Sqrl jest “Digital Hunter-Gatherer” dla firm księgowych.

W styczniu 2013 r. trzech współzałożycieli Columbus, firmy księgowej online z siedzibą w Ohio, stanęło przed wyzwaniem, które nie jest wyjątkowe wśród wielu właścicieli małych firm: jak być bardziej efektywnym.

Wprowadzony przez Ryana Watsona , Ryana Bakera oraz Craiga Baldwina w styczniu 2012 r., Upsourced Accounting wykonuje wiele z tych samych usług co inne operacje księgowe – księgowość zarządcza, listy płac i podatki – ale robi to wyłącznie w chmurze. Ale nawet gdy klienci i przychody zaczęły się rozwijać, zespół wciąż zmagał się z osiągnięciem poziomu efektywności i, jako rozszerzenie, rentowności, której oczekiwał.

“Głównym winowajcą były godziny poczty elektronicznej, którą wysyłaliśmy naszym klientom, prosząc, śledząc i zbierając dokumenty potrzebne do wykonania ich pracy księgowej”, powiedział AccountingWEB Watson, współzałożyciel i dyrektor Upsourced Accounting. “Straciliśmy połowę dnia grając z naszymi klientami w kontrolę ruchu lotniczego.”

Tak więc trzech byłych księgowych zdecydowało się zbudować rozwiązanie: aplikację internetową zaprojektowaną w celu ustrukturyzowania i uproszczenia komunikacji dla księgowych i innych pracowników wiedzy zawodowej. Wprowadź Sqrl (wymawiane “wiewiórka”), którą trio toutingowało jako “cyfrowego myśliwego-zbieracza”.

Sqrl to silnik żądania, który automatyzuje i zarządza rutynową komunikacją i żądaniami, co według Watsona eliminuje potrzebę jakichkolwiek działań następczych z klientem.

Ale zanim napisano jedną linijkę kodu Sqrl, zespół najpierw dotarł do około pięćdziesięciu firm księgowych, aby sprawdzić, czy doświadczają one tego samego problemu braku wydajności, co księgowość u źródła i jakich rozwiązań używają.

“To, co wróciło, to przytłaczająca informacja zwrotna, że tak, nasi koledzy księgowi mieli w rzeczywistości ten sam problem”, powiedział Watson, który jest również prezesem Sqrl. “Co więcej, wszyscy prosili o wykorzystanie [naszego rozwiązania], kiedy skończyliśmy. W tym momencie, Sqrl przestał być tylko wewnętrznym narzędziem naszej firmy księgowej i stał się szeroko stosowanym produktem, który ostatecznie wprowadzilibyśmy na rynek w całej branży”.

Około 200 firm księgowych i usług profesjonalnych podpisało się na korzystanie z tego narzędzia przed jego publicznym uruchomieniem 29 stycznia, powiedział Watson. Od czasu jego uruchomienia w zeszłym tygodniu, dodatkowe 300 osób i firm zaczęło przyjmować i wdrażać Sqrl, dodał.

Firma Sqrl zebrała również ostatnio $550,000 w ramach finansowania zalążkowego, na czele z firmą CincyTech z siedzibą w Cincinnati, a także Hyde Park Venture Partners i Vine Street Ventures.

“Pozyskanie tego finansowania jest kluczowe dla naszego sukcesu”, powiedział Watson. “Daje to naszemu zespołowi kapitał operacyjny, który pozwala mu naprawdę skupić się na tworzeniu niesamowitego i przyjemnego w użytkowaniu produktu, bez konieczności przedwczesnego koncentrowania się na dochodach. Wszyscy nasi inwestorzy to ludzie związani z produktem i wiedzą, podobnie jak my, że naszym priorytetem numer jeden jest dostarczenie zabójczego produktu. Więc to jest to, co robimy.”

Dyrektor CincyTech Justin Thompson powiedział w pisemnym oświadczeniu: “Uważamy, że zespół stworzył wymowne rozwiązanie problemu [przechwytywania i archiwizowania dokumentów] i jest dobrze skapitalizowany, aby przetestować swoje rozwiązanie na rynku”.

Ale jak działa Sqrl?

Jak działa Sqrl

W firmach księgowych wpływanie na przepływ informacji o kliencie – jak i kiedy przychodzi – nazywane jest zarządzaniem “drzwiami wejściowymi”, powiedział John Venturella, przewodniczący usług podatkowych w ohio-zakładowej firmie CPA Clark Schaefer Hackett , która znajduje się wśród użytkowników pilotażowych Sqrl.

“Drzwi wejściowe są najważniejsze dla efektywności”, dodał. “Tradycyjny sposób, w jaki księgowy reaguje na informacje o włamaniach, polega na ręcznym śledzeniu przybycia każdej pozycji, a następnie wielokrotnym śledzeniu wraz z klientem, aby ocenić, jak i kiedy dotrze reszta”. Pilnowanie drzwi wejściowych jest czasochłonne i nieefektywne.”

Sqrl efektywnie zarządza drzwiami wejściowymi, pozwalając użytkownikom na tworzenie, śledzenie, automatyczne przypominanie i zbieranie zapytań o informacje od klientów i grup ludzi, powiedział Watson.

“Pomyślcie o tym jak o internetowym, w pełni zautomatyzowanym PBC (dostarczonym przez klienta) lub organizatorze podatkowym”, dodał. “Użytkownik logowałby się i tworzył prośbę o informacje od swojego klienta. Zapytanie jest wysyłane do klienta lub klientów, określa konkretny termin płatności i nakreśla szereg konkretnych potrzebnych pozycji, jak np. wiersze w formularzu internetowym”.

Po wysłaniu prośby, klient otrzymuje “przyjazny, dobrze sformatowany e-mail”, według Watsona. Za pomocą jednego kliknięcia klient może otworzyć bezpieczne okno przeglądarki z ponczemną listą pytań od swojego księgowego.

“W tym oknie klient może odpowiadać na pytania i przeciągać i upuszczać pliki dla każdego elementu”, powiedział. “Jeśli klient odpowie tylko na niektóre z pytań lub w ogóle nie otworzy zapytania, system wyśle przyjazne przypomnienie w ciągu kilku dni. I tylko wtedy, gdy klient udzieli odpowiedzi na każdą pozycję w zapytaniu, księgowy otrzyma przyjazne powiadomienie, że wszystkie pozycje są kompletne.

“Sqrl zastępuje dziesięciopunktową pocztę elektroniczną lub masywny Excel PBC handlowany tam i z powrotem za pośrednictwem poczty elektronicznej i automatyzuje śledzenie, zbieranie i przypominanie,” zauważył Watson. “Prawdziwe, wartościowe, w przeciwnym razie płatne godziny spędzone przez wszystkich – od pracowników do partnerów – są pochowane w wiadomościach e-mail w celu zebrania dokumentów i informacji do wykonania pracy. Dajemy księgowym ten czas z powrotem.”

Dodał, że inne rozwiązania portalowe również przechowują dane i pliki w chmurze, ale nie rozwiązują problemu przekazywania tych informacji przez klienta do portalu.

“To tam widzimy prawdziwy punkt bólu dla księgowych, i to ten proces Sqrl konkretnie rozwiązuje”, powiedział Watson.

Co dalej dla Sqrl?

Plany na przyszłość

Początkowo Sqrl koncentruje się na małych i regionalnych firmach księgowych, a w przyszłości planuje rozszerzyć narzędzie na szerszy rynek usług profesjonalnych, w tym na doradców finansowych, prawników i agencje cyfrowe.

Początkowy zestaw funkcji Sqrl, który obejmuje jego podstawową funkcjonalność, będzie oferowany użytkownikom bezpłatnie, powiedział Watson. Zespół planuje jednak wprowadzić zestaw trzech funkcji premium w ciągu najbliższych kilku miesięcy. Będą to między innymi następujące funkcje:

  • Zespół/współpraca: “To da użytkownikom możliwość stworzenia organizacji, zaproszenia innych członków swojej organizacji do Sqrl i rozpoczęcia współpracy z wieloma użytkownikami w ramach konkretnych projektów”, powiedział Watson. “Tak więc, na przykład, menedżer ds. audytu może stworzyć projekt do przeprowadzenia audytu, dzięki czemu będzie miał wgląd we wszystkie zaległe i zebrane zgłoszenia w ramach tego projektu”.
  • Biała etykieta: “Wkrótce zaczniemy oferować naszym użytkownikom możliwość dostosowania doświadczenia do ich klientów poprzez wgranie ich własnego logo i dostosowanie sposobu, w jaki powiadomienia e-mail wyglądają i brzmią dla ich klientów”, powiedział.
  • Zaawansowane profile bezpieczeństwa: “Rozpoczniemy dostarczanie naszym użytkownikom opcji zabezpieczania całych zgłoszeń, określonych elementów lub plików w ramach zgłoszenia z zaawansowanymi poziomami uwierzytelnienia, takimi jak uwierzytelnianie wieloczynnikowe,” powiedział Watson.

Chociaż twórcy Sqrl nie mają żadnych celów finansowych ani klientów na rok 2014, Watson powiedział, że ich głównym celem jest “dalsze budowanie naprawdę niesamowitego produktu, który rozwiąże ten prawdziwy problem dla naszych użytkowników”.

“Osiągnięcie tego celu, domyślnie, pozwoli nam osiągnąć każdy klient lub cele finansowe, które mamy nadzieję osiągnąć”, podsumował.