QBO Versus Xero na temat bankowości i uzgodnień

W tym artykule zagłębię się w to, jak Quickbooks Online i Xero kategoryzują/pokreślają i weryfikują transakcje. Ogólnie rzecz biorąc, kiedy po raz pierwszy zaczynasz pracę z transakcjami, wierzę, że Xero wychodzi na przeciw, ale po kilku miesiącach uzgadniania, czuję, że różnice w szybkości między nimi nie byłyby na tyle znaczące, aby uzasadniać przejście z jednej do drugiej.

Jednak – i jest jeszcze jedna wielka rzecz, która przekonałaby mnie , aby przejść z jednego systemu na drugi, to jak działa oprogramowanie.

Na przykład, w czasach komputerów stacjonarnych, to właśnie tutaj QuickBooks Desktop wyraźnie wygrał dla mnie. W Kanadzie dwie duże firmy to Sage i QuickBooks Desktop, a ja nigdy nie mogłem sobie wygodnie poradzić z pracą w Sage. Był on zbyt sztywny jak na moje upodobania, a nie tak intuicyjny i wyrozumiały jak QuickBooks Desktop.

We wczesnych dniach oprogramowania do księgowości w chmurze miałem też swoje preferencje, a QuickBooks Online nie był moim ulubionym oprogramowaniem do pracy z. Ostatnio jednak czuję, że przebyły one długą drogę, a oprogramowanie jest teraz o wiele łatwiejsze w użyciu i ma więcej funkcji.

Na pierwszy rzut oka, miałem zastrzeżenia co do pracy z Xero. Ale po faktycznym użyciu systemu, szybko zrobiło na mnie wrażenie i poczułem, że rozumiem oprogramowanie.

Objaśnianie QuickBooks Online i stron bankowych Xero

Chociaż zarówno QuickBooks Online jak i Xero mają strony bankowe, nie działają one tak samo.

QuickBooks

W QuickBooks Online dostępne są następujące karty:

  • Do wglądu : Importowane transakcje bankowe (czy to poprzez zasilenie bankowe, czy też wgranie pliku), które nie zostały jeszcze skategoryzowane i wprowadzone do systemu QuickBooks (a więc nie mają żadnego wpływu na salda/raporty konta).
  • W QuickBooks : Importowane transakcje bankowe, które zostały skategoryzowane i wprowadzone do systemu QuickBooks (co ma wpływ na salda/raporty konta).
  • : W systemie QuickBooks

  • Excluded : Importowane transakcje bankowe, które nie zostały wprowadzone do systemu Quickbooks (przypuszczalnie dlatego, że są to podwójne transakcje).
  • : Importowane transakcje bankowe, które nie zostały wprowadzone do systemu Quickbooks (przypuszczalnie dlatego, że są duplikatami transakcji).

Pomiędzy wszystkimi trzema zakładkami znajdują się wszystkie importowane transakcje na wyciągach bankowych.

Xero

W Xero, masz następujące zakładki:

  • Reconcile : Importowane transakcje bankowe (czy to poprzez zasilenie bankowe, czy też wpłatę pliku), które nie zostały jeszcze skategoryzowane i wprowadzone do systemu Xero (a więc nie mają wpływu na salda/raporty twojego konta). Jeśli istnieją pasujące transakcje, są one pokazane w prawej kolumnie. Podobnie, jeśli istnieją reguły bankowe tworzone przez użytkownika lub sugerowane poprzednie wpisy, to zostaną one również pokazane w prawej kolumnie.
  • Kodowanie gotówki : Widok podobny do arkusza kalkulacyjnego w zakładce Reconcile , gdzie można łatwo sortować i grupować transakcje.
  • :

  • Wyciągi bankowe : Pełna historia importowanych transakcji bankowych, bez względu na to, czy zostały one dopasowane do wprowadzonych transakcji (uzgodnionych), czy nie, oraz czy zostały one usunięte, czy też nie.
  • : Pełna historia przywożonych transakcji bankowych, niezależnie od tego, czy zostały one dopasowane do wprowadzonych transakcji (uzgodnionych), czy też nie, oraz niezależnie od tego, czy zostały one usunięte, czy też nie.

