Prawdziwe opowieści z arkusza kalkulacyjnego KoszmaryPrawdziwe opowieści z arkusza kalkulacyjnego Koszmary

W duchu tego sezonu, pomyślałem, że skupię się na tym, mimo że księgowi mogą twierdzić, że kochają Microsoft Excel i używać go do wszystkiego, od budżetowania i prognozowania do analizy operacyjnej, może to być czyste zło.

Sam Excel zapewnia niewielką lub żadną ochronę przed korupcją danych, nie ma sposobu na walidację numerów lub błędów “âmysteriousâ”, ani nie oferuje księgowym przejrzystości, której wymagają dziś.

Halloween może zdarzać się tylko raz w roku, ale naprawdę straszne zdarzenia i chaos występują na co dzień. W związku z tym zebrałam kilka najstraszniejszych, wyrwanych z nagłówków gazetek horrorów z arkusza kalkulacyjnego. Jak pokazują te niegodziwe historie, niezarządzane arkusze kalkulacyjne mogą siać spustoszenie w organizacji. Dla tych, którzy odważą się kontynuować, ostrzeżenie:Historie, które zaraz przeczytasz, są przerażająco prawdziwe.

Uważaj na liczby

To, co zaczęło się od pozornie prostego wykupu, szybko zmieniło się w horror po odkryciu koszmarnego (i kosztownego) błędu arkusza kalkulacyjnego. Jesienią ubiegłego roku Tibco Software zgodziło się na sprzedaż Vista Equity Partners za ponad 4 miliardy dolarów. Zaledwie kilka dni po ogłoszeniu wykupu dokonano mrożącego krew w żyłach odkrycia. Pracownik doradcy Tibco w tej transakcji, Goldman Sachs, zauważył coś strasznie złego, a łączna wartość w proponowanym oświadczeniu zastępczym wyglądała podejrzanie.

Po dalszej analizie, Tibco i Goldman odkryli kluczowy dokument – arkusz kalkulacyjny zawyżył liczbę w pełni rozwodnionych akcji. Ta straszna sytuacja oznaczała, że dorozumiany wkład kapitałowy wynosił 4,14 mld dolarów zamiast 4,24 mld dolarów. Co więcej, ten błąd w arkuszu kalkulacyjnym doprowadził do błędnego obliczenia wartości kapitału własnego Tibco, 100 milionów dolarów oszczędności dla Vista i nieco niższej płatności dla akcjonariuszy Tibco. Tajemnica dotycząca tego, kto stworzył błąd w arkuszu kalkulacyjnym o wartości 100 milionów dolarów, nie została jeszcze rozwiązana.

Devilish Behavior

Zaledwie kilka miesięcy po skandalu z Tibco, kolejna ponura historia z arkusza kalkulacyjnego pojawiła się na pierwszych stronach gazet. Buckhead Beef, jednostka biznesowa Sysco Corp., złożyła skargę federalną przeciwko rywalizującemu dostawcy mięsa Revere Meat Co. i jego właścicielom po tym, jak odkryto akty zła. W pozwie zarzuca się byłemu prezesowi Buckhead Beef i kupującemu sprzeniewierzenie tajemnic handlowych i innych poufnych informacji w celu założenia konkurencyjnej firmy.

Jednym z konkretnych dokumentów, o których mowa jest (zgadłeś) arkusz kalkulacyjny! Arkusz kalkulacyjny formuł wydajności został opisany w kombinezonie jako dosłownie najważniejszy dokument w Buckhead Beef, ponieważ umożliwia on firmie posiadanie dokładnych informacji na temat kosztów przetwarzania wołowiny.â”

Według pozwu, ten incydent spowodował już utratę interesów dla Buckhead Beef. Te złowieszcze akty skłoniły Copper River Grill, który ma osiem lokalizacji w Karolinach, do zakończenia stosunków z Buckhead Beef na rzecz rywala Revere Meat. Docelowi klienci stanowią dziesiątki milionów dolarów przychodu dla Buckhead Beef rocznie. Teraz to jest przerażające!

Tajemnicze pomyłki

Jeśli nie masz jeszcze gęsiej skórki, oto kolejny arkusz kalkulacyjny opowieści o horrorze. Właśnie w tym miesiącu odkryto incydent e-mailowy, który dotyka 9 400 uczestników planu emerytalnego Schwab Retirement Plan Services (SRPS).

Arkusz kalkulacyjny zawierający dane osobowe uczestników sponsorowanego przez firmę planu emerytalnego obsługiwanego przez SRPS został przypadkowo przesłany bezpiecznym kanałem elektronicznym do uczestnika innego planu emerytalnego obsługiwanego przez SRPS. Arkusz zawierał nazwiska, adresy, daty urodzenia, numery ubezpieczenia społecznego, daty rozwiązania umowy (jeśli dotyczy), status zatrudnienia, kody oddziałów, stany cywilne oraz salda rachunków dla każdego z 9 400 uczestników.

Niestety takie sytuacje zdarzają się dość często, po prostu dlatego, że zbyt wiele organizacji pomija znaczenie przechowywania arkuszy kalkulacyjnych z kluczowymi danymi w bardziej kontrolowanym środowisku. W odpowiedzi na ten ohydny błąd, wszystkie dotknięte nim osoby są powiadamiane i otrzymują bezpłatny rok usług monitoringu kredytowego, oprócz wstydu, z jakim SRPS jest pozostawiony do rozpatrzenia.

Wniosek w sprawierimu

Podczas gdy jeden z tych niegodziwych przypadków wiązał się z kradzieżą, a pozostałe wydają się być wynikiem tajemniczego, tłustego palca i ludzkiego błędu, przypadki te potwierdzają, że arkusze kalkulacyjne pozostawione bez zarządzania mogą być wręcz niebezpieczne dla organizacji, jej reputacji i wyniku końcowego.

Podczas gdy wiele aplikacji zostało uruchomionych na przestrzeni lat, wskazując na ich zdolność do pozbycia się firm złych arkuszy kalkulacyjnych, wydaje się, że organizacje nie są bliżej do rezygnacji z nich.

Dlaczego? Ponieważ pomimo groźnych zagrożeń, arkusze kalkulacyjne nadal zapewniają użytkownikom elastyczność, której potrzebują: nie trzeba czekać, aż IT wprowadzi zmiany w systemach, nie trzeba wykonywać żadnych czynności i nie można iść na żadne kompromisy. Krótko mówiąc, dopóki organizacje nie wprowadzą kontroli zarządzania, nadal będą toczyć się mrożące krew w żyłach opowieści o makabrycznym okropności arkuszy kalkulacyjnych.