Prawidłowa rozmowa z klientami podatkowymi teraz

IRS wydłużający termin składania i płatności federalnych podatków dochodowych do 2019 r. ma być ułaskawieniem i działa w połączeniu z krajową reakcją na epidemię COVID-19. Przedłużenie terminu daje jednak firmom księgowym dodatkowe obowiązki i możliwości. 0

Weave, “zestaw narzędzi biznesowych” dla firm usługowych, zlecił niedawno TrendCandy, niezależnej firmie badającej rynek, przeprowadzenie badania, w ramach którego przebadano 828 podatników na temat ich indywidualnych zwyczajów i preferencji. Przekazane przez nich informacje zwrotne mają natychmiastowe znaczenie dla tego wyjątkowego sezonu podatkowego.

Ponadto, zgodnie z wytycznymi, w miarę zbliżania się terminu 15 lipca, firmy księgowe powinny poprawić swoją komunikację z klientami w trzech obszarach: kanały, z których korzystają, wysyłane przez siebie wiadomości oraz czas ich wysyłania.

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Użycie prawych kanałów

Łatwo jest się trochę pomylić co do tego, z jakich kanałów komunikacji korzystać z klientami w 2020 roku. Technologia przenika wszystko, co robimy, a co za tym idzie, firmy czasami uciekają się do podejścia do komunikacji z użyciem strzelby. Starają się rozmawiać ze swoimi klientami na jak największej liczbie platform.

Podczas gdy korzystanie z szerokiej gamy narzędzi komunikacyjnych jest ważne, nasze badania podatników wskazują, że większość z nich chce otrzymywać porady podatkowe za pośrednictwem określonych kanałów. Kanały te obejmują spotkania osobiste, pocztę tradycyjną oraz pocztę elektroniczną.

Niestety, spotkania osobiste i tradycyjne działania mailingowe są utrudnione przez kryzys COVID-19. Wejście do biura rachunkowego tylko po to, by usłyszeć porady podatkowe nie jest przez niektórych uważane za niezbędne, a przejście przez pocztę jest kolejnym potencjalnym sposobem na narażenie się na działanie wirusa.

Z kolei poczta elektroniczna pozwala osobom fizycznym na uzyskanie wskazówek podatkowych od swojego księgowego bez opuszczania bezpieczeństwa własnej kwarantanny. W badaniu Weave’a 52 proc. ankietowanych podatników twierdzi, że wolą otrzymywać porady podatkowe od swoich księgowych drogą mailową. Tak więc większość podatników już teraz chce, aby ich edukacja podatkowa odbywała się w kanale zgodnym z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego.

Należy zauważyć, że ci sami podatnicy twierdzą, że nie chcą słyszeć o wskazówkach podatkowych za pośrednictwem mediów społecznościowych, wideokonferencji czy wpisów na stronach internetowych. Te punkty sprzedaży są świetne dla innych kreatywnych treści, ale e-mail jest najlepszy do rozpowszechniania wiedzy firmy księgowej w zakresie składania wniosków podatkowych w sezonie 2020.

Wysyłanie właściwych komunikatów

Po tym jak firmy podatkowe skoncentrują swoje wysiłki komunikacyjne na rozpowszechnianiu wskazówek podatkowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, ich następnym krokiem jest wysłanie wiadomości, które przyciągną uwagę zarówno obecnych jak i potencjalnych klientów. Przekazywanie wiadomości polega na oferowaniu wskazówek i usług, które są atrakcyjne dla szerokiego grona podatników.

Z badania zleconego przez Weave wynika, że 35 procent podatników reaguje na firmy księgowe oferujące niskie ceny usług podatkowych. Inna istotna statystyka wskazuje, że 27 proc. z nich chce słyszeć o ofertach ochrony audytu. Dodatkowo, 23% podatników wykazuje zainteresowanie upustami z tytułu wcześniejszego złożenia deklaracji podatkowych.

