Spraw, aby Nowa mała firma HRA pracowała dla Państwa firmy

W związku z ciągłymi wahaniami krajobrazu ubezpieczeń zdrowotnych, wiele małych firm księgowych znajduje się w trudnym terenie.

Ponadto, w obliczu rosnących kosztów, zmieniających się obowiązków administracyjnych i federalnych manipulacji wymaganiami pracodawców, coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje nowych możliwości zapewnienia pracownikom świadczeń zdrowotnych. Jedną z takich opcji jest system kwalifikowanego zwrotu kosztów opieki zdrowotnej dla małych pracodawców (Qualified Small Employer Health Reimbursement Arrangement, QSEHRA).

Chociaż może to wyglądać jak pobieranie próbek zupy alfabetycznej, QSEHRA – lub Small Business HRA – jest nową korzyścią zdrowotną, która ma być alternatywą dla tradycyjnych ubezpieczeń grupowych. Stworzona w wyniku dwustronnego wysiłku kongresowego w grudniu 2016 roku, Small Business HRA pozwala firmom na zwrot pracownikom nieopodatkowanych składek na indywidualne ubezpieczenie zdrowotne i innych wydatków medycznych.

Oczywiście, jak w przypadku każdej korzyści stworzonej dzięki kodeksowi podatkowemu, istnieje kilka połowów:

  • Plan jest dostępny tylko dla firm zatrudniających mniej niż 50 pełnoetatowych pracowników.
  • Istnieją roczne limity na to, ile firma może dać pracownikom (4.950 dolarów dla pracowników jednoosobowych i 10.000 dolarów dla pracowników z rodziną).
  • Firmy nie mogą oferować różnych wysokości świadczeń różnym pracownikom, chyba że rozróżniają oni ze względu na wiek lub status rodzinny.

Mimo to, Small Business HRA pozostaje atrakcyjną opcją dla Państwa małych klientów biznesowych, których nie stać na plan ubezpieczenia grupowego i zainteresowanych koncepcją zwrotu kosztów ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli zdecydują się Państwo, że takie podejście jest właściwe dla Państwa firmy, należy pamiętać o kilku rzeczach, które należy wziąć pod uwagę podczas wdrażania nowego świadczenia:

Zaoferuj kwoty dodatków miesięcznych zgodne ze standardem branżowym. Chociaż Small Business HRA jest nowy, koncepcja zwrotu kosztów ubezpieczenia zdrowotnego pracowników nie jest nowa. Oto kilka przydatnych liczb, o których należy pamiętać:

  • Według Zane Benefits’ 2017 Small Business Health Insurance Reimbursement Report, firmy księgowe i CPA ustalają średnią miesięczną kwotę zasiłku w wysokości $489 na pracownika w celu zwrotu składek i innych wydatków medycznych. Według stanu rodzinnego, średnia kwota zasiłku wynosiła $385 na jednego pracownika i $574 na pracownika z rodziną.
  • Kwoty standardowych dodatków różnią się również w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Ogólnie rzecz biorąc, mniejsze firmy księgowe mają tendencję do przyznawania większych kwot odpisów. Firmy zatrudniające tylko jednego pracownika oferują średnio 354 USD na pracownika miesięcznie, ale firmy zatrudniające od dwóch do pięciu pracowników oferują średnio 573 USD. Firmy zatrudniające od 6 do 10 pracowników oferują 410 dolarów na pracownika, a firmy zatrudniające od 11 do 25 pracowników oferują średnio 500 dolarów.

Jeśli rozważają Państwo utworzenie Small Business HRA, dane te mogą posłużyć jako punkt odniesienia dla tego, co oferują Państwa rówieśnicy, a nawet przewyższać je, ponieważ starają się Państwo przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty w branży.

Spróbuj osiągnąć oszczędności kosztów w porównaniu z grupowym ubezpieczeniem zdrowotnym. Oczywiście jednym z powodów, dla których małe firmy księgowe są zainteresowane małym przedsiębiorstwem HRA, jest jego potencjał w zakresie pomocy przedsiębiorstwom w ustalaniu kosztów i wydawaniu mniej niż w przypadku porównywalnego grupowego ubezpieczenia zdrowotnego.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli trzymasz się ofert standardowych dla przemysłu, masz duże szanse na osiągnięcie tego celu. Według badania na temat świadczeń zdrowotnych dla pracodawców przeprowadzonego przez Kaiser Family Foundation w 2016 r., amerykańskie firmy oferujące grupowe ubezpieczenie zdrowotne wydają średnio 442 USD miesięcznie na pracowników indywidualnych i 1 072 USD na pracowników z rodziną na polisę.

