Studium przypadku: Studium przypadku “Podróż małej firmy do znalezienia kontroli przepływu pracy”: Podróż małej firmy do kontroli przepływu pracy

Podobnie jak wiele firm CPA, Palius + O’Kelley CPAs Inc. eksperymentował z różnymi systemami – ręcznymi i automatycznymi – w celu nadzorowania wszystkich ruchomych części ich udanej praktyki. Nieuchronnie każda z nich przedstawiała swoje korzyści i wyzwania, a mimo to nierozwiązana pozostawała dokuczliwa kwestia: Nie było scentralizowanego centrum, które dawałoby kadrze zarządzającej wysoką perspektywę w zakresie statusu zaangażowania firmy. Było to szczególnie problematyczne podczas sezonu podatkowego.

W tej drugiej odsłonie studiów przypadków dotyczących wydajności firmy, Palius + O’Kelley, ośmioosobowa firma z Santa Barbara w Kalifornii, dzieli się swoimi zmaganiami z tym, jak firma potrzebowała zidentyfikować swoje problemy związane z przepływem pracy i ostatecznie ocenić i rozstrzygnąć na temat rozwiązania, które jest pewne, że doprowadzi do zaoszczędzenia czasu i zmniejszenia frustracji â szczególnie w najbardziej ruchliwej porze roku.

Tło

Palius + O’Kelley jest firmą CPA działającą wyłącznie w sektorze biznesowym, obsługującą prywatne, małe i średnie przedsiębiorstwa o przychodach przekraczających 50 milionów dolarów. Maeda Palius i jej mąż, Michael O’Kelley, założyli firmę w 1993 roku, aby świadczyć usługi w zakresie wyceny, podatków, księgowości, księgowości i doradztwa. Obecnie firma wykonuje około 400 deklaracji podatkowych rocznie, z czego jedna trzecia to 1040s, a reszta jest klasyfikowana jako podmioty gospodarcze.

Problem

âI wasn’t getting the right projects to review from the staff at the right time so they were driving the profitability of my business,â” says Palius, co-founder and partner. âI realized we need to be more in charge of the process as it went through, not just from a quality-control point point, but on the receipt of the deliveryable to the partner so it could get out the door.â”

W zeszłym roku firma pozyskała nowego partnera, ale przed tym dodatkiem, jak mówi Palius, mimo że projekty i zeznania podatkowe mogły być lepiej zorganizowane, było to w pewnym sensie możliwe do zrealizowania, ponieważ tylko ona i jej mąż. Jednak dzięki dodatkowej osobie miała teraz trzech partnerów, którzy próbowali znaleźć swoje projekty w kolejce.

Wyzwanie to, wraz z brakami kadrowymi, wdrożeniem zupełnie nowego systemu oprogramowania podatkowego oraz brakiem kontroli nad priorytetami i procesem zeznań podatkowych, spowodowało, że opisała ona ostatni sezon podatkowy jako nic innego jak âbrutal.â”

.

Palius wiedział, że coś musi się zmienić. Podczas gdy wcześniej mogła korzystać z różnych modułów podatkowych swojego systemu, aby przypisać do 15 statusów, dzięki czemu mogła zobaczyć, gdzie znajdują się jej projekty, straciła tę funkcjonalność, gdy przełączyła się na nowe oprogramowanie podatkowe.

Jako wsparcie, sprawdzała tablicę rozdzielczą czasu i rachunków. Dzięki temu mogła zobaczyć, jakie projekty przychodziły i wychodziły, ile czasu spędzała na każdym z nich i kiedy zakończono zaangażowanie. Ale proces był kłopotliwy.

Problem w tym, że robiąc to, co robiłem, brakowało mi informacji, mówi Palius. â♪ If you have a staff person who is inefficient and spinning their wheels, you can’t see that. â” If they spent eight hours on a two-hour project, I’ve lost six hours.â”

Próbuje to zrobić

Zrobiła wszystko, co w jej mocy. To, co Paliusowi spodobało się w aplikacji podatkowej, z której teraz korzysta, to możliwość wyboru kategorii, które odwzorowują proces i dostarczenie deklaracji.

âI could modify it to suit me so that would keep track of my returns,â â™ Na początku sezonu podatkowego, raz w tygodniu aktualizowałam swoje statusy, a pod koniec, aktualizowałam je około raz dziennie, a może nawet dwa razy dziennie. Nie mówimy o ogromnej ilości zwrotów, więc było to łatwe do zrobienia.â”

Palius rozpoczął również budowę punktów kontaktowych dla swoich pracowników, aby poprowadzić ich przez proces przygotowań. W ten sposób odkryła, że jest w stanie uzyskać zwrot w odpowiednim czasie, a gdyby pojawiły się problemy z uzyskaniem informacji od klienta, wiedziałaby o tym wcześniej. Organizowała również cotygodniowe spotkania, na których każdy z partnerów wymieniał cztery projekty, które należało zrealizować w tym tygodniu.

Po południu odbyło się popołudniowe spotkanie podsumowujące z resztą personelu, na którym informowano o priorytetach, które należało zrealizować. Wysiłek ten przyczynił się do usunięcia wąskich gardeł w tym procesie i pomógł złagodzić zamieszanie, jednak zajęło to dużo czasu.

