zdalnej pomocy pozwalają na wprowadzanie zmian w dokumentach klienta i rozwiązywanie problemów na miejscu – bez wychodzenia z biura.

Zabezpieczyć fort. Zamiast poczty elektronicznej, do przesyłania plików należy używać urządzeń do udostępniania online.

Weź pod uwagę hosting QuickBooksów. Istnieje około tuzina dostawców, których Sleeter lubi w tej przestrzeni, ale podczas swojej prezentacji skupił się na Cloud9 Real Time. Ostrzegał również, aby nie gościć go samemu, choć opcja ta istnieje, ponieważ jest zbyt wiele problemów z bezpieczeństwem, aby pamiętać.

Uporządkuj się. Zdigitalizuj swoje własne produkty. Microsoft OneNote to elektroniczny notebook ze zdjęciami i przypadkowymi notatkami, który jest dołączony do pakietu Office. Evernote, który jest podobny, jest przekonywujący, ponieważ według Sleeter nie musisz używać produktu firmy Microsoft. Możesz udostępniać go poza zaporą sieciową i na wielu urządzeniach.

Pogłębić relację z klientem. Bill.com zabiera AR i AP do chmury, oferuje bezpapierowe prognozowanie gotówki i daje dostęp właścicielowi firmy i księgowemu. Jest to zasadniczo rozliczanie online z wbudowanym przepływem pracy.

Przekształć swoją wartość. Użyj narzędzi z tablicy rozdzielczej, aby rozwinąć głębsze relacje z klientami.

Sprawdź swoich sprzedawców. Bez względu na to, jak “zajebisty” może się wydawać sprzedawca, na koniec dnia Sleeter mówi, że 70 procent jego zaleceń sprowadza się do ludzi stojących za produktem.

“Dobrzy ludzie tworzą dobre firmy z dobrymi strategiami i dobrze traktują swoich ludzi i swoich klientów”, powiedział Sleeter. Podczas gdy rozwiązanie dla X’a jest tym, co przyciąga go do produktu firmy, pyta: “Jaki jest ich plan działania? Co oni próbują zrobić?”

“Mniej rygorystycznie podchodzę do konkretnych sposobów działania produktu i pozwalam ludziom wprowadzać innowacje”, dodał Sleeter. “Nie można zakładać, że znamy lepszy sposób. Wiem, czego chcą klienci i idę stąd.”

Pobierz slajdy z prezentacji.

Obejrzyjcie nagranie wideo z prezentacji.

O autorze:

Alexandra DeFelice jest starszym menedżerem ds. komunikacji i rozwoju programów w Moore Stephens North America oraz regionalnym członkiem Moore Stephens International Limited, sieci ponad 360 firm księgowych i doradczych z prawie 650 biurami w 100 krajach. Z Alexandrą można się skontaktować pod adresem [chronione wiadomości e-mail].