Praktyczne rozszerzenie tych punktów danych jest dość proste. W wiadomościach e-mail dotyczących sezonu podatkowego 2020 firmy księgowe powinny oferować takie rzeczy jak gwarancje dokładności, rabaty i ochronę audytu. Tego typu oferty są atrakcyjne dla prawie wszystkich konsumentów.

Badania Weave’a wskazują również, że niektórych ofert należy unikać. Lista ta obejmuje długie spotkania (trwające ponad dwie godziny), wideokonferencje oraz łączenie usług podatkowych z prawnymi. Firmy mogą nadal oferować te usługi, ale nie są one idealne do działań marketingowych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Podatnicy w ankiecie wspominają o rodzajach pomocy, jakiej szukają za pośrednictwem firm księgowych. Najczęściej mają oni nadzieję na znalezienie ukrytych odliczeń, wyjaśnień dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego oraz inwestycji, które można odpisać. Wskazówki podatkowe wysyłane pocztą elektroniczną powinny starać się edukować podatników na temat tych drobniejszych punktów lub powinny zachęcać ich do szukania pomocy.

Podczas gdy niektórzy podatnicy mogą zwrócić się o pomoc w związku z okolicznościami takimi jak rozwód, założenie firmy i prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie wynajmu nieruchomości, kwestie te najlepiej rozwiązywać indywidualnie.

Znalezienie właściwego czasu

Po tym jak firmy księgowe wkraczają w swoje działania e-mail marketingowe, rozwijając treści, które przemawiają do klientów, mogą rozpocząć rozmowę o tym, kiedy zacząć kontaktować się z klientami na temat sezonu podatkowego 2020.

Nie zaniedbuj tych ostatnich miesięcy przed nowym terminem. 34% podatników przyznaje się do zwlekania ze składaniem deklaracji podatkowych. Tym razem jest to okazja dla firm księgowych, by pokazać swoją wartość długoletnim klientom i odkryć nowych klientów.

Dlaczego podatnicy zwlekają? Sondaż wykazał, że 31 procent z nich twierdzi, że odczuwa frustrację w związku z rozliczeniami podatkowymi, podczas gdy 23 procent twierdzi, że martwi się o składanie zeznań podatkowych, a 9 procent jest zaniepokojonych potencjałem audytu IRS.

Podatnicy w sondażu Weave’a stwierdzili, że styczeń jest na ogół zbyt wcześnie, aby zacząć myśleć o rozliczeniach podatkowych. Jednak sytuacja dotycząca COVID-19 zmieniła tegoroczne ramy czasowe.

Wiele osób może nawet nie wiedzieć o przedłużeniu terminu. Konieczne jest, aby firmy księgowe informowały swoich klientów o tych zmianach już teraz poprzez swoje drzewo email. Proste powiadomienie mogłoby oszczędzić klientom niepotrzebnego stresu, zwłaszcza biorąc pod uwagę trudności finansowe, z jakimi borykają się niektórzy z nich z powodu ograniczonej pracy lub bezrobocia.

Większość podatników chce usłyszeć o nadchodzącym sezonie podatkowym w lutym. To dwa i pół miesiąca przed normalnym terminem. Z przedłużeniem, to znaczy w maju. Daje to firmom księgowym miesiąc kwiecień na przygotowanie swoich kanałów i wiadomości do terminu 15 lipca.

Zacznij komunikować się teraz

Firmy księgowe są kluczowe w pomaganiu podatnikom w wychodzeniu poza negatywne emocje związane ze składaniem deklaracji podatkowych. Mogą stać się ekspertami, powiadamiając swoich klientów już teraz o przedłużeniu terminu do 2020 r., wysyłając skuteczne wskazówki w przedłużonym sezonie i starając się zachęcić klientów, aby nie zwlekali z tym.

W badaniu Weave wzięto losową próbę 828 zweryfikowanych amerykańskich podatników, którzy osobiście przygotowują swoje podatki. Margines błędu w badaniu wynosi +/-3,41% na poziomie ufności 95 procent.

Powiązane artykuły

Strategie podatkowe w czasie COVID-19

5 Wskazówki dotyczące komunikacji w przypadku poważnych katastrof