Postępowanie z właścicielami firm bezklejowych (Clueless Business Owners)

Co zrobić, gdy właściciel firmy najwyraźniej nie ma pojęcia jak prowadzić swoją małą firmę? Miejmy nadzieję, że uda ci się wydostać zanim wszystko się zawali!

Na długo przed tym, jak zostałam CPA, podjęłam pracę na pół etatu w alternatywnej firmie zdrowotnej w Madison, Wisconsin. Byłem pomiędzy pracami i potrzebowałem czegoś, co by mnie przyprowadziło do porządku, dopóki nie odkryłem, jaki będzie następny rozdział w moim życiu. Właściciel, którego nazywam “Danielem”, miał dwie oddzielne, ale powiązane ze sobą firmy: sklep, w którym sprzedawał alternatywne środki zdrowotne i książki, oraz aptekę homeopatyczną wysyłkową.

Działalność apteki homeopatycznej była czcigodną instytucją, założoną w Chicago w 1912 roku. Daniel kupił firmę pod koniec lat 70. i przeniósł ją do magazynu w Madison.

W czasach swojej świetności firma produkowała i rozprowadzała leki homeopatyczne na terenie całego kraju. W czasie, gdy dołączyłem do firmy, maszyny te już dawno zostały sprzedane, a pozostały po nich tysiące galonowych słoików z identycznie wyglądającymi tabletkami oraz biblioteka oprawionych w skórę podręczników medycznych z początku XIX wieku.

Pracowałem głównie w magazynie, gdzie przygotowywałem zamówienia do wysyłki. Mój starszy współpracownik, Art, pakował te zamówienia do wysyłki. Art pracował w aptece homeopatycznej przez całe swoje życie zawodowe, od kilkunastu lat.

Art spędzał kilka godzin dziennie starannie zawijając małe szklane słoiki z tabletkami i pakując je do małych pudełek do odbioru przez UPS. Według Art’a, niektóre z tabletek w tych słoikach zostały wyprodukowane ponad 50 lat wcześniej, ale charakter tych środków zaradczych sprawił, że nigdy nie straciły one na mocy. Art był dość lekki, a gdy codzienne zamówienia wychodziły na zewnątrz, zasypywał na leżaku przed telewizorem.

Moja pierwsza sugestia, że coś było trochę szkicowe z Danielem, pochodziła od przyjaciela, który połączył mnie z tą pracą. Ostrzegła mnie, że czasami jego czeki odbijały się od siebie, więc musiałem się upewnić, że mam wystarczająco dużo gotówki na koncie, aby pokryć ewentualne braki. I zawsze powinienem osobiście odebrać czek w dniu wypłaty. “Nigdy nie ufaj mu, gdy mówi, że czek jest w poczcie, bo nie będzie”, ostrzegała.

Następna wskazówka przyszła od Art’a. Wkurzył mnie, że dostaje tylko minimalną płacę, a ja dostaję kolejne 2 dolary za godzinę, mimo że jestem nowym pracownikiem.

Daniel powiedział mu, że to dlatego, że miałem licencjat z biochemii, więc to uczyniło mnie bardziej wartościowym. Nieważne, że do wykonywania moich obowiązków w pracy ledwo wystarczyło wykształcenie średnie.

Wszystko, co robiłem, to napełnianie szklanych butelek tabletkami i wpisywanie nazw leków na etykietach. Nie miało dla mnie sensu, że ktoś, kto spędził życie pracując dla tej firmy, otrzymywał jedynie minimalne wynagrodzenie.

Kolejna wskazówka pochodzi z chaotycznego sposobu, w jaki Daniel prowadził swój biznes. Wyglądało na to, że nigdy nie zamawiał zapasów, dopóki nie wyszedł z domu. To oznaczało, że musiał dodatkowo zapłacić za dostawę na noc. Wyglądało na to, że troszczył się od kryzysu do kryzysu.

Miał też ogromną listę zaległych zleceń, które mogły przynieść bardzo potrzebną gotówkę do biznesu. Długoletnią polityką firmy było jednak najpierw wysyłanie pieniędzy, a później ich odbieranie. Posiadał zlecenia dla swoich powolnych płatników. Następną bardzo wyraźną wskazówką było to, kiedy IRS zadzwonił.

Pewnego ranka, Daniel i ja byliśmy w magazynie, gdzie szaleńczo się pospieszył, próbując zająć się tym, co codziennie wybuchało kryzysem. Mężczyzna w garniturze niosący teczkę zapukał do drzwi.

“Dzień dobry. Jestem z Urządu Skarbowego i jestem tu, by sprawdzić wasze listy płac. Ta firma ma trzy czwarte zaległości w składaniu raportów płacowych i cztery czwarte zaległości w płaceniu podatków od wynagrodzeń. Skontaktowaliśmy się z panem listownie kilka razy, ale nie otrzymaliśmy żadnej odpowiedzi.”

Daniel rozmawiał z agentem przez półotwarte drzwi, ale go nie wpuścił. Jak słuchałem, okłamał agenta IRS. “Przykro mi, ale nie ma tu żadnych zapisów. Wszystkie moje akta biznesowe są w innym miejscu.” To nie była prawda. Była tam szafka na akta niecałe 10 stóp od agenta IRS z gąszczem paragonów i timesheetsów.

“Jestem w trakcie komputeryzacji mojej dokumentacji biznesowej”, kontynuował Daniel. “Złożę te raporty tak szybko, jak tylko będę mógł.” Ta część była co najmniej wątpliwa.

Był rok 1989, a komputery były właśnie wprowadzane do małych przedsiębiorstw. Daniel miał wczesny model Macintosha w swoim sklepie i z dumą opowiadał mi o tym, jak bardzo był w trakcie komputeryzacji swojej firmy.

Z tego, co mogłem powiedzieć, o wszystkim, co zrobił ze swoim komputerem Mac i Apple ImageWriter, było drukowanie etykiet na niektóre leki, które zrobił w sklepie. Moje czeki z wypłatami były wypisywane ręcznie, a do nich dołączony był mały skrawek papieru, który pokazywał jego obliczenia od przepracowanych godzin do wynagrodzenia netto.

Na szczęście znalazłam lepiej płatną pracę na uniwersytecie i zostawiłam Daniela i Art’a do zarządzania zleceniami beze mnie. Daniel trzymał się jeszcze przez kilka lat, prawdopodobnie stawiając na lodowcową prędkość procesów IRS.

Później dowiedziałem się, że IRS przejęła firmę wysyłkową Daniela i umieściła ją na bloku aukcyjnym. Dzięki temu ten szanowany biznes umarł.

Niektóre Kleje do Bezklejowego

Daniel nie różnił się zbytnio od wielu właścicieli małych firm, z którymi pracowałem wiele lat później jako CPA. Oto kilka rzeczy, które by mu pomogły (i każdy z twoich klientów, które mogą brzmieć podobnie do Daniela):

  • Wymóg, aby klienci płacili z góry za swoje zlecenia . Poza przyspieszeniem cyklu gotówkowego, zaoszczędziłby 500 dolarów, które co miesiąc płacił mojemu przyjacielowi, aby wpisywać i wysyłać faktury.
  • Projekcje przepływów pieniężnych . Dając Danielowi wyobrażenie o czasie wpłynięcia i wypłynięcia gotówki, pomógłby mu w planowaniu wydatków, takich jak depozyty podatkowe.
  • Przejęcie listy płac . Daniel był miłym facetem, ale był w pewnym sensie nad jego głową, próbując prowadzić dwa biznesy. Pozwalając komuś innemu zająć się papierkową robotą, pomógłby mu skupić się na tym, w czym był najlepszy i mógłby uratować swój biznes.
  • Przejmij księgowość . W 1989 roku księgowość była prowadzona nieco inaczej niż obecnie, ale posiadanie profesjonalnego monitora przychodów i wydatków mogło pomóc mu pozbyć się problemów, które kosztowały jego firmę.
  • Posiada podstawową edukację biznesową . Daniel pasjonował się naturalnym zdrowiem. Ale, jak wielu innych przedsiębiorców, którzy podążają za swoją pasją, nie miał pojęcia jak prowadzić biznes.

Jak na ironię, Daniel cieszył się reputacją odnoszącego sukcesy lidera biznesu w Madison. Jednak moje doświadczenie z pracy dla niego ukazało go co najmniej w zupełnie innym świetle. Po prostu cieszę się, że żaden z moich czeków z wypłatami nie odbił się!