Potencjał kwotowania pracowników niepełnosprawnych na wykonawców federalnych

autorstwa Richarda D. Alaniza

Firmy z kontraktami lub umowami podwykonawczymi rządu federalnego mogą wkrótce stracić swoje kontrakty, jeśli nie będą przestrzegać limitów na zatrudnianie większej liczby pracowników niepełnosprawnych.

Amerykański Departament Pracy rozważa wprowadzenie zmian do sekcji 503 ustawy o rehabilitacji z 1973 roku, która wymagałaby od prywatnych pracodawców, posiadających umowy z rządem federalnym i umowy podwykonawstwa, aby ustalili cel zatrudnienia, zgodnie z którym 7 procent ich pracowników to wykwalifikowani pracownicy z niepełnosprawnością. Według Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) proponowane zmiany przepisów określałyby również działania, które wykonawcy musieliby podjąć przy rekrutacji, szkoleniu, prowadzeniu dokumentacji i wdrażaniu polityki działań pozytywnych, wraz z konkretnymi wskazówkami dotyczącymi przestrzegania prawa.

Według danych Departamentu Pracy stopa bezrobocia osób niepełnosprawnych jest 1,5-krotnie wyższa od stopy bezrobocia osób sprawnych. Prawie 80 procent osób z niepełnosprawnością znajduje się całkowicie poza rynkiem pracy, w porównaniu z 30,5 procentami osób bez niepełnosprawności.

Administracja Obamy wprowadza te zmiany na rynek jako kwestię uczciwości. “Ta proponowana zasada stanowi jeden z najważniejszych postępów w ochronie praw obywatelskich pracowników niepełnosprawnych od czasu uchwalenia amerykańskiej ustawy o osobach niepełnosprawnych”, powiedziała w grudniowym komunikacie prasowym Sekretarz Pracy Hilda L. Solis. Kontynuowała”, Prezydent Obama wykazał zaangażowanie na rzecz osób niepełnosprawnych. Ta proponowana zasada pomoże federalnym wykonawcom lepiej wypełniać ich prawne zobowiązania do zatrudniania wykwalifikowanych niepełnosprawnych pracowników”.

Patricia A. Shiu, dyrektor OFCCP, dodała”, “Od prawie czterdziestu lat zasady mówią, że wykonawcy muszą po prostu podjąć wysiłek “w dobrej wierze”, aby rekrutować i zatrudniać osoby niepełnosprawne. Oczywiście, to nie działa. Nasza propozycja określałaby konkretne cele, wymagałaby prawdziwej odpowiedzialności i zapewniałaby jak najbardziej przejrzyste wskazówki dla pracodawców starających się przestrzegać prawa. To, co zostanie zmierzone, zostanie zrobione. A my zajmujemy się załatwianiem spraw”.

Jednakże konsekwencje dla pracodawców byłyby kosztowne i czasochłonne, a nowe wymagania mogłyby być sprzeczne z istniejącymi przepisami. Proponowane zmiany mogłyby mieć wpływ na prawie 200 000 firm. Federalni wykonawcy i podwykonawcy byliby albo zmuszeni do dostosowania się do zmian, albo zrezygnowaliby z kontraktów rządowych.

Proponowane zmiany

Sekcja 503 zakazuje dyskryminacji i wymaga od pracodawców, którzy mają umowy federalne lub umowy podwykonawstwa o wartości przekraczającej 10 000 dolarów, podjęcia działań afirmacyjnych w celu zatrudniania, zatrzymywania i promowania wykwalifikowanych osób niepełnosprawnych. Wymaga on również od objętych nim wykonawców i podwykonawców włączenia specjalnej klauzuli o równych szansach do każdego z ich kontraktów i umów o podwykonawstwo, które nie podlegają zwolnieniu. Dodatkowo, wykonawcy z kontraktem federalnym lub podwykonawcą o wartości 50.000 dolarów lub więcej oraz pięćdziesięciu lub więcej pracowników będą musieli przyjąć nowy program działań afirmatywnych, który zmusi ich do przestrzegania długiej listy nowych wymogów dotyczących ich działań informacyjnych i rekrutacyjnych oraz do śledzenia efektywności tych działań każdego roku. Pracodawcy musieliby sporządzić obszerną dokumentację oraz wdrożyć nowe procedury i samoocenę.

