Przekształcanie zawartości komórek w wielu wierszach w kolumny w programie Excel

Czasami w programie Excel można spotkać się z sytuacją, w której każda komórka zawiera wiele linii danych. Ręczne wpisywanie kilku rekordów nie jest wielkim zadaniem, ale co zrobić, jeśli masz dziesiątki lub setki rekordów w tym formacie? W tym artykule wyjaśnię kilka prostych technik, które mogą pomóc w szybkiej pracy nad przekształceniem tych danych w kolumny.

Pierwszym krokiem w procesie jest użycie funkcji SUBSTYTUTUTE w celu zastąpienia niedrukującego znaku nowej linii innym znakiem. Musisz użyć formuły, ponieważ funkcja Znajdź i zamień w Excelu nie pozwala na zastąpienie niedrukujących znaków, takich jak nowe wiersze. W szczypcie, możesz użyć Worda, aby przeprowadzić takie zamiany, ale jest to łatwe w użyciu PODSTAWA.

Funkcja SUBSTITUTE posiada cztery argumenty:

  • tekst – W tym przypadku tekst będzie komórką, która zawiera znaki nowej linii
  • old_text – Funkcja CHAR Excela może wygenerować niedrukowalny znak nowego wiersza
  • new_text – Lubię używać symbolu | (często nazywanego symbolem rury) jako niepowtarzalnego identyfikatora w miejsce znaku nowej linii. Symbol ten zazwyczaj pojawia się nad klawiszem na klawiaturze.
  • instance_num – Jest to opcjonalny argument, który w tym przypadku pominę, ponieważ chcę zastąpić wszystkie znaki nowej linii symbolem rury. Gdybym umieścił tutaj liczbę, tylko ta ilość znaków nowej linii zostałaby zastąpiona.

Funkcja CHAR Excela ma tylko jeden argument, w którym wskazuje się numer znaku, który ma być zwrócony. Znaki nowej linii to numer 10, więc użyję CHAR(10) do wskazania nowej linii. Tutaj znajduje się wykres wszystkich symboli znaków .

Teraz jestem gotowy do wprowadzenia formuły do komórki B1. Kliknij na komórkę B1, a następnie kliknij dwukrotnie na uchwyt do wypełniania w prawym dolnym rogu komórki, aby skopiować formułę przez komórkę B5. Funkcja SUBSTITUTE pobiera dane z oryginalnego wyświetlacza w wielu wierszach i umieszcza je w jednym wierszu, z symbolem | pomiędzy danymi, które były w każdym wierszu.

Teraz wybierz komórki B1 do B5, a następnie naciśnij Ctrl-C, aby skopiować zakres do schowka. Kliknij prawym przyciskiem myszy na komórkę B1, wybierz opcję Wklej specjalne, a następnie Wartości. Pozostaw komórki od B1 do B5 zaznaczone, a następnie wybierz Dane, a następnie Tekst do Kolumn.

Wybierz opcję Delimited, a następnie kliknij Next. Następnie wybierz Inne, a następnie wpisz symbol |. Możesz wyczyścić pole wyboru Tab, lub pozostawić je kliknięte – nie będzie to miało żadnego wpływu, jeśli Twoje dane nie zawierają znaków tabulatora. Kliknij przycisk Zakończ, aby zakończyć działanie kreatora. Dane zostaną teraz przekształcone w kolumny

.