Thomson Reuters NetClient CS Users Share Client Portal Experiences

przez Deanna C. White

Były kiedyś czasy, gdy specjaliści finansowi w firmach podatkowych i księgowych spędzali wiele godzin na zapleczu biurowym kopiując deklaracje w trzech egzemplarzach lub komunikując się ze swoimi klientami poprzez całodzienne gry w etykiety telefoniczne lub wycieczki na pocztę.

Nie ma jednak wątpliwości, że w ciągu ostatnich dwóch dekad nauczyli się oni korzystać z takich technologii, jak QuickBooks, FileCabinet CS i archiwizacja elektroniczna, aby przekształcić swoje biura w bardziej wydajną i ekonomiczną platformę bez papieru.

Teraz wielu z tych samych profesjonalistów musi zdecydować, czy przekroczyć najnowszą granicę sieci: technologię portalu klienta.

Dla profesjonalistów z branży technologicznej jest to przesądzony wniosek. Technologia portalu klienta, jak mówią, jest koniecznością dla każdego, kto chce robić interesy w stale rozwijającym się świecie technologii przewodowej z coraz bardziej zaawansowanych technologicznie klientów, którzy spodziewają się dokonywać transakcji online.

Jednak mimo ogromnych korzyści, jakie portale klienckie mogą zaoferować – całodobowy dostęp do ważnych dokumentów poprzez bezpieczną sprawozdawczość online, większa wydajność pracowników firm księgowych, znaczne oszczędności w zakresie kosztów druku i wysyłki – niektóre firmy wciąż ważą się, czy opłaty za korzystanie z portalu i skok w kierunku nowej technologii sprawiają, że warto w tym momencie przejść przez ścieżkę portalu.

W październiku bieżącego roku AccountingWEB rozmawiała z trzema firmami podatkowymi i księgowymi, które przyjęły technologię portalu NetClient CS firmy Thomson Reuters do wykorzystania w swoich praktykach. Wszyscy trzej użytkownicy, jeden, który korzystał z tej technologii od 2007 roku i dwóch, którzy korzystali z niej tylko w ubiegłym roku, zgadzają się, że portale klienckie to coś więcej niż tylko trend technologiczny. Wierzą, że ta technologia ma tu zostać.

Oto, co mieli do powiedzenia:

Priya Kuttuva, CPA, ACA, z Mehar Associates, PLC, w Hiawatha, Iowa. Mehar Associates to pięcioosobowa firma świadcząca usługi w zakresie księgowości, audytu, płac i podatków dla osób fizycznych i przedsiębiorstw.

Kuttuva powiedziała, że firma, były użytkownik QuickBooksów, przeszła w 2007 roku na technologię portalu NetClient CS firmy Thomson Reuters. W ciągu pięciu lat od tego przejścia, Kuttuva powiedziała, że portal NetClient CS znacznie zwiększył dostęp do ważnych dokumentów zarówno dla klientów Mehar, jak i dla samej firmy.

«Nasi klienci uwielbiają to, że mają dostęp do swoich danych gdziekolwiek, w każdej chwili», powiedział Kuttuva. «Wiele razy mają pracowników, którzy podróżują, ale portal nadal pozwala im aktualizować swoje dane [z pola]. Pozwala im to na większą elastyczność w kontaktach z klientami».

Dostępność portalu pozwala również firmie Mehar na obsługę swoich klientów w możliwie najkorzystniejszy sposób, a tym samym na czerpanie korzyści w zakresie wydajności pracowników, obsługi klienta i możliwości rozwoju działalności.

«Rozwijamy się bardzo szybko i mamy ogromny wolumen transakcji», powiedział Kuttuva. «Kiedy klienci robią swoje finanse, mogą natychmiast skontaktować się ze mną, a ja mogę od razu wyciągnąć ich dane». To pozwala mi pomóc im bardzo szybko i wygodnie.»

Brian Greenberg, CPA, właściciel i dyrektor generalny Brian Greenberg & Associates, LLC w Marlton, New Jersey. Brian Greenberg & Associates jest trzyosobową firmą, która oferuje usługi w zakresie przygotowania i planowania podatkowego, jak również usługi finansowe dla osób fizycznych i małych przedsiębiorstw.

Greenberg powiedział, że jego firma istnieje od 1990 roku, a on nadal pamięta dni, nawet po pojawieniu się elektronicznej archiwizacji, kiedy to jego pracownicy musieli spędzać do dziesięciu godzin tygodniowo na robieniu kopii i wysyłaniu ich pocztą. Powiedział, że skoczył do NetClient CS w 2011 roku, przede wszystkim dlatego, że chciał zaoszczędzić na wydatkach związanych z systemem wypełnionym papierem.

«Zdecydowanie zaoszczędziliśmy na papierze i tonerze, ale dla mnie kluczowa jest większa wydajność pracowników», powiedział Greenberg. «Największą rzeczą, jaką zrobił dla nas portal, jest uwolnienie naszych pracowników od godzin spędzonych na bezsensownych zadaniach, takich jak kopiowanie i sortowanie, które nie przyniosły żadnych korzyści naszym klientom», powiedział Greenberg.

Greenberg powiedział, że jego klienci kochają fakt, że cała ich dokumentacja podatkowa jest przechowywana w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Jest również podekscytowany tym, że może zaoferować im nową funkcję w pakiecie NetClient CS – dostęp do prywatnego portalu, na którym będą mogli przechowywać wszystkie swoje dokumenty finansowe, jeśli zechcą. «Mają dostęp do wszystkich tych danych osobowych za pomocą kilku prostych kliknięć», powiedział Greenberg.

Jedynym wyzwaniem, jakiego Greenberg doświadczył do tej pory w procesie tworzenia portalu, jest przekonanie klientów do konsekwentnego korzystania z niego. «Doradzałbym firmom, aby edukowały klientów, jak korzystać z usługi i wzmacniały wykorzystanie tej nowej technologii u swoich klientów, zwłaszcza korzyści z nowej funkcji finansów osobistych», powiedział Greenberg.

Chociaż Greenberg początkowo odczuwał strach przed kosztami uruchomienia portalu, to oszczędności są już widoczne. «W rzeczywistości oszczędzam pieniądze, mimo że płacę miesięczną opłatę», powiedział Greenberg. «CPA mogą być czasami krótkowzroczne, jeśli chodzi o to, co wydają, a nie to, co oszczędzają, ale zdecydowanie zachęcałbym ludzi do korzystania z tego».

Robert Hamrich, właściciel Hamrich & Associates CPA w St. Petersburgu na Florydzie. Hamrich & Associates CPA jest opisaną przez siebie małą firmą, która przetwarza około 800 zeznań podatkowych i 500 formularzy 1040 rocznie, głównie dla małych przedsiębiorstw.

Po trzydziestu latach pracy w zawodzie podatnika, Hamrich powiedział, że miał okazję spróbować pełnej gamy technologii podatkowych i księgowych. W 2011 roku zaadoptował NetClient CS i uważa, że dla profesjonalistów w dziedzinie podatków i księgowości kluczowe znaczenie ma wejście na wody technologii.

Hamrich powiedział, że po raz pierwszy rozpoczął swoją zmianę na operację bez papieru w 2003 roku, kiedy to zdecydował się na masowe składanie dokumentów w formie elektronicznej. Stamtąd przeszedł do aplikacji FileCabinet CS i innych technologii bezpapierowych, następnie do platformy wirtualnego biura, a w końcu do NetClient CS.

«Myślę, że powodem, dla którego NetClient CS odniósł taki sukces, jest to, że podjęliśmy dziecięce kroki. Gdybym nie podszedł do tego tak jak do tej pory, nie sądzę, bym to zrobił», powiedział Hamrich.

Podobnie jak jego koledzy użytkownicy, Hamrich docenia zdolność portalu do stymulowania oszczędności i wydajności pracowników. Tylko w tym roku skorzystał z możliwości zgłoszenia ponad 200 z 1040 lat swoich klientów poprzez NetClient CS i planuje zwiększyć tę liczbę.

Hamrich uważa, że jego klienci lubią system portalowy, ponieważ uważają, że jest on bardziej bezpieczny niż poczta, a on uważa, