Sprawdzanie rzeczywistości: Oszustwa w miejscu pracy

Lubimy wierzyć, że każdy jest uczciwy, nikt nie oszukuje i niesprawiedliwie wykorzystuje, ale rzeczywistość jest taka, że miejsca pracy mogą być powodem złego zachowania. Brytyjski prawnik specjalizujący się w prawie karnym i dochodzeniu w sprawie oszustw Martin Cunningham oferuje pracodawcom porady, jak wykryć ewentualną nieuczciwość w miejscu pracy. Poniżej znajduje się kilka wskazówek, na które należy zwracać uwagę.

Kontrola wczesnych pionów

Jeśli jeden z Twoich pracowników niezmiennie przybywa wcześniej niż ktokolwiek inny (być może z wyjątkiem sprzątaczy), warto zadać sobie pytanie, dlaczego ta osoba miałaby być tak oddana i chętna.

Czy to możliwe, że pierwsza osoba na miejscu zdarzenia musi być pierwsza, aby dotrzeć do poczty biurowej? Oszuści mogą uciec przed odkryciem na pół roku lub dłużej po zamówieniu materiałów eksploatacyjnych lub dokonaniu zakupów – takich jak wynajem samochodów, hotele, posiłki, artykuły elektryczne, sprzęt biurowy i komputerowy – obciążających konto firmy. Nie będziesz wiedział, dopóki oszust przechwyci faktury, przypomnienia i listy z pogróżkami, które przychodzą na pocztę. Nieuregulowane rachunki mogły przejść przez sądy, zanim się zorientujesz, że coś jest nie tak. Oszust może nawet przedłużyć sprawę, przechwytując również komunikację sądową. W ciągu kilku miesięcy człowiek może zaciągnąć długi w dziesiątkach tysięcy i zszargać reputację twojej firmy.

Rozwiązanie: Zmień od czasu do czasu rutynę poczty przychodzącej lub umów się na dostarczenie poczty do skrzynki pocztowej i zleć jej odbiór zaufanej osobie. Zawsze oddzielaj zwyczajowe wczesne piony od poczty.

Sprawdzenie fałszywych kwalifikacji

Jeśli ktoś pracuje dla ciebie z niewielkim lub żadnym nadzorem, upewnij się, że wykonuje swoją pracę. Zaufany nowy pracownik może być niewykwalifikowanym oszustem, który wie wystarczająco dużo o Twojej firmie, aby zlecać pracę freelancerom, dostawcom lub podwykonawcom. Możesz płacić komuś pensję lub wynagrodzenie przez miesiące, nie zdając sobie sprawy, że osoba ta zawarła ustną umowę z osobą trzecią, która będzie chciała zapłacić w końcu, być może po tym, jak oszust ruszył dalej.

Należy zawsze zwracać się o referencje, sprawdzać kwalifikacje i przeprowadzać nieoczekiwane kontrole na miejscu u nienadzorowanych pracowników, za których zakup odpowiada kierownictwo. Niedawna sprawa, która trafiła do brytyjskich sądów, dotyczyła zatrudnienia na zewnątrz pracowników o wartości ponad 1,3 miliona funtów.

Obróć upoważnienie bankowe

Zmiana nazwisk upoważnionych sygnatariuszy i kontrsygnatariuszy na kontrolach firmowych trwa pięć minut. Wystarczy, że obudzisz się pewnego ranka i zrobisz to. Jeśli ktoś chce wiedzieć dlaczego, powiedz mu, że działasz zgodnie z profesjonalną radą.

Nawet partnerzy, współdyrektorzy, współwłaściciele i pracownicy z wieloletnią lojalną służbą mogą ulec pokusie zejścia z drogi uczciwości, gdy zazwyczaj obsługują duże transakcje finansowe.

Nie trzeba być geniuszem, aby pokryć administracyjne ślady brakującego czeku na znaczną kwotę. Wiadomo, że okresowa, nieoczekiwana zmiana mandatu bankowego przynosi sporo niespodzianek. Spróbuj tego. Nie masz nic do stracenia.

Sprawdzanie zdolności kredytowej

Prawie każda firma warta swojej soli prowadzi kontrole kredytowe i kredytowe na nowych kontach klientów. Ale co zrobić, jeśli jedna z osób odpowiedzialnych za przeprowadzanie czeków założy fałszywe konto klienta, zatwierdzi je, a następnie zacznie dostarczać nieistniejącego klienta (np. pod adresem znajomego lub krewnego) z Twoimi towarami lub zapasami bez żadnych opłat ani cen orientacyjnych?

Twój system księgowy pewnie dałby się nabrać. Wrzuć kilka regularnych refundacji za nieistniejące dostawy i ktoś ma szkodliwy systematyczne oszustwo w toku. Jeśli zadziała jedno fałszywe konto klienta, prawdopodobnie spróbuje jeszcze kilka – 10, 20, lub jak wiele system weźmie, zanim zacznie trzeszczeć.

Rozwiązanie: Dokonać niezależnej weryfikacji i kontroli kredytowej nowych klientów kont za pośrednictwem strony trzeciej. Jeden z Twoich profesjonalnych doradców prawdopodobnie byłby w stanie to zorganizować. W ten sposób jest mniejsza szansa na zakorzenienie się oszustwa na fałszywym koncie.

Wstrzymać czuwanie

Zdecydowana większość ludzi, którzy pracują w biznesie i administracji jest uczciwa, sumienna i prawdziwa.

Doświadczenie nauczyło mnie, że jest kilku, którzy nie są. Mogą oni wyrządzić ogromne szkody zdrowemu biznesowi. Pracodawcy powinni zwracać uwagę na możliwość, że czarna owca może zabłądzić do fałdu. Często są to najbardziej sympatyczne, sympatyczne i lubiane osoby, które wkraczają do legalnego biznesu z przestępczymi zamiarami. Ich ofiarami są często dobrze dobrani biznesmeni.

Nie musisz stawać się nieufnym cynikiem w kontaktach z personelem – pamiętaj tylko, że są chwile, kiedy ludzie, którzy nie są wszystkim, co chcą, aby uwierzyli, że próbują zbliżyć się do Twojej firmy i być o krok do przodu.

O autorze:

Martin Cunningham jest wiodącym prawnikiem w sprawach karnych i członkiem wielu uznanych organów i zespołów związanych z dochodzeniami w sprawie oszustw i nadużyć finansowych. Materiał ten pochodzi z artykułu, który ukazał się na naszej siostrzanej stronie, AccountingWEB.co.uk .