Prosta praktyka cyfrowa

przez Aleksandrę DeFelice

Koncepcja Cloud and going paperless istnieje już od pewnego czasu, ale tendencja ta spływa szybciej do mniejszych firm, których właściciele słyszą korzyści od swoich rówieśników.

Cała koncepcja korzystania z chmury i rezygnacji z papieru dojrzała, rozwiązania są dziś lepsze niż pięć lat temu, a wyboru jest więcej, według Johna H. Higginsa, CPA, CITP. Higgins jest doradcą strategicznym w CPA Crossings i współautorem 10 kroków do cyfrowej praktyki w chmurze: Nowe poziomy efektywności przepływu pracy w firmie CPA. Książka ta ma na celu pomóc małym i średnim firmom księgowym, które nie posiadają wszystkich zasobów informatycznych większych firm, wskoczyć na cyfrowy pasmo i ruszyć do przodu, gdy już zaczną.

“Wielu mniejszych praktyków wykonujących pracochłonną pracę zdaje sobie sprawę, że muszą coś zrobić”, powiedział Higgins. “Zarządzali technologią w swojej własnej praktyce przez tak długi czas, ale teraz jest to po prostu zbyt skomplikowane. Muszą rozpocząć outsourcing funkcji IT poprzez wykorzystanie chmury i lepiej wykorzystać swój czas”.

Co to za wstrzymanie?

“Wielu ludzi ciągle ciągnie za sobą i nie widzi pełnej wartości”, powiedział Higgins. “Idea rezygnacji z tradycyjnych procesów jest dla nich przerażająca. Tak się identyfikują – po pracy, którą wykonują. Największą barierą jest niechęć do zmian i strach przed nieznanym, jak odnosi się to do Chmury.”

Poza tym, są zajęci. Mają ograniczone zasoby, zwłaszcza mniejsze firmy, którym brakuje działów IT.

W książce przedstawiono kilka elementów zestawu narzędzi technologicznych CPA, zbioru sprzętu i oprogramowania, które pomogą firmom pracować wydajniej. Nikt nie spodziewa się, że właściciel firmy księgowej pobiegnie do sklepu i zje ciasto na technologii, ale są pewne inwestycje, które stosunkowo szybko pokażą zwrot z inwestycji.

Szybkie hity, według Higginsa, to laptop, stacja dokująca i podwójne monitory, których Higgins był zaskoczony, że niektórzy księgowi nadal nie mają. Choć iPad pozostaje bardziej “urządzeniem konsumpcyjnym” niż prawdziwym narzędziem do wykonywania takich zadań, jak wypełnianie deklaracji podatkowych, nadal jest niezwykle przydatny do przeglądania i dodawania adnotacji do dokumentów oraz do śledzenia w czasie rzeczywistym statusu działalności klientów (i własnego). Niezbędne jest również tworzenie kopii zapasowych online. Podczas gdy zarządzanie dokumentami, portale i zautomatyzowany obieg dokumentów są kluczowymi aplikacjami pozwalającymi na wyeliminowanie papierowej formy dokumentów, duża część wartości jest w integracji, która, jak twierdzi Higgins, ulega poprawie, ale wciąż ma pewne wyboje do naprawienia.

Przygotowanie i szkolenie

Jeśli Twoja firma planuje inwestycję w nowe technologie, mądrze jest zebrać wielofunkcyjny zespół, który określi priorytety. Na przykład, jeśli technologia ma związek z przygotowaniem podatkowym, w skład zespołu powinien wchodzić przygotowujący, recenzent i osoba administracyjna, z których wszyscy odgrywają pewną rolę. Pozwala im to również poczuć, że wnieśli swój wkład w ten proces, co może oznaczać mniejszy opór przy jego realizacji.

Niezależnie od technologii, Higgins zaleca rozmowę z innymi praktykami, którzy korzystają z tych narzędzi, na temat swoich doświadczeń – zarówno pozytywnych, jak i negatywnych. Jeszcze lepiej, odwiedź firmy i obserwuj, jak z nich korzystają. Tylko dlatego, że coś działa dla nich cuda, nie oznacza, że będzie to dotyczyło Twojej firmy.

Zbyt często firmy koncentrują się na narzędziach i nie zwracają uwagi na ludzi lub procesy. Łatwo jest wydać czas i pieniądze na złe rzeczy, powiedział Higgins. Skoncentruj się na nieefektywności procesów i nadaj im priorytet. Wiele organizacji szkoli się, jak korzystać z technologii, ale nie jak ją stosować. I częściej ktoś, kto jest nie informatykiem, powinien odbyć szkolenie, aby mówić tym samym językiem co inni użytkownicy.

W końcu, opracuj plan, żebyś wiedział, dokąd idziesz. Skup się na najbliższych dwunastu do dwudziestu czterech miesięcy, a nie na kolejnych trzech do pięciu lat.

“Nie ma końca twoim wysiłkom, by zautomatyzować praktykę”, pisze Higgins w swojej książce. “Kluczem jest upewnienie się, że poświęcasz swój czas i pieniądze na odpowiednie inicjatywy w odpowiednim czasie.”

Higgins przedstawi na ten temat na Digital CPA: 2012 CPA2Biz Cloud User Conference, która odbędzie się od 28 do 30 października w Waszyngtonie. Wczesna rejestracja ptaków wygasa 13 września i wiąże się z 75 USD zniżki.

O autorze:

Alexandra DeFelice jest starszym menedżerem ds. komunikacji i rozwoju programów w Moore Stephens North America oraz regionalnym członkiem Moore Stephens International Limited, sieci ponad 360 firm księgowych i doradczych z prawie 650 biurami w prawie 100 krajach. Z Alexandrą można się skontaktować pod adresem [chronione wiadomości e-mail].