Proste wskazówki dla księgowości w handlu elektronicznym

E-commerce jest jedną z największych rozwijających się branż na świecie. Największe obecnie firmy, w tym Amazon, Alibaba i Souq, przejmują centra handlowe we wszystkich kategoriach. Elektronika, sprzęt komputerowy, kosmetyki, medycyna, a nawet artykuły spożywcze stały się dostępne online. Do branży napływa dużo kapitału, a jeśli Twoja firma chce skorzystać z tego rozwijającego się sektora, będziesz musiał poznać niuanse księgowości e-commerce.

Co to jest E-Commerce Accounting?

Rachunkowość w handlu elektronicznym obejmuje korzystanie z platformy cyfrowej, do której dostęp mają zarówno kupujący, jak i sprzedający. Właściwe udokumentowanie wszystkich transakcji będzie niezwykle ważne, ponieważ bardzo łatwo jest zapomnieć o tym, co się wydarzyło. Ważne jest, aby zawsze korzystać z oprogramowania księgowego, które może nie tylko rejestrować, ale również analizować transakcje, które mają miejsce.

Metody rachunkowości handlu elektronicznego

Aby zapewnić sprawny przebieg pracy, niezbędny jest wybór właściwej metody księgowania. Istnieją dwie główne metody.

Pierwszy to metoda kasowa. Metoda ta pozwala na zapisywanie transakcji po ich dokonaniu. W związku z tym, kiedy gotówka jest wpłacana lub wypłacana z twoich zasobów finansowych, będzie ona rejestrowana po wystawieniu przez sprzedawcę faktury dla twojego klienta.

Druga metoda, zwana metodą memoriałową, rejestruje transakcje w momencie ich wystąpienia. W związku z tym w momencie, gdy pieniądze opuszczają zasoby finansowe, można rejestrować faktury jako koszty. Nawet jeśli nie opuściły one jeszcze konta klienta, saldo zostanie od razu pokazane do modyfikacji.

Standardowe zadania rachunkowe

Istnieje kilka podstawowych, ale ważnych zadań, które musisz wykonać, aby zapewnić zgodność z wymogami klienta. Usiądź i przedyskutuj formalności, które będą konieczne, jak również sposób, w jaki mogą one pomóc Ci zapewnić, że wszystko będzie przebiegać bez zakłóceń.

Kategoryzowanie transakcji

Kiedy jakieś pieniądze odchodzą lub przychodzą do firmy, muszą być rejestrowane. Korzystanie z cyfrowego portalu księgowego ułatwi zarówno Tobie, jak i każdej firmie e=commerce, z którą współpracujesz, niezawodne śledzenie wszystkich przepływów pieniężnych.

Możesz nawet zgłosić te pieniądze, pobierając oficjalne dokumenty z konta bankowego klienta. Możesz również zdecydować się na użycie najwyższej klasy oprogramowania księgowego, aby stało się to automatycznie. To pomoże Ci pozbyć się kłopotów z ręcznym śledzeniem. Możesz to zrobić ręcznie lub ustawić, aby odbywało się to codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Bez względu na to, co robisz, powinieneś ustawić regularny odstęp czasu pomiędzy księgowością, którą robisz. Może to zależeć wyłącznie od wielkości działalności, którą rejestrujesz każdego dnia, tygodnia lub miesiąca.

Oprócz rejestrowania transakcji, należy je skategoryzować. Należy je zaliczyć do dwóch szerokich kategorii przychodów lub kosztów. Oprogramowanie księgowe w większości przypadków nie kategoryzuje transakcji za Ciebie.

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Aktualizacja zwrotów i zwrotów w książkach

Nie zapominaj, że istnieją również zwroty i obciążenia zwrotne. W handlu elektronicznym, szacuje się, że obciążenia detaliczne osiągnęły 40 miliardów dolarów rocznie w 2018 roku. Ceny zwrotów są jeszcze gorsze. W roku 2016 osiągnęły one wartość 260 miliardów dolarów, a to tylko w USA.

W związku z tym, te dwie kategorie również muszą być skategoryzowane. Przedsiębiorcy zajmujący się handlem elektronicznym muszą się tym natychmiast zająć. Bez kategoryzacji nie można wiedzieć, które przedmioty nie sprzedają się dobrze, a które nie. Bez tej metody nie da się również wyeliminować problemów w łańcuchu dostaw i dostawie. Mając w ręku wiarygodne i dokładne dane, Twoja firma może dokładnie określić swoje oczekiwane marże zysku i w razie potrzeby dokonać strategicznych zmian. Obydwie te metody muszą być podzielone na kategorie: Zwroty i dodatki.

Inne aspekty rachunkowości handlu elektronicznego

To bardzo ważne, aby wyciągi bankowe klientów zgadzały się z ich księgami. Dlatego też uzgodnienie musi być regularnie rejestrowane. Zazwyczaj najlepiej robić to co miesiąc. Dodatkowo, poproś, aby wyciągi finansowe Twojego klienta były wysyłane do Ciebie co miesiąc.

Płatność podatków kwartalnych

W zależności od wielkości biznesu e-commerce, jaki prowadzi Twój klient, będzie on musiał płacić szacunkowe podatki kwartalne. Możesz oszacować wielkość ich firmy na podstawie tego, ile będą zarabiać w ciągu roku, a następnie śledzić, czy płacą podatki od tej kwoty co trzy miesiące.

Składanie podatku od sprzedaży

Jeśli firma Twojego klienta radzi sobie dobrze, może być konieczne złożenie wniosku o podatek od sprzedaży w trybie miesięcznym, kwartalnym, a nawet rocznym. To powinno być jedno z najważniejszych zadań na Twojej liście rzeczy do zrobienia.