Nasi pracownicy dali nam te projekty do przejrzenia, a potem nagle zaczęliśmy się odwracać, bo decydowaliśmy, co chcemy dostarczyć, â” mówi Palius. Wtedy mogliśmy wystawić rachunek i to pokazało w naszych finansach, że są dużo lepsze.

Mimo to, interfejs i funkcjonalność jej starego systemu oprogramowania podatkowego, na którym polegała, zniknęły, a wraz z pojawieniem się nowego partnera, zdała sobie sprawę, że nie ma narzędzi do dokładnego zarządzania wszystkim.

Punkt przełamania

To był koniec lutego 2015 roku, kiedy sprawy wymknęły się spod kontroli. Nie wiedziała, gdzie i jaki jest status żadnego z jej projektów. Zaczęła panikować.

â 15 marca nadchodził i mamy wiele korporacyjnych zwrotów i nie miałem pojęcia, gdzie one są, â” mówi Palius. â Every CPA gets a feeling at the end of filing period that you’re not going to finish on time, but this time I finished by the skin of my teeth. Miałem osobę z personelu, która była nieefektywna i byłem poza moją grą.â”

Córka Paliusa, kierownik projektu w AT&T, zasugerowała, aby przyjrzeć się lepszemu systemowi, który usprawniłby ten proces. W ten sposób firma rozpoczęła poszukiwania zautomatyzowanego systemu przepływu pracy.

Wyszukiwanie

Palius przyjrzał się dwóm systemom, zanim osiedlił się na trzecim â jeden nie zintegrował się z żadnym z nich i nie był dostatecznie szczegółowy ani wystarczająco głęboki w funkcjonalności. Drugi nie zintegrował się z ich oprogramowaniem podatkowym w lokalu. Brała również udział w webinariach zarówno dla obu, jak i dla tego, na który ostatecznie zdecydowała się.

Tak się składa, że system zarządzania przepływem pracy Palius ostatecznie zakończył wybór był już na jej radarze, ponieważ wiedziała o prezesie firmy, śledził jego pracę i lubił, że był CPA, który opracował oprogramowanie specjalnie dla CPA.Ponadto, jeden z pracowników znał lokalną firmę, która korzystała z systemu przez ponad pięć lat i udzielił świecącej rekomendacji.

Decyzja

Palius, będąc pod wrażeniem technicznych aspektów systemu przepływu pracy wybranego przez firmę, zauważył, że to, co pomogło przypieczętować decyzję, to dobry kontakt z przedstawicielem handlowym, który po ułatwieniu webinaru, osobiście przyszedł do firmy, aby porozmawiać z nią o specyfice. W tym momencie zdała sobie sprawę, że będzie on odpowiadał potrzebom jej firmy i że system jest w chmurze to duży plus.

âIf it’s a salesperson who has experience running a CPA firm and not just a software engineer, and they are honest with you and say this is not a good product for you even though they are losing a sale, you have a lot of confidence in that,â” she says, adding she also had the full support of her tax manager to purchase the system.

W sumie podjęcie ostatecznej decyzji w sprawie jej obecnego systemu zarządzania przepływem pracy zajęło około dwóch miesięcy.

Wynik

Firma jest obecnie w fazie wdrażania, a jej celem jest rozpoczęcie działalności do końca tego miesiąca, w terminie umożliwiającym rozpoczęcie sezonu podatkowego.

Palius jest optymistą. Z niecierpliwością oczekuje na tworzenie indywidualnych list zadań, które jej zdaniem ostatecznie zapewnią lepszą obsługę jej klientów.

âI’m hoping we can see and define the big black hole,â” mówi Palius, opisując jak do tej pory postrzegała ten proces. â♪ Where [ktoś] gets the project and they spluit it out. â” What are the 10 steps they take in between? â”

Palius będzie również korzystać z narzędzia do przechowywania notatek przeglądowych w systemie przez rok, co pomoże jej pracownikom utrzymać się na szczycie klientów z roku na rok. Przewiduje ona, że zaoszczędzi czas na froncie, ponieważ jej proces logowania zostanie usprawniony i będzie teraz widzieć w czasie rzeczywistym dokumenty przychodzące i wychodzące z firmy.

A te cotygodniowe spotkania, na których ustala się priorytety na dany tydzień? Palius ma nadzieję, że cały proces zostanie zautomatyzowany.

âI see this software as a building block for our practice,â” she says, adding she did have some hesitation due to not wanting to learn a new system and the initial financial investment. â Jeśli zaoszczędzi nam to 30 minut dziennie, to spadnie duży potencjał do rachunku zysków i strat, a to pomoże nam opóźnić dodatkowe zatrudnienie. Oszczędności byłyby tam ogromne, dałyby nam więcej czasu do spędzenia z naszymi dotychczasowymi klientami i pozwoliłyby nam świadczyć usługi dla szerszej gamy.â”

Palius dodaje, âPotrzebowaliśmy systemu, który pozwoli nam na obsługę większych i bardzo małych klientów. Każdy zasługuje na doskonałą obsługę.â”