Priorytet rozliczeniowy nr 1: 5 sposobów na bezpieczeństwo danych

W dzisiejszym świecie coraz trudniej jest zapewnić bezpieczeństwo i ochronę danych. A w świecie księgowości im więcej pracujesz i przechowujesz danych, tym bardziej jesteś narażony na ich kradzież lub włamanie.

Naruszenie danych jest jednym z największych lęków w zawodzie księgowego, i choć należy się obawiać tego coraz bardziej powszechnego aktu kradzieży, istnieją sposoby, aby z nim walczyć.

Oto pięć podstawowych, ale skutecznych sposobów na zapewnienie bezpieczeństwa danych:

1. Regularnie zmieniać hasła

1.

Może wydawać się to wystarczająco proste, ale liczba osób, które zapominają o tym podstawowym zadaniu, jest zdumiewająca, zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę ilość wrażliwych informacji, które ludzie posiadają. Pamiętaj też, że posiadanie wielu haseł zamiast regularnej zmiany hasła jest tak samo złe i pozostawia Cię tak samo podatnym na zagrożenia, jak nigdy nie zmieniając hasła.

Innym częstym błędem popełnianym przez osoby posługujące się hasłami jest brak możliwości rekonfiguracji maszyny lub oprogramowania i zmiana domyślnego hasła po zainstalowaniu nowego systemu; dzięki temu można łatwo padać ofiarą hakerów, więc należy tego unikać. Praca z systemami, które wymagają podwójnej autoryzacji jest również plusem.

2. Regularnie aktualizować system operacyjny komputera

Często okazuje się, że producenci znacznie zwiększają zabezpieczenia. Aby uniknąć wszelkich problemów, upewnij się, że zapisałeś się do automatycznych aktualizacji, które instalują łatki zabezpieczające. Najczęstszą rzeczą, na którą zwracają uwagę hakerzy, są systemy bez najnowszych zabezpieczeń. Ponadto, staraj się uzyskać oprogramowanie antywirusowe, z automatycznymi aktualizacjami; taka kombinacja pozwoli utrzymać Twój system w dobrej kondycji i zwinności.

3. Stosować oprogramowanie szyfrujące w celu ochrony informacji finansowych

Visa USA i MasterCard International Inc. wymagają od większości (jeśli nie wszystkich) firm, które z nimi współpracują, sprawdzenia, czy używają określonego oprogramowania szyfrującego, zwłaszcza jeśli działają w Internecie. Dzieje się tak, ponieważ jest to najlepszy sposób ochrony klientów, którzy używają swoich kart kredytowych. Chociaż przestrzeganie tych standardów może być trudne dla mniejszej firmy lub firmy, jeśli chcesz, aby informacje finansowe były chronione, będziesz używać oprogramowania szyfrującego.

4. Ograniczyć ilość informacji wrażliwych, które udostępniasz

Istnieje specjalne oprogramowanie, które może monitorować komunikację wychodzącą, aby upewnić się, że żadna z nich nie przecieka, i chociaż to działa bardzo dobrze, najlepiej jest ograniczyć ilość poufnych informacji, które udostępniasz, ponieważ niektóre z nich na pewno prześlizną się przez pęknięcia (tzn. nie wysyłaj klientom poufnych dokumentów tylko dlatego, że Cię o to poprosili; zamiast tego korzystaj z bezpiecznego portalu klienta).

Można również zainstalować oprogramowanie, które używa stale zmieniających się haseł dołączonych do współdzielonych danych, ale, jak już wspomniałem, najlepszym sposobem na ograniczenie wycieków jest zakręcanie kranów.

5. Stworzyć obszerny plan awaryjny na wypadek naruszenia danych

Nawet jeśli pobierzesz całe najlepsze oprogramowanie, zastosujesz wszystkie środki ostrożności i postąpisz zgodnie z powyższymi wskazówkami, nadal istnieje szansa, że zostaniesz zhakowany. Wiem, to jest do bani, ale jest coś, co możesz zrobić na wypadek, gdyby ci się to przydarzyło: bądź przygotowany.

Niezależnie od tego, czy to Ty sam, czy też Ty i zespół ochrony Twojej firmy, upewnij się, że stworzyliście obszerny plan radzenia sobie z wszelkimi naruszeniami bezpieczeństwa. Rutynowo zapoznaj się z wprowadzonymi planami i sprawdź, czy jest miejsce na ulepszenia lub zmiany. Rzeczy, które hakerzy mogą robić, zmieniają się prawie codziennie, więc musisz być o krok do przodu. Nie myśl też, że nie jesteś celem, tylko dlatego, że jesteś małą operacją; e veryone jest celem.

Wniosek

Bycie bezpiecznym nie polega tylko na instalacji określonego programu lub urządzenia.Zapewnienie bezpieczeństwa danych ma wiele wspólnego z czujnością i ostrożnością w odniesieniu do poufnych informacji, zwłaszcza jeśli nie są one Twoje. Skorzystaj z pięciu powyższych wskazówek, aby regularnie wprowadzać techniki bezpieczeństwa danych i ćwiczyć ataki systemowe w celu zidentyfikowania słabych punktów, które mogą się pojawić – jest to najlepszy sposób, aby utrzymać się na szczycie.