Przez Kara Haas, CPA
Praca z klientami korzystającymi z aplikacji internetowych przynosi wiele korzyści.
Podczas gdy w dziedzinie komputerów poczyniono wiele postępów, aby pomóc nam w wyeliminowaniu czasu związanego z fizycznym przesyłaniem dokumentów źródłowych i danych, kroki te po raz kolejny dowodzą dalszego rozwoju w zakresie redukcji kosztów, czasu i potencjalnych błędów.
Zdalne aplikacje technologiczne, takie jak LogMeIn , GoToAssist , oraz Adobe Connect pozwalają nam pomóc naszym klientom poprzez wspólny dostęp do ich systemów księgowych, dzięki czemu możemy rozwiązać problem, przeszkolić lub pomóc w wykonaniu kopii zapasowej. Takie aplikacje eliminują niepotrzebne podróże i konieczność wymiany danych na miejscu.
Ukierunkowanie na internetowe rozwiązania finansowe i branżowe oferuje dalszą redukcję w pewnych obszarach, w tym kosztów, czasu i błędów.
Koszt
Bardziej solidne wnioski o pomoc na odległość, takie jak te wymienione powyżej, mają powiązany z nimi koszt i roczną umowę. Większość rozwiązań online jest oferowana w formie subskrypcji i bez umów. Ten model cenowy oferuje ograniczone wymagania kapitałowe dla właścicieli małych firm. Wiele rozwiązań online obejmuje możliwość dostępu do danych przez zewnętrznego księgowego bez dodatkowych kosztów.
Oprogramowanie stacjonarne ma zazwyczaj wstępną cenę zakupu i płatne coroczne aktualizacje. Dzięki rozwiązaniom online, klienci i księgowi korzystają z ciągle ulepszanego oprogramowania i możliwości pracy zawsze w tej samej wersji.
Czas
Jeśli użytkownicy zmagają się z takimi zadaniami jak nauka tworzenia kopii zapasowych danych, przywracanie zmian w systemie lub instalowanie aktualizacji, jesteśmy w stanie zalogować się do ich systemu, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów szybciej niż podróżowanie do strony klienta lub przygotowywanie pisemnych instrukcji. Istnieje jednak czas potrzebny do nawiązania zdalnego połączenia i zapewnienia odpowiedniej prędkości połączenia internetowego po obu stronach. Użytkownicy często mają na swoich komputerach otwarte wiele dokumentów i okien, które woleliby najpierw zamknąć. Nowi użytkownicy mogą potrzebować czasu, aby zrozumieć, że tylko jedna osoba może sterować myszą w danym momencie.
Dzięki internetowym systemom finansowym, takim jak Xero, QuickBooks Online, czy Less Accounting, zewnętrzni księgowi mogą uzyskać dostęp do danych jednocześnie z użytkownikiem. Czas jest oszczędzany zarówno poprzez logowanie się do danych na własnych urządzeniach księgowych, jak i pracę poprzez rozwiązanie.
Księgowi nie są ograniczeni przez harmonogramy klientów. Kiedy księgowi polegają na zdalnym dostępie do maszyny klienta w celu wykonania aktualizacji lub funkcji księgowych, są na łasce klientów w ich normalnych godzinach pracy. Jest tylko tak wielu klientów, że można obsługiwać ich w godzinach pracy. Dzięki rozwiązaniom online, księgowi mogą wykonywać pracę bez zakłócania pracy klientów.
Możliwość natychmiastowego dostępu do danych sprawia, że interpretacja informacji finansowych jest bardziej aktualna. Faks, poczta i fizyczny transport danych są atutowane przez kanały bankowe, wymianę plików na dokumenty źródłowe i import danych.
Potencjalne błędy
Praca z oprogramowaniem online eliminuje wiele potencjalnych błędów, które mogą wystąpić przy zdalnej wymianie danych z pulpitu. Podczas tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych z pulpitu istnieje potencjalny błąd wymiany niewłaściwego pliku danych, tworzenia duplikatu pliku i zwiększenia ryzyka pracy w dwóch plikach danych, lub nieprawidłowego przywrócenia bieżącego pliku danych.
Dodatkowo, istnieje możliwość popełnienia błędu przy wprowadzaniu danych, jeśli klienci podadzą dane, które muszą być wprowadzone do systemu. Większość rozwiązań online oferuje bezpośrednie połączenia z bankami w celu zapewnienia terminowego wprowadzania danych do oprogramowania. Jeśli połączenie z bankiem nie istnieje, produkty internetowe są na ogół bardziej przyjazne dla importowania danych, akceptując dane w formatach .csv, .qif lub .qbo.
David Enix z Enix & Associates, LLC , ostatnio podzielił się ze mną oszczędnościami czasu, kosztów i frustracji związanymi z terminowym przetwarzaniem płac dla klientów korzystających z oprogramowania internetowego. Wyjaśnia, jak udało mu się zwiększyć liczbę obsługiwanych klientów poprzez skrócenie czasu, wyeliminowanie konieczności wymiany plików z danymi w każdym okresie rozliczeniowym, czy też przekazywania danych. Wiele firm waha się przed oferowaniem usług płacowych z obawy przed podróżami, sprzecznymi harmonogramami lub brakiem personelu, który spełniałby potrzeby klientów. David uchwycił swój transfer z po fakcie przetwarzania listy płac do Intuit Online Payroll dla księgowych z następującymi informacjami:
«Możemy przetwarzać listy płac klientów z każdego miejsca na świecie z połączeniem internetowym». Jako firma internetowa nie potrzebujemy dostępu do plików z danymi naszych klientów. Dzięki temu możemy przetwarzać listy płac w ułamku czasu, jaki jest wymagany przy korzystaniu z tradycyjnego oprogramowania finansowego typu desktop. Co równie ważne, możliwość dokonywania lokat podatkowych i składania zeznań podatkowych drogą elektroniczną jest szybsza i dokładniejsza niż w przypadku tradycyjnych procesów».