Przewodnik księgowego po podatku od sprzedaży on-line – część 2

Tak jak sprzedaż za pośrednictwem internetowych sprzedawców detalicznych drastycznie zmieniła sposób, w jaki Twoi klienci prowadzą działalność, tak samo zmienił się sposób myślenia księgowych o podatku od sprzedaży ich klientów i zarządzania nim.

W części 2 tego przewodnika przedstawiamy sposób, w jaki sprzedający z Amazonii zarządzają podatkiem od sprzedaży i niektóre komplikacje, które mogą napotkać Twoi klienci.

Realizacja przez Amazonkę

Amazon stworzył jedną z najbardziej zaawansowanych sieci fulfillmentowych na świecie. Dzięki Fulfillment by Amazon (FBA), produkty są przechowywane w centrach fulfillmentowych Amazon w całych Stanach Zjednoczonych. Usługi Fulfillmentu oferowane przez Amazon obejmują te główne usługi:

  • Magazynowanie lub składowanie zapasów
  • Realizacja zamówienia
  • Pobieranie i pakowanie zapasów
  • Wysyłka
  • Obsługa klienta i zarządzanie zwrotami

Jak to wpływa na obowiązek poboru podatku od sprzedaży przez Twojego klienta? Jak wspomniano w części 1, jednym z kryteriów ustanowienia nexusu w danym stanie jest posiadanie produktu przechowywanego w tym stanie. Posiadanie nexusu w danym stanie oznacza, że Twój klient musi zarejestrować się w stanowym Departamencie Dochodów, aby pobierać i odprowadzać podatek od sprzedaży w tym stanie.

Zastanówmy się, w jaki sposób Twój klient może najlepiej zarządzać swoim zaangażowaniem podatkowym podczas uczestnictwa w Fulfillment by Amazon. Sieć Amazon’s fulfillment center obejmuje następujące stany, począwszy od niniejszego pisma. W niektórych przypadkach, państwo posiada magazyny fulfillmentowe, podczas gdy w innych, państwo posiada centra sortowania. Obecnie istnieje 27 stanów, które mają kombinację obu, w tym:

  1. Arizona
  2. Kalifornia
  3. Kolorado
  4. Connecticut
  5. Delaware
  6. Floryda
  7. Gruzja
  8. Illinois
  9. Indiana
  10. Kansas
  11. Kentucky
  12. Maryland
  13. Massachusetts
  14. Michigan
  15. Minnesota
  16. Nevada
  17. New Hampshire
  18. New Jersey
  19. Karolina Północna
  20. Ohio
  21. Pensylwania
  22. Karolina Południowa
  23. Tennessee
  24. Teksas
  25. Wirginia
  26. Washington
  27. Wisconsin

Sprzedawcy w handlu elektronicznym muszą być świadomi zasad obowiązujących w każdym z tych państw.Na przykład, niektóre stany, takie jak Pensylwania, uważają, że usługi realizacji zamówień publicznych podlegają opodatkowaniu. Inne stany nie są tak jasne, co pośrednio wskazuje w sondażach, że usługi FBA świadczone przez Amazonię są działalnością tworzącą powiązania. Wiele innych stanów twierdzi, że każda działalność, która otwiera lub napędza istniejący rynek, tworzy nexus dla sprzedawcy.

Jak Amazon pobiera podatek od sprzedaży

Amazon pobiera podatek od sprzedaży we wszystkich 45 stanach, które mają podatek od sprzedaży, również w Dystrykcie Columbia i Puerto Rico, oraz w niektórych lokalnych jurysdykcjach. Podlegające opodatkowaniu przedmioty sprzedawane za pośrednictwem Amazon są opodatkowane na podstawie całkowitej ceny sprzedaży danego przedmiotu.

Cena ta obejmuje kilka elementów, w tym przesyłkę na poziomie artykułu, przeładunek i opłaty frachtowe, rabaty na poziomie artykułu oraz opłaty za zapakowanie prezentów. Na poziomie zamówienia istnieje również podział kosztów wysyłki i obsługi oraz rabatów.

Wakacje podatkowe dotyczące sprzedaży

Urlop podatkowy od sprzedaży jest okresem przejściowym, w którym państwowy podatek od sprzedaży nie jest pobierany lub płacony od kwalifikujących się pozycji. Istnieją dwa główne rodzaje dni wolnych od podatku od sprzedaży: pierwszy z nich zazwyczaj poprzedza początek roku szkolnego, co pozwala konsumentom na zakup przedmiotów edukacyjnych, takich jak odzież, komputery i przybory szkolne wolne od podatku. Drugie jest zwykle zaplanowane przed rozpoczęciem spodziewanego sezonu huraganowego i pozwala konsumentom na zakup artykułów związanych z przygotowaniem na wypadek huraganu w sposób wolny od podatku.

Państwa zapewniają również wakacje podatkowe od sprzedaży, aby zachęcić do efektywności energetycznej, świętować drugą poprawkę i nie tylko. Amazon uczestniczy w świętach podatkowych od sprzedaży, więc należy mieć świadomość, że w tych okresach, jest to niezgodne z prawem, aby naliczać państwowy podatek od sprzedaży kwalifikujących się towarów w kwalifikujących się państwach. Jednakże czasami obowiązują lokalne podatki od sprzedaży.