Dla porównania, firmy księgowe korzystające z refundacji kosztów ubezpieczenia zdrowotnego wydają średnio $ 338 miesięcznie na pojedynczych pracowników i $477 miesięcznie na pracowników z rodziną. Te dane liczbowe odzwierciedlają, ile pracowników rzeczywiście składa wniosek o zwrot kosztów – kwota w dolarach zazwyczaj mniejsza niż oferowany przez firmę zasiłek.

Oznacza to, że dla porównania, firmy księgowe korzystające z refundacji kosztów ubezpieczenia zdrowotnego zamiast ubezpieczenia grupowego wydają średnio 24 procent mniej na pojedynczych pracowników i 56 procent mniej na pracowników z rodziną.

Staraj się pokryć jak największą część składek Twoich pracowników. Im więcej płacisz na składki pracownicze, tym większą wartość zyskują Twoi pracownicy. W związku z tym oczywiste jest, że należy dążyć do pokrycia jak największej części składek pracowniczych. Ponownie, jeśli będziesz stosował się do ofert standardowych w branży, prawdopodobnie osiągniesz ten cel.

Badanie Kaisera wykazało, że przedsiębiorstwa zazwyczaj pokrywają około 82 procent składek pracowniczych w ramach grupowych ubezpieczeń zdrowotnych. Z badania Zane Benefits wynika jednak, że przy zastosowaniu zwrotu kosztów ubezpieczenia zdrowotnego przedsiębiorstwa pokrywają często 100% indywidualnej składki pracownika.

Według analizy stanowej i federalnej giełdy ubezpieczeń zdrowotnych z Urban Institute w 2016 roku, średnia składka na najniższy koszt srebrnego planu dla pojedynczego zapisującego się wynosiła 283 USD miesięcznie (od 195 USD w Nowym Meksyku do 684 USD na Alasce). W większości przypadków jest to z łatwością pokrywane przez średnią składkę w wysokości 385 dolarów od firm księgowych korzystających z refundacji ubezpieczenia zdrowotnego.

Ponadto, aby zapewnić dalsze pokrycie jak największej części składek pracowniczych, należy śledzić roczne wahania stawek rynkowych dla poszczególnych polis w danym stanie. Pozwoli to na dokonanie podobnych korekt w wysokości miesięcznych i rocznych dodatków dla pracowników.

Należy stosować się do wszystkich odpowiednich przepisów federalnych i kodeksów podatkowych. The Small Business HRA was established through the 21st Century Cures Act, which made amendments to Section 213(d) of the Internal Revenue Code. Aby zachować zgodność ze standardami rządowymi, Twoja firma będzie musiała stosować się do wszystkich wytycznych przedstawionych zarówno w ustawodawstwie jak i federalnym kodeksie podatkowym.

Obejmują one, ale nie ograniczają się do nich:

  • Sporządzanie dokumentów planu prawnego.
  • Dostarczenie skróconego opisu planu.
  • Przestrzeganie wymogu 90-dniowego okresu wypowiedzenia.
  • Przeglądanie i przechowywanie dokumentów ubezpieczenia zdrowotnego pracowników zgodnie ze standardami Departamentu Pracy USA.

Jeśli okaże się, że nie spełniasz tych wymogów, Twoja firma może zostać ukarana grzywną w wysokości do 100 dolarów dziennie na jednego pracownika. Z tych powodów, małe firmy często korzystają z pomocy zewnętrznego administratora lub platformy oprogramowania, aby pomóc w administrowaniu HRA.

Znalezienie sukcesu w Small Business HRA. Chociaż Small Business HRA ma pewne ograniczenia i może nie być idealnie dopasowana w każdym przypadku, stanowi ona dla małych firm księgowych realny sposób na zaoferowanie korzyści zdrowotnych i utrzymanie konkurencyjności w branży. A dzięki dwustronnemu wsparciu w Kongresie i w Białym Domu, Small Business HRA prawdopodobnie pozostanie w branży.

W miarę jak coraz więcej firm zacznie przyjmować tę korzyść, dla firmy kluczowe znaczenie będzie miało wzięcie pod uwagę zarówno przepisów rządowych, jak i standardów branżowych, ponieważ to ty tworzysz najlepszy plan dla siebie i swoich pracowników. Miej oko na swoich współpracowników i dane rynkowe, a będziesz w stanie znaleźć rozwiązanie, które pomoże Twojemu przedsiębiorstwu rozwijać się.