  • Transakcje na rachunku : Pełna historia wprowadzonych transakcji, niezależnie od tego, czy zostały one dopasowane do transakcji importowanych (uzgodnionych) czy nie.
  • : Pełna historia wprowadzonych transakcji, niezależnie od tego, czy zostały one dopasowane do transakcji importowanych (uzgodnionych) czy nie.

Zakładki Reconcile and Cash Coding pokazują nieskategoryzowane (nierozliczone) transakcje na wyciągach bankowych, zakładka Wyciągi bankowe pokazuje wszystkie transakcje na wyciągach bankowych, a zakładka Transakcje na Rachunku pokazuje wszystkie transakcje wprowadzone do Xero.

Różnice

Dwie duże różnice między QuickBooks Online i Xero, które mnie wyróżniają, to te:

  1. Zakładka Reconcile w Xero daje jasny pogląd na to, co jest importowane, a co w systemie, ponieważ lewa kolumna pokazuje transakcje na wyciągach bankowych, podczas gdy prawa pokazuje wprowadzone transakcje.
  2. Zakładka Wyciągi bankowe i Transakcje na rachunku w Xero dają pełną historię swoich transakcji (importowane transakcje bankowe i wprowadzone transakcje). QuickBooks Online pokazuje tylko transakcje na wyciągach bankowych wśród swoich trzech zakładek.

Oznacza to, że nie musisz opuszczać strony Xero Banking, aby uporządkować swoje transakcje, natomiast w QuickBooks Online musisz przejść do rejestru (który nazywa się Account History ), aby uzyskać pełną historię wszystkich transakcji wprowadzonych do QuickBooks.

Kategoryzacja transakcji

Zarówno QuickBooks Online, jak i Xero działają z założeniem, że importujesz transakcje z wyciągami bankowymi, zarówno poprzez kanał bankowy, jak i wgrany plik. Dzięki tym transakcjom z wyciągami bankowymi możesz albo dodać transakcję do swojego systemu, albo dopasować ją do transakcji już w nim istniejących. Oboje używają reguł wygenerowanych przez system, aby spróbować odgadnąć transakcję, jeśli nie znajdą zgodności z istniejącą transakcją, a także pozwalają użytkownikowi na stworzenie reguł do wstępnego wypełniania transakcji.

Ogólnie rzecz biorąc, obie pracują tak samo, ale wykonanie różni się.

QuickBooks

QuickBooks posiada swoją zakładkę For Review , która pokazuje pojedynczy widok tabelaryczny wszystkich nieskategoryzowanych transakcji wyciągami bankowymi.

Jeśli dojdzie do dopasowania, transakcja zostanie podświetlona na zielono i poda kilka szczegółów dotyczących dopasowania transakcji. Jeśli klikniesz na transakcję, zobaczysz jeszcze kilka szczegółów, jak np. ID faktury za pasującą transakcję.

W przypadku pojedynczego dopasowania do istniejącej transakcji, zostanie ona wyświetlona jako zielona, natomiast w przypadku wielokrotnego dopasowania, zostanie ona wyświetlona jako szara.

Jeśli system sugeruje wpis oparty na wcześniejszych transakcjach lub regule, którą utworzyłeś, zostanie on wyświetlony jako zielony. Jeśli odgadniesz, jaka jest kategoria transakcji, zostanie ona wyświetlona jako czarna.

Zasadniczo, QuickBooks Online zawsze odgaduje właściwą odpowiedź i stara się kolorować kod w oparciu o jego poziom pewności siebie.

W QuickBooks Online znajduje się prosty przewodnik po tym, jak kategoryzować transakcje, na który polecam zwrócić uwagę.

Xero

Xero posiada dwie zakładki uzgadniające transakcje, zakładkę uzgadniającą oraz zakładkę Kodowanie środków pieniężnych .

Tablica

Zakładka “Uzgodnienie” dzieli stronę na dwie kolumny, przy czym transakcje na wyciągach bankowych znajdują się po lewej stronie, a transakcje wprowadzone do Xero po prawej. Jeśli nie ma transakcji wprowadzonych do Xero, które wydają się być zgodne z transakcjami na wyciągach bankowych, 1) będzie pusta, lub 2) Xero zasugeruje transakcję na podstawie wcześniejszych wpisów, lub 3) Xero zasugeruje transakcję na podstawie reguły stworzonej przez użytkownika.

W ten sposób Xero wskazuje status transakcji:

  • Jeśli jest mecz, transakcja zostanie podświetlona na zielono w Xero.
  • Jeśli jest to sugerowany wpis oparty na regule, dokona on transakcji w kolorze Xero Blue i pokaże nazwę reguły (i można kliknąć na transakcję, aby pokazać więcej szczegółów).
  • Jeśli jest to sugerowany wpis oparty na poprzednim wpisie, wypełni on wstępnie formularz transakcji dla Ciebie.
  • Jeśli nie ma sugerowanego wpisu lub dopasowania, formularz transakcji pozostanie pusty.

Aby zobaczyć mecze i sugerowane wpisy, możesz iść wesoło na swojej drodze i kliknąć OK, OK, OK. W przypadku wpisów, których system nie może rozgryźć, należy wypełnić formularz transakcji i kliknąć OK.

Zakładka Cash Coding pokazuje podobny do arkusza kalkulacyjnego widok wszystkich Twoich transakcji. Jeśli utworzyłeś reguły, to będzie ona pokazywać sugerowane wpisy (ale nie będzie pokazywać sugerowanych wpisów opartych na poprzednich transakcjach). Widok ten pozwala na łatwą kategoryzację transakcji, a nawet na stosowanie reguł grupowych.

Różnice

W tym przypadku główną różnicą jest dla mnie to, że QuickBooks Online działa z założeniem, że zawsze ma dla ciebie odpowiedź, podczas gdy Xero jest bardziej konserwatywny w swoim podejściu. Z QuickBooks Online, można dość łatwo zaakceptować wszystkie transakcje, lub po prostu dalej klikać na Dodaj lub Dopasuj. QuickBooks Online posiada również przycisk Recognized , który pokazuje tylko te transakcje, które są zielone, które mają tylko jedno dopasowanie, lub które są sugerowane na podstawie poprzednich wpisów.

Ponieważ Xero nie sugeruje wpisów do transakcji, których wcześniej nie widziało, czuje się, jakbyś mniej korygował błędy w Xero niż w QuickBooks Online. Z Xero czuję się też, jakbym bardziej świadomie przyglądał się i akceptował transakcje, zwłaszcza ze względu na sposób ich wyświetlania, z wyraźnym rozdzieleniem tego, co jest na wyciągu bankowym i tego, co zostało wprowadzone do systemu.

Kodowanie gotówkowe to kolejna oczywista różnica. Xero ma do tego dedykowaną zakładkę, a QuickBooks Online nie. Mimo, że QuickBooks Online nie ma osobnej zakładki, w rzeczywistości może zrobić większość tego, co Xero potrafi, jeśli chodzi o kategoryzowanie transakcji w partiach. Jednakże, QuickBooks Online nie pozwoli ci na to:

  • Partia kategoryzuje tak wiele szczegółów, jak opis i odniesienie (które Xero będzie)
  • Stosowanie zasad bankowych
  • Zaproponuj jak najwięcej wierszy danych na ekranie (nie są to wiersze danych, które możesz oglądać podczas przewijania, ale wiersze danych, które możesz zobaczyć na jednej stronie bez przewijania)

Chociaż zasady mogą wydawać się takie same zarówno w QuickBooks Online, jak i Xero, Xero oferuje większy stopień kontroli nad tym, czego należy szukać w transakcji, a także nad tym, jak ją skategoryzować.

