Rachunkowość predykcyjna: Co to jest i czy powinieneś to robić?

Wyobraź sobie możliwość otrzymywania natychmiastowych informacji, aby pomóc swoim klientom na bieżąco. Albo jeszcze lepiej, pomagać klientom bez ich wiedzy.

Witamy w świecie rachunkowości prognostycznej

Jest kilka firm, które to dostają – na przykład Interactive Accounting, firma oferująca pełną obsługę księgową, podatkową, księgową i doradczą. Pomagają one również w pozyskiwaniu kapitału. Ale jak oni to robią… i ty też możesz to robić?

Lisa Callaghan jest dyrektorem zarządzającym. Mówi, że wiele się nauczyli, będąc w stu procentach praktykami w chmurze. I są jedną z nielicznych firm, które, jak widziałem, naprawdę wiedzą, co to znaczy być połączonym. Z perspektywy firmy, są one w stanie lepiej zaplanować, zaplanować, przydzielić pracowników i zrozumieć możliwości.

Ciesz się lepszymi relacjami z klientami

Dzięki informacjom w czasie rzeczywistym, mała firma może z łatwością zobaczyć, co się dzieje i natychmiast zidentyfikować problemy. A możliwość przeglądania tych samych danych w czasie rzeczywistym z klientem, który znajduje się w innej lokalizacji, zdmuchuje je. Lisa opiera wiele z sukcesów Interaktywnej Księgowości na chmurze i ulepszonych relacjach, które umożliwiła im pielęgnowanie.

Rachunkowość predykcyjna posuwa się o krok dalej. Wyobraźmy sobie, że mamy szybko rozwijającego się klienta z 30-dniowymi terminami wystawienia faktury, który z sześciotygodniowym wyprzedzeniem może ostrzec go, że cały jego kapitał obrotowy zostanie zamknięty w zapasach i dłużnikach. Dzięki tym istotnym informacjom księgowy może proaktywnie doradzić klientowi w sprawie problemu i pomóc mu w wyborze opcji finansowania.

Wiele razy trudno jest dyrektorowi generalnemu lub właścicielowi firmy przyznać, że sprawy nie idą dobrze. A niektórym trudno jest poprosić o pomoc. Kiedy jednak dane są już dostępne, łatwo jest rozpocząć prostą i proaktywną rozmowę. Klienci to uwielbiają.

Obejmij nowy styl pracy

Jak robi to interaktywna księgowość? Po pierwsze, Lisa mówi, że jej praktyka w chmurze to coś więcej niż tylko pozbycie się papieru. “To styl pracy”, mówi. “Używamy technologii do szybkiego reagowania. Większość tego, co robimy, to model Software-as-a-service (SaaS). Wciąż używamy kilku elementów, ale nawet te znajdują się na pulpicie hosta.” Pracownicy przynoszą swoje własne urządzenia – tak długo, jak są Apple, aby wszystko było spójne. Firma nie dysponuje nawet telefonem stacjonarnym. Ale mimo, że znajduje się w Sydney, Australia, może obsługiwać klientów na całym świecie, a jego model działa tak samo dobrze na półkuli północnej.

Decyzja podjęta pięć lat temu okazała się kluczem do sukcesu ich modelu biznesowego. Zdecydowali się oni na współpracę tylko z firmami, które używały prawdziwego oprogramowania księgowego online (w Australii jest to tylko Xero) lub które były przygotowane do przejścia na Xero. Było to ważne z dwóch powodów. Po pierwsze: Aby móc świadczyć tego typu proaktywne usługi, potrzebowali dostępu w czasie rzeczywistym do danych klientów. Po drugie: Jeśli chcieliby oni usprawnić swój wewnętrzny proces, potrzebowali firmy i jej klientów, aby korzystać z tej samej platformy księgowej. Według Lisy: “To całkowicie wyeliminowało potrzebę ponownego wprowadzania danych z ich oprogramowania do naszego. To stworzyło jedno źródło prawdy.”

Budować przed krzywą

Klienci są zachwyceni sposobem, w jaki pracują, mówi Lisa. “Nazwaliśmy się ‘interaktywnymi’ z nazwy i natury. Jasno określiliśmy naszą misję i markę, a ludzie od początku widzieli, że nasza oferta jest inna. Naszą misją jest zbudowanie innowacyjnej firmy świadczącej usługi księgowe.” Zgodziła się, że może to nie spodobać się niektórym potencjalnym klientom, którzy są nieco bardziej konserwatywni.

Ale dla wielu z nich odpowiedź brzmi: “To jest dokładnie to, czego szukam”, mówi Lisa. “Uwielbiają z nami pracować, a wielu z nich było sfrustrowanych dotychczasowym stylem komunikacji i czasem reakcji ich księgowego. Często słyszymy: “Nie mogli za nami nadążyć”. A teraz nasi klienci starają się za nami nadążyć.”

Rzeczywiście, Interactive uczynił z “skalowalnej” części swojej misji, a to oznacza zarówno dla swoich klientów, jak i dla siebie. “Byliśmy siłą napędową zmian – używając Xero, Receipt Bank i Bill.com”. Ograniczamy wprowadzanie danych i pomagamy klientom poczuć przepływ gotówki, planujemy zaproszenia do kalendarza i wiele innych”.

Łatwa skala

“Kiedy już wszystko zbierzesz, jesteś nastawiony na przyszłość”, mówi Lisa. “Możemy tak łatwo skalować. Ktoś nowy dołącza do firmy? Ustawienie nowego pracownika zajmuje tylko 20 minut. Żadnych dodatkowych kosztów, żadnego dodatkowego oprogramowania.”

Interactive nie obawiał się zadawać sobie trudnych pytań i biegł z ich odpowiedziami. “Wiele firm doświadcza presji związanej z przestrzeganiem przepisów i zadaje sobie pytanie: “Jak mogę usprawnić koszty i procesy?” – mówi Lisa. “Zasadniczo masz dwie opcje – albo zlecasz pracę w krajach o niższych kosztach pracy, albo używasz technologii, aby uczynić proces bardziej efektywnym. Oczywiście, specjalizujemy się w tym drugim”.

Free up your day

Wynik końcowy? “Wprowadzony przez nas system umożliwił nam rozwój i zyskałyśmy więcej klientów niż w tradycyjny sposób”. Czuję, że mój dzień jest o wiele bardziej efektywny. Nie tkwię w administracji”, mówi Lisa, po czym następuje pauza. “Zawsze tworzę wartość.”

O autorze:

Jamie Sutherland jest prezydentem Xero U.S.