Niektóre z proponowanych szczegółowych wymogów wymagałyby od pracodawców:

  • Przestrzeganie jednego, obowiązkowego, ogólnokrajowego celu, aby 7 procent każdej grupy zawodowej składało się z wykwalifikowanych osób niepełnosprawnych. OFCCP bierze również pod uwagę wymóg, aby 2% pracowników składało się z osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności, takich jak osoby całkowicie niewidome.
  • Składanie rocznych raportów dla pracowników niepełnosprawnych.
  • Przeprowadzanie corocznego przeglądu kwalifikacji psychicznych lub fizycznych na każdym stanowisku w firmie i pisanie wyjaśnień, dlaczego każda kwalifikacja jest związana z pracą i zgodna z koniecznością biznesową.
  • Wymień oferty pracy i zawrzyj “umowy łączące” z kompleksowymi centrami karier lub innymi odpowiednimi systemami zapewniania zatrudnienia.
  • Opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur rozpatrywania wniosków o wprowadzenie racjonalnych usprawnień dla osób niepełnosprawnych oraz stworzenie szczegółowych opisów tych procedur, w tym rygorystycznych terminów, w których wnioski muszą zostać rozpatrzone.
  • Wysyłanie do podwykonawców pisemnego powiadomienia o polityce firmy w zakresie działań afirmacyjnych.
  • Wystosować zaproszenie pozwalające wszystkim kandydatom na samookreślenie się jako niepełnosprawni, przed i po złożeniu oferty pracy.
  • Coroczne, anonimowe badania Instytutu, dzięki którym wszyscy pracownicy mogą samodzielnie zidentyfikować się jako niepełnosprawni.
  • Dokonać przeglądu aktualnej sekcji 503 planu działania potwierdzającego.
  • Podjęcie dodatkowego gromadzenia danych, w tym wymóg przechowywania zapisów przez pięć lat.
  • Prowadzenie i analiza danych dotyczących niepełnosprawności dla wnioskodawców.
  • Pisanie rocznych przeglądów i ocen skuteczności działań informacyjnych i rekrutacyjnych.

W obecnej formie propozycje te znacznie rozszerzyłyby również zawarte w art. 503 definicje “niepełnosprawności”, podobnie jak w ustawie zmieniającej ADA. Znacznie zwiększyłoby to liczbę osób z niepełnosprawnością objętych przepisami UOKiK. Podczas gdy wykonawcy muszą już stosować się do przepisów ustawy o zmianie ustawy o pomocy społecznej dla osób niepełnosprawnych, musieliby oni stosować tę definicję na bardziej uciążliwych zasadach i prowadzić dokumentację, co proponuje OFCCP.

Podczas gdy urzędnicy OFCCP powiedzieli, że będą współpracować z wykonawcami, aby pomóc im dostosować się do nowych propozycji, agencja może również stosować środki karne wobec tych, których uzna za niespełniające wymogów. Procedury egzekucyjne OFCCP obejmują uzyskiwanie od wykonawców i podwykonawców porozumień pojednawczych, które naruszają wymogi regulacyjne, a także rekomendowanie działań egzekucyjnych Solicitor of Labor. OFCCP jest również uprawniony do wykluczenia pracodawców z umów federalnych oraz do nakazania innym formom pomocy ofiarom dyskryminacji, w tym do wypłaty zaległych wynagrodzeń.

Wyzwania i problemy

Nie jest jeszcze jasne, czy wszystkie proponowane zmiany zostaną przyjęte, ale istnieje kilka obszarów budzących szczególne obawy wykonawców i podwykonawców. Należą do nich m.in. potencjalny konflikt między prowadzeniem badań, które mają być anonimowe, a jednocześnie mają dostarczać danych o celach użytkowych.

