Porady dotyczące seminariów w arkuszu kalkulacyjnym ExcelZone: Pomyśl najpierw, Excel drugi

Doświadczona grupa księgowych zarządczych zebrała się na początku tego roku w Law Society w Londynie na seminarium inauguracyjnym AccountingWEB UK ExcelZone na temat “inteligentniejszego raportowania zarządczego z Excel”. Wydarzenie to, pierwsze z serii, zostało sponsorowane przez partnera programu ExcelZone – Rugged Logic.

Współtwórca programu ExcelZone, Simon Hurst, był pod ręką, aby przekazać wskazówki dotyczące płynniejszej pracy z danymi księgowymi i arkuszami kalkulacyjnymi.

“Zanim przejdziemy do rzeczy praktycznych, pierwszą rzeczą, którą należy zrobić podczas raportowania w programie Excel, jest zaprojektowanie dobrego arkusza kalkulacyjnego” – mówi Simon Hurst, współpracownik AccountingWEB. “Większość arkuszy kalkulacyjnych nie jest dobra, a większość z nich nie jest zaprojektowana”. Nie chodzi tu o projektowanie arkuszy z ładnymi czcionkami i kolorami, ale o to, aby uzyskać właściwe odpowiedzi”.

Według Hursta, pierwsza zasada raportowania w programie Excel brzmi: “Nie używaj arkuszy kalkulacyjnych tak bardzo jak teraz. Najbardziej podatnymi na błędy i źle zaprojektowanymi arkuszami kalkulacyjnymi są te, które zawierają rzeczy, których nie powinno być w arkuszu kalkulacyjnym.

“Arkusze kalkulacyjne są nieuporządkowane i bardzo utrudniają kontrolę sposobu wprowadzania, przechowywania i dostępu do danych. Jeśli chcesz pracować z dużymi ilościami danych, arkusz kalkulacyjny nie jest jedynym narzędziem, którego potrzebujesz. Możesz chcieć uzyskać dane, przenosząc je z innej bazy danych”.

Jednym z powodów, dla których program Excel prezentuje tak wiele pułapek dla nieostrożnego księgowego, jest fakt, że Microsoft dodał funkcje baz danych, takie jak sortowanie, filtrowanie i wyszukiwanie, które wabią użytkowników do stosowania programu Excel do niewłaściwych zadań, wyjaśnił Hurst. Poruszył w swoim wystąpieniu kwestię funkcji walidacji danych w Excelu, ale doradził, że jeśli używasz arkuszy kalkulacyjnych do wprowadzania danych, potrzeba dużo czasu i wysiłku, aby odpowiednio je ustrukturyzować, na przykład aby upewnić się, że pole, które wymaga podania daty, zaakceptuje tylko datę.

Z punktu widzenia niezawodności, jednorazowe arkusze kalkulacyjne nie stwarzają tak dużego ryzyka. Ale minuta, w której zaczynasz używać Excela do raportowania i chcesz dodawać dane co miesiąc, to moment, w którym musisz zacząć zwracać uwagę, wyjaśnił.

“Większość ludzi ma jakieś pojęcie, co chcą zrobić z arkuszem kalkulacyjnym. Po kilku godzinach ustawiania arkusza kalkulacyjnego zdają sobie sprawę, że mogliby zrobić to lepiej w inny sposób”, powiedział. Zamiast tego, powiedział publiczności, aby “myśleć pierwszy, Excel drugi”.

“Musisz usiąść i zastanowić się nad swoim projektem i upewnić się, że będzie on nadawał się do adaptacji, gdy zmienią się takie czynniki, jak na przykład inflacja lub sposób, w jaki możesz poradzić sobie ze zmianami tempa wzrostu sprzedaży”.

Zamiast włączać komputer, Hurst poradził księgowym, aby otrzymali dużą kartkę papieru i ołówek, a następnie “naszkicowali, co powinien zrobić arkusz kalkulacyjny”. Następnie można przykręcić kartkę papieru i wyrzucić ją do kosza, ale przynajmniej trzeba się zastanowić nad arkuszem przed rozpoczęciem pracy nad nim.

“Popełniłeś swoje błędy na papierze. Skończysz z bardziej przejrzystym, niezawodnym i dostosowanym arkuszem kalkulacyjnym â i możesz to zrobić szybciej”, powiedział Hurst.

Praktyczne wskazówki dotyczące sprawozdawczości w programie Excel

Hurst następnie odpalił swój arkusz kalkulacyjny do demonstracji i zaproponował serię praktycznych wskazówek dla księgowych z jego przewodnika, 100 sposobów na oszczędność czasu z Microsoft Office .

1. Użyj wielu arkuszy

Umieść różne rzeczy na różnych arkuszach i wyraźnie nazwij je tak, aby inni ludzie mogli powiedzieć, o co im chodzi.