Uzgodnienie i weryfikacja

Pojednanie jest trochę trudnym terminem do przypięcia w świecie online. Zazwyczaj to, co większość rozwiązań programowych nazywa uzgadnianiem, to przetwarzanie importowanych transakcji bankowych, niezależnie od tego, czy kategoryzujesz je i tworzysz nowe transakcje, dopasowujesz je do istniejących, czy też usuwasz.

W świecie komputerów stacjonarnych, uzgodnienie było dopasowanie transakcji w oprogramowaniu księgowym do tych w wyciągu z konta bankowego.

Odkąd online umożliwił łatwy import transakcji wyciągami bankowymi, linie stały się nieco zamazane.

Aby mieć jasność co do tego, czym się zajmuję, przejdę do terminologii większości programów księgowych online, dla których uzgadnianie oznacza przetwarzanie importowanych wyciągów bankowych. Zdefiniuję więc weryfikację jako proces zapewnienia, że te wpisy i salda w oprogramowaniu księgowym odpowiadają tym, które znajdują się na wyciągach bankowych (niezależnie od tego, czy jest to kopia papierowa czy cyfrowa).

QuickBooks

Zarówno QuickBooks Online, jak i Xero mają sposoby na weryfikację transakcji, ale uważam, że QuickBooks Online ma bardziej uporządkowaną metodę. Jeśli kiedykolwiek używałeś QuickBooks Desktop, to w zasadzie jest to ta sama metoda. Twoje wypłaty (kredyty) są po lewej stronie, a wpłaty (debety) po prawej stronie.

Jeśli użyłeś zakładki For Review na stronie QuickBooks Online Banking do przetwarzania importowanych transakcji, to większość z nich powinna być dla Ciebie wstępnie rozliczona (rozliczona, co oznacza, że zweryfikowałeś, że transakcja w Twoim programie księgowym pasuje do transakcji na wyciągu bankowym).

Na dole, pokaże Ci całkowitą kwotę wypłat i wpłat, jak również początkowe i końcowe saldo. Jeśli istnieje różnica między saldem końcowym a saldem końcowym na wyciągu bankowym, zobaczysz różnicę.

Jeśli masz tylko jedną nieprawidłową transakcję, zazwyczaj łatwo jest znaleźć to, co poszło źle. Jeśli masz wiele transakcji, ten ekran weryfikacyjny niekoniecznie jest najbardziej pomocny. Jednakże, podoba mi się ten ekran, ponieważ pomaga określić moment w czasie, kiedy salda pomiędzy Twoim oprogramowaniem księgowym a wyciągiem bankowym są zgodne. Ponieważ weryfikacja jest zapisywana w systemie, możesz wrócić i zobaczyć, kiedy Twoje salda przestały się synchronizować.

Narzędziem, które prawdopodobnie jest łatwiejsze w użyciu jest widok Historia konta , do którego można przejść przechodząc na stronie Plan kont i klikając na Historię konta. Pozwoli to na przeglądanie wszystkich Twoich transakcji wprowadzonych do programu. Z tego widoku możesz wyczyścić transakcje, jak również je usunąć i dodać. Domyślnie widok jest ustawiony na dwie linie, gdzie możesz zobaczyć rachunki, które zostały obciążone i uznane.

Ale jeśli chcesz dowiedzieć się, kiedy Twoje saldo przestało być zsynchronizowane, możesz zmienić widok, aby pokazać salda bieżące i tylko jedną linię. Dzięki temu łatwo będzie wykonać szybkie skanowanie. Uważam, że jest to najprostszy sposób na zbadanie, co poszło nie tak z uzgodnieniem.

Xero

W Xero weryfikujesz swoje transakcje przechodząc do Raportu Uzgodnienia .

Domyślnym widokiem jest zakładka Bank Reconciliation Summary , która, jeśli wszystko jest A-OK, nie pokazuje wiele. Pokazuje ono saldo w Xero, a następnie saldo wyciągu (bankowego). Jednakże, jeśli masz rozbieżności, zobaczysz, co jest nie tak. Dostaniesz listę:

  • Nieuregulowane płatności
  • Nieuregulowane rachunki
  • Nie uzgodnione wiersze wyciągów bankowych

Widok, który wolę widzieć to zakładka Wyciąg bankowy , która podaje saldo otwarcia i zamknięcia.

Jako że zapewnia to płynną równowagę, pomaga mi zlokalizować miejsca, w których salda wyszły z synchronizacji. Zwróć uwagę, że te transakcje są transakcjami na wyciągach bankowych, więc niekoniecznie są one tym, co zostało wprowadzone w Xero. Jeśli została ona dopasowana do transakcji wprowadzonej do Xero, w kolumnie Reconciled powie “Tak”. (Jedna rzecz, o której musisz pamiętać to to, że aby zobaczyć wszystkie szczegóły, musisz kliknąć na Wide View. )

Źródłem większości transakcji będzie Auto (jeśli używasz kanału bankowego) lub Import (jeśli wgrałeś plik z wyciągiem bankowym). Ale jeśli jest to transakcja, którą wprowadziłeś ręcznie do Xero, a następnie uzgodniłeś, zostanie ona zakwalifikowana jako manualna. Oznacza to, że dodałeś go ręcznie do listy transakcji z wyciągami bankowymi, zamiast importować go poprzez wgranie pliku lub zasilenie konta bankowego.

Ostatni widok to Wyjątki dotyczące oświadczeń . Są to wszelkie transakcje, które były na wyciągu bankowym, ale które zostały usunięte.

Za pomocą dowolnego widoku możesz opublikować raport, który następnie zapisze go na Twojej liście raportów, pozwalając Ci cofnąć się w czasie i zobaczyć, kiedy Twoje salda były zsynchronizowane.

Kiedyś wyciąg z rachunku bankowego był sposobem, w jaki przeczesywałem transakcje w celu wykrycia błędu, ale teraz stwierdzam, że zazwyczaj mogę osiągnąć ten sam cel poprzez zakładkę Wyciąg bankowy na stronie bankowej .

W tym widoku można zobaczyć dokładnie to samo, co w zakładce Wyciąg z konta bankowego , która znajduje się w Raporcie uzgadniającym . Mają one tę samą nazwę, więc jest to trochę mylące, ale jeden jest raportem, który nie pozwala na wertowanie w dół do transakcji, podczas gdy drugi jest interaktywną listą, którą można kliknąć, aby wertować w dół do transakcji, wyszukać je, usunąć je i przywrócić.

Istnieją również dwa widoki, jeden z nich to Linie wyrażeń (jest to widok, który zdecydowanie preferuję i który można zobaczyć na powyższym zrzucie ekranu) oraz Linie wyrażeń . Powodem, dla którego preferuję widok Wypowiedzi w wierszach jest to, że zapewnia on bieżące saldo i interakcję z transakcjami. Widok Wyciągów pokazuje tylko salda w dniach, w których importowałeś transakcje (co, jeśli używasz kanału bankowego, może oznaczać każdy dzień).

Zakładka Xero Strona Bankowa Transakcje na rachunku pokazuje wszystkie transakcje, które zostały wprowadzone do Xero, niezależnie od tego, czy zostały one uzgodnione, czy nie.

Możesz kliknąć na dowolną transakcję, aby się do niej przewiercić, najechać kursorem myszki na transakcje, które mają załączniki, aby zobaczyć podgląd (jeśli jest to obrazek), posortować transakcje według nagłówka kolumny, wyszukać transakcje, dodać nowe transakcje, usunąć transakcje i pogodzić transakcje.