Kwestia dobrowolnej samoidentyfikacji może być również niezwykle problematyczna dla pracodawców. Jeśli pracownicy nie zdecydują się na samoidentyfikację jako niepełnosprawni, wówczas wykonawcy mogą mieć trudności z dokładnym wypełnieniem danych wymaganych w ramach proponowanych zmian zasad. Jeżeli wykonawca poprosi kandydata do pracy o samoidentyfikację jako niepełnosprawnego przed złożeniem oferty pracy, może to również stanowić naruszenie przepisów ADA, które zabraniają takich pytań. OFCCP nalegał, aby nie było konfliktu, ale wykonawcy powinni uważać, aby takie pytania nie narażały ich na pozwy sądowe i działania regulacyjne.

Koszty są kolejnym poważnym problemem. Podczas gdy OFCCP twierdzi, że całkowity koszt zmian wyniósłby 81,1 mln dolarów, Stowarzyszenie Polityki Kadrowej w swoich uwagach na temat proponowanej zasady ustaliło koszty na poziomie 1,8 mld dolarów tylko za pierwszy rok. Obejmuje to 1,1 mld dolarów na modyfikację systemów informatycznych i kadrowych, 461,3 mln dolarów rocznie na przeprowadzenie rocznego przeglądu wszystkich fizycznych i psychicznych kwalifikacji zawodowych, 172 mln dolarów na szkolenie pracowników i nowych pracowników oraz 16,9 mln dolarów rocznie na badanie pracowników. Stowarzyszenie szacuje również, że nowe umowy dotyczące powiązań będą kosztowały 33,5 mln dolarów więcej niż szacunki OFCCP.

Daniel V. Yager, dyrektor ds. polityki stowarzyszenia i główny doradca prawny, napisał: “Zamiast ślepo proponować kosztowne przepisy, departament może najpierw zastanowić się nad współpracą ze społecznościami kontraktowymi i niepełnosprawnymi, aby dowiedzieć się, jakie są problemy i jak najlepiej można je rozwiązać w efektywny kosztowo sposób”.

What to do Now

O ile godne pochwały jest zachęcanie do zatrudniania większej liczby osób niepełnosprawnych, o tyle wprowadzenie kwot dla federalnych wykonawców i podwykonawców byłoby kosztowne, uciążliwe i mogłoby potencjalnie narazić firmy na pozwy i działania regulacyjne. W rzeczywistości, sam rząd federalny nie zbliżył się do liczby, którą proponuje wprowadzić dla przedsiębiorstw. Według Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC), spośród prawie 2,6 miliona stałych pracowników rządu federalnego, mniej niż 1% to osoby z niepełnosprawnością ukierunkowaną.

Podczas gdy rząd federalny rozważa, jak zmienić sekcję 503, wykonawcy i podwykonawcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz. Pracodawcy powinni współpracować z działem HR i prawników, aby zrozumieć związane z tym kwestie i edukować kierownictwo o konsekwencjach potencjalnych nowych przepisów.

Pracodawcy powinni również ściśle współpracować ze swoimi stowarzyszeniami branżowymi oraz wewnętrznym i zewnętrznym doradztwem, aby być na bieżąco informowani o postępach zmian i rozpocząć opracowywanie planów wprowadzania wszelkich niezbędnych zmian tak szybko, jak to możliwe.

Artykuły pokrewne:

  • EEOC i sądy rozpoczynają ważenie zgodnie ze zmienionymi normami ADA
  • Ustalanie, którzy pracownicy są niepełnosprawni zgodnie z nowymi przepisami ADA

O autorze:

Richard D. Alaniz jest starszym partnerem w Alaniz and Schraeder, krajowej firmie pośrednictwa pracy z siedzibą w Houston. Od ponad trzydziestu lat jest w czołówce firm zajmujących się prawem pracy i zatrudnienia, m.in. w Departamencie Pracy USA i Krajowej Radzie ds. Rick jest płodnym pisarzem w dziedzinie prawa pracy i zatrudnienia i prowadzi częste seminaria dla firm klientów i stowarzyszeń branżowych w całym kraju. Pytania dotyczące tego artykułu można kierować do Ricka pod (281) 833-2200 lub [chronione pocztą elektroniczną].