Zarządzanie zwrotami i zwolnieniami

Całkowita kwota podatku od sprzedaży nałożonego na zamówienie zależy od szeregu czynników, w tym rodzaju nabywanego produktu, przepisów dotyczących podatku od sprzedaży na statku-na-adres, a także od tego, komu towar jest sprzedawany. Niektórzy nabywcy są uznawani za zwolnionych z podatku od sprzedaży.

Jeśli Twoi klienci są zapisani do programu Amazon FBA, zgodność z przepisami podatkowymi Amazon obejmuje zarządzanie zwrotami i obsługę nabywców zwolnionych z podatku.

Aby otrzymać zwrot podatku od sprzedaży w danym stanie, nabywca musi przedłożyć sprzedawcy dokumentację zwolnienia podatkowego dla tego stanu. Jeśli Twój klient nie jest zapisany do programu Amazon FBA, ale prowadzi sprzedaż online, może znaleźć klientów kontaktujących się z nim bezpośrednio w celu uzyskania zwrotu podatku od sprzedaży.

Zwolnieni nabywcy

Niektórzy nabywcy są zwolnieni z podatku od sprzedaży, na przykład organizacje non-profit lub inne uznane grupy charytatywne, religijne lub edukacyjne. Jeśli Twój klient sprzedaje swoje produkty organizacjom zwolnionym z podatku od sprzedaży, muszą one prawidłowo zbierać i utrzymywać certyfikaty zwolnienia.

Często zdarzają się komplikacje związane ze świadectwami zwolnienia, takie jak zmiana nazwy lub numeru rejestracyjnego firmy przez nabywcę, lub niewielkie rozbieżności w nazwie firmy. Możesz pomóc swoim klientom z e-commerce w znalezieniu procesu, który pozwoli na zachowanie i utrzymanie dokładnych certyfikatów zwolnienia. Słaba dokumentacja może spowodować poważne problemy, jeśli Twój klient jest kiedykolwiek audytowany.

Najlepsze praktyki: Prowadzenie dokumentacji i unikanie audytu

Twoi klienci, którzy są sprzedawcami w handlu elektronicznym, mają szczególne obciążenie w prowadzeniu ewidencji podatku od sprzedaży, ponieważ zazwyczaj przeprowadzają transakcje w więcej niż jednym państwie. Muszą oni utrzymywać licencje na podatek od sprzedaży nie tylko tam, gdzie mają swoją siedzibę, ale również w tych stanach, w których mają powiązania. Jeśli nie będą uważnie śledzić zasad, które mają zastosowanie do każdej transakcji w każdym stanie, w którym prowadzą działalność gospodarczą, sprzedający postawią się przed poważnymi problemami związanymi z odpowiedzialnością.

Jest to potrzeba zarządzania tak wielu ruchomych części, które dostać sprzedawców w kłopoty i zrobić to, co może być numerem jeden błąd w sprzedaży-księgowości: Oni po prostu nie płacą tego, co są winni komu są winni.

Aby uniknąć popełnienia tego największego błędu w księgowości podatku od sprzedaży, oto kilka podstawowych wskazówek dla Twoich klientów:

  • Dla każdego stanu, w którym wymagany jest pobór podatku od sprzedaży, należy założyć oddzielne rachunki i upewnić się, że zgłoszenie jest dokonywane w terminie.
  • Upewnij się, że posiadasz zezwolenia na sprzedaż w każdym stanie, który tego wymaga, ale nie pobieraj podatków w stanach, w których nie jesteś do tego zobowiązany.
  • Prawidłowo ewidencjonować zobowiązania podatkowe na koncie każdego państwa, śledzić każdą przychodzącą i wychodzącą transakcję oraz przekazywać podatki do właściwych państw. Przekazywanie ich do niewłaściwych stanów i zaniedbywanie zapłaty na rzecz stanów, które są Ci rzeczywiście należne, może prowadzić do kar.
  • Dokładnie śledź i dokumentuj każdą płatność, w tym zwroty, i uzgadniaj salda za każdym razem, gdy przekazujesz płatność do państw, którym należne są podatki.
  • Często przeglądaj swoją dokumentację podatkową dotyczącą sprzedaży, aby upewnić się, że jest ona prawidłowo zarządzana. Władze podatkowe oczekują przestrzegania przepisów, a nie wymówek.
  • Jeśli dobrowolnie uzyskasz zezwolenie w danym stanie, upewnij się, że pobierasz podatki i dokonujesz zwrotów i płatności w tym stanie.
  • Upewnij się, że Twoje konto nie gromadzi zebranych podatków. Czasami powinno być puste, ponieważ zapłaciłeś podatki.
  • Nie pozwól, aby interes prowadzenia ksiąg podatkowych spadł na boczny tor. Unikaj największego błędu ze wszystkich – nie płacenia tego, komu powinieneś, kiedy powinieneś – i bólu głowy, który z tym wiąże się.

Jeśli Ty lub Twój klient nigdy wcześniej nie przechodziliście przez audyt podatkowy, może to być zniechęcające. Średni audyt trwa zazwyczaj od 30 do 45 dni, a audytorzy mogą być na miejscu przez dwa do czterech tygodni.

Zdolność Twojego klienta do udowodnienia, że pobrał i przekazał odpowiednią kwotę podatku jest krytyczna dla tego procesu.