2. Upewnij się, że twój arkusz kalkulacyjny jest dobrze udokumentowany

Nieporozumienia mogą pojawić się, gdy osoba, która zaprojektowała arkusz opuszcza organizację. “Kiedy wracasz do arkusza kalkulacyjnego, nad którym pracowałeś kilka tygodni, a nawet dni temu, możesz zapomnieć o tym, co próbowałeś zrobić” – powiedział Hurst. Całkiem dobrym pomysłem jest mieć arkusz “O” wyjaśniający, kto napisał raport, co zamierza osiągnąć i z jakimi źródłami danych jest on związany”.

3. Udokumentować swoje założenia

Każdy przyjmuje założenia, a różni ludzie mają różne pomysły – na przykład, aby wbudować inflację w formułę lub nie. “Spróbuj zmusić się do zastanowienia nad założeniami, które robisz i zapisz je na arkuszu roboczym”, powiedział Hurst.

4. Wbudować kontrole i kontrole oraz utworzyć arkusz raportowania wyjątków

Zazwyczaj liczby powinny mieścić się w określonym zakresie lub być takie same jak wbudowana suma kontrolna. “Jest wiele czeków, które można wbudować, są one bardzo proste i bardzo ważne. Nie ukrywaj ich. Umieść je w arkuszu z przodu z raportami wyjątkowymi. Ktoś może spojrzeć na ten arkusz i będzie miał do niego zaufanie.”

5. Nigdy nie mieszaj danych i logiki

Rygorystycznie oddzielić dane w arkuszu od wszelkiej logiki. Wprowadzone dane liczbowe i stałe muszą znajdować się w osobnych komórkach, być wyraźnie oznaczone i łatwe do zmiany. “Nigdy nie miej formuły, która zawiera dane. Formuła taka jak =C4*1,175 to katastrofa, która czeka na swoją kolej”, powiedział Z praktycznego punktu widzenia, zmiana danych jest niezręczna. Musisz znaleźć komórkę i skorzystać z formuły. Koncepcyjnie jest to zły pomysł, ponieważ mogą one zmienić zarówno sam wzór, jak i dane, więc zawsze trzeba będzie całkowicie ponownie sprawdzić arkusz, aby upewnić się, że daje właściwą odpowiedź. “Dajesz go komuś innemu do zmiany niektórych danych, co może zrobić w ciągu pięciu minut. Ale sprawdzenie, co zrobili, może zająć godziny”, ostrzegał Hurst. Jeśli upewnisz się, że każda komórka w arkuszu kalkulacyjnym zawierająca formułę jest zablokowana, możesz powstrzymać ich zmianę. Dobrze zaprojektowany arkusz kalkulacyjny musi być w stanie ochronić każdą komórkę z formułą w nim zawartą.

6. Praca w pionie

Pomaga to użytkownikom zrozumieć, gdzie szukać sum.

7. Zachowaj spójność swoich formuł

Po opracowaniu formuły, zastosuj ją metodycznie do swoich komórek danych. Jeśli formuły są spójne, łatwiej jest sprawdzić, czy są one prawidłowe. Narzędzia w programie Excel XP i późniejszych mogą pomóc wyróżnić niespójne formuły dla Ciebie.

8. Użyć “Nazwy”

Pole Nazwa na lewo od pola Formuły w górnej części każdego arkusza kalkulacyjnego może być używane do nadawania nazw poszczególnym komórkom lub wybranym blokom. Kliknij komórkę (komórki), której chcesz użyć, a następnie wpisz odpowiednią etykietę w polu Name. Upewnij się, że wciśniesz przycisk Wróć, aby nadać nazwie “stick”. Nazwa zostanie teraz zapisana w rozwijanym menu dostępnym z pola Name. Po wybraniu nazwy z tego menu, kursor przejdzie bezpośrednio do tego obszaru. “Nazwa jest bardzo dobra do śledzenia rzeczy â szczególnie dla linków do skoroszytów lub jeśli łączysz inną aplikację z programem Excel”, powiedział Hurst. “Na przykład, jeśli w dokumencie Worda zgłaszasz liczby w Excelu, możesz nadać obszarowi (lub pojedynczej komórce) nazwę, a dokument Worda powinien odzwierciedlać zmiany w strukturze arkusza Excela, do którego jest podłączony”.

Ze względu na krótki czas prezentacji, Hurst zaproponował końcową wskazówkę: “Kliknij przycisk “Wstaw” i spójrz na wszystkie opcje, które tam są. Lista może zawierać odpowiedź na coś, co zrobiłeś w bardzo długi sposób. Ale upewnij się, że w pełni rozumiesz, jak działa dana funkcja i sprawdź, czy daje ona prawidłową odpowiedź, zanim jej użyjesz”.

Jako szybki przykład, Hurst pokazał jak funkcja INDIRECT pozwala skonstruować formułę, która używa łańcucha tekstowego jako części odniesienia. W arkuszu kalkulacyjnym z raportami z serii lokalnych biur, wyjaśnił, że można użyć funkcji Indirect do odniesienia się do arkusza roboczego Dorking, Maidstone lub Chatham, aby zobaczyć ich wyniki. “Nie musisz wskazywać formuły w każdym miejscu i otrzymać inny arkusz”. Zmiana odniesienia INDIRECT do Dorking zmienia odniesienie do arkusza, z którego oglądasz dane”.