Nie chodzi tylko o to, by być czujnym, ale także o to, że czynności związane ze składaniem deklaracji podatkowych są zazwyczaj intensywne. Twój klient będzie musiał najpierw pobrać podatek od sprzedaży. Będą musieli zgłosić, ile pobrali. Dotyczy to również identyfikacji źródła transakcji. Jeśli sprzedają swoje produkty za pośrednictwem wielu kanałów e-commerce, proces ten staje się jeszcze bardziej skomplikowany.

Proces ten może być bardzo efektywny dzięki wykorzystaniu oprogramowania księgowego.

Utrzymanie budżetu

Utrzymanie budżetu jest niezwykle ważne w biznesie e-commerce, ponieważ są one często sezonowe. Nie ma takiego produktu, na który popyt jest duży przez cały rok – nawet w przypadku zszywek, takich jak żywność, będą występować wahania w ciągu roku. Oto kilka zadań związanych z budżetowaniem, które należy polecić klientom, aby uprościć pracę księgową.

Planowanie inwentaryzacji

Nadmiar lub niedobór zapasów jest jednym z głównych problemów w handlu detalicznym. Niezależnie od tego, czy jest to sklep z cegieł i zaprawami, czy też firma internetowa, problem ten nigdy nie zniknie. Jednakże, jeśli robi się to regularnie, księgowość znacznie łagodzi ten problem. Planowanie zapasów może uchronić Cię przed wydaniem zbyt dużej lub zbyt małej ilości pieniędzy i tym samym rozczarowaniem klientów lub inwestorów.

Kontrola przepływu środków pieniężnych

Musisz sprawdzać przepływy pieniężne w firmie co miesiąc. Jeśli stosujesz metodę memoriałową, może się wydawać, że masz dużo na papierze, ale nie w rzeczywistości. Jeśli jednak korzystasz z metody kasowej, będziesz dokładnie śledzić swoje środki pieniężne w kasie.

Wskazówki dotyczące rachunkowości dla handlu elektronicznego

Pamiętając o tych wskazówkach, będziesz w stanie efektywnie pracować z biznesem e-commerce i pozostać konkurencyjnym w tej szybko rozwijającej się przestrzeni.

Zakup

Większość firm zajmujących się handlem elektronicznym regularnie kupuje towary od tych samych dostawców. Zazwyczaj są one opłacane w momencie ich zakupu lub krótko po ich dostarczeniu do klienta. W kilku przypadkach jednak, za towar można zapłacić po otrzymaniu faktury od dostawcy.

Sprawdzanie produktów

Po sfinalizowaniu zamówienia, klient musi wypełnić formularz online w celu jego potwierdzenia. W kilku przypadkach klient może otrzymać płatność w tym czasie. W rzeczywistości, jest to najlepszy sposób na złożenie zamówienia przez klienta. W ten sposób nie musisz się martwić o wydanie im reszty przy odbiorze. Zachęcaj swoich klientów do bezgotówkowych zakupów. Przełącz opcję płatności cyfrowej na domyślną.

Wysyłka

Przed wysyłką należy odebrać płatności za produkt. Należy pamiętać, że aby firma mogła się rozwijać, bardzo ważne jest pobieranie płatności za dostawę przed jej dokonaniem. Przepływ gotówki do firmy wysyłkowej nie powinien być przerywany.

Wskazówki dotyczące sezonu podatkowego

Integracja oprogramowania księgowego ze sklepem internetowym

Zawsze należy podłączyć oprogramowanie księgowe do sklepu internetowego. To zwalnia Cię z ręcznej odpowiedzialności za rejestrowanie każdej transakcji. Jeśli masz problem lub usterkę w księgach, zawsze możesz wrócić do swojego banku.

Rachunki rozliczeniowe

Oprogramowanie księgowe pozwala na podłączenie konta bankowego do Twojej firmy. Pozwoli to na automatyczne synchronizowanie i pobieranie wszystkich Twoich transakcji. Dzięki temu oszczędzasz na ręcznym wprowadzaniu transakcji bankowych, a tym samym wiele godzin i czasu pracy. Jest to bardzo pomocne przy uzgadnianiu kont.

Częste aktualizowanie ustawień podatkowych

Musisz aktualizować ustawienia podatkowe zgodnie z krajami, w których działają Twoi klienci i wysyłać je do nich. W większości przypadków, ustawienia podatkowe są konfigurowane w oparciu o kraje, w których działasz. To działa na krótką metę. Jednak w miarę rozwoju firmy, ustawienia podatkowe powinny być sprawdzane wszędzie tam, gdzie wysyłane są przesyłki. Ma to na celu upewnienie się, że Twój klient nie łamie nieumyślnie żadnych przepisów.

Zachowanie śladu terminów

Terminy muszą być dotrzymane. Jeśli nie, będą mieli tendencję do podkradania się do ciebie. Jeśli pracujesz w USA, sprawy są proste przy dotrzymywaniu terminów płatności podatków. Musisz złożyć wniosek na czas, w przeciwnym razie zostaniesz spoliczkowany karami pieniężnymi.

Stosując się do tych prostych wskazówek i stosując odpowiednie oprogramowanie, będziesz mógł zaoferować większą wartość swoim klientom e-commerce lub skutecznie włamać się do niszy księgowości e-commerce.

Powiązane artykuły

Jak zautomatyzować małą firmę

Twoje perspektywy legislacyjne dotyczące podatku od sprzedaży na rok 2020