Różnice

W Xero transakcje na wyciągach bankowych znajdują się w zakładce Wyciągi bankowe, a transakcje, które zostały wprowadzone do programu w zakładce Transakcje na rachunku. Obie zakładki znajdują się w zakładce Wyciągi bankowe. Przechodząc tam i z powrotem pomiędzy tymi zakładkami, w każdej chwili mogę zweryfikować stan rachunku, zidentyfikować nierozliczone transakcje, a także zazwyczaj łatwo zidentyfikować duplikaty wpisów.

Gdybym chciał mieć sprawozdanie i dokonać weryfikacji transakcji, udałbym się do Raportu Uzgodnień z Bankiem i obejrzał salda, zaległe transakcje i nie uzgodnione transakcje na wyciągach bankowych. Stamtąd mógłbym opublikować raport, który zostałby zapisany w systemie

W QuickBooks Online zakładka Historia konta jest miejscem, w którym chciałbym sprawdzić, czy stan konta jest prawidłowy w danym momencie. Następnie wchodziłbym na stronę Reconcile, aby dokonać oficjalnej weryfikacji transakcji.

Strona Reconcile jest miejscem, gdzie można znaleźć powielone i nie uzgodnione transakcje. W przeciwieństwie do Bankowego Raportu Uzgodnień Xero, możesz łatwo przewiercić się do każdej transakcji. Ponieważ oddziela ona wpłaty od wypłat, możesz dowiedzieć się, czy jest to wpłata, wypłata, czy też obie te operacje, co oznacza, że wyrzucasz swoje uzgodnienie.

W przeszłości powiedziałabym, że wolę metodę QuickBooks. Jednak teraz, kiedy zakładka Wyciągi bankowe Xero na stronie Bankowości pozwala zobaczyć salda bieżące, a ponieważ zakładka Transakcje na Rachunkach jest tuż obok, nie muszę opuszczać strony Bankowości Xero, aby dowiedzieć się, dlaczego moje saldo nie jest prawidłowe.

Wniosek

Być może zagubiłem się trochę we wszystkich szczegółach, ponieważ próbowałem opisać, co każdy system robi i czym się różni, więc chcę coś wyjaśnić. To nie jest tak naprawdę to, co systemy mogą zrobić, bo w dużej mierze mogą zrobić to samo, ale jak to robią.

W QuickBooks Online i Xero każdy z nich stosuje inne podejście do organizowania danych. Mam wrażenie, że metoda Xero jest nieco czystsza i łatwiejsza w pracy, zwłaszcza, że wszystko jest na tej samej stronie (choć oddzielone zakładkami). W QuickBooks Online strona z historią konta nie łączy się z wyciągiem z konta, a strona Reconcile jest również w osobnym obszarze, więc nie jest tak łatwo śledzić historię transakcji i skojarzenia.

To jest typ czysto dotykowy, ale muszę dać Xero przewagę tutaj. To tylko bardziej kompletne i przemyślane rozwiązanie. Xero radzi sobie w bardziej wyjątkowych sytuacjach i ogólnie wydaje się być “inteligentniejszym” systemem, a może systemem, który jest mniej podatny na błędy. Kiedy masz już swoje dane, łatwiej jest nawigować i podwójnie sprawdzać je w Xero.

Tak więc, w przeciwieństwie do poprzedniego artykułu, w którym nie mogłem zadeklarować zwycięzcy pomiędzy QuickBooks Online a Xero jeśli chodzi o szybkość, będę deklarował Xero jako zwycięzcę jeśli chodzi o pracę w ramach strony Bankowej. System Xero jest bardziej użyteczny, konfigurowalny i dokładny.

Czy ma pan doświadczenie w stosowaniu obu systemów? Co o tym sądzisz?

Greg Lam zaprezentuje sesje, Cloud Accounting Face Off oraz Set Up a Paperless Accounting Flow, na targach Accountex 2016, 15-18 listopada w Las Vegas. Oryginalny post pojawił się na blogu Sleeter Group. AccountingWEB i Accountex nawiązały współpracę, aby przekazać Państwu te treści, ponieważ podzielamy naszą wiarę w promowanie tego zawodu poprzez szersze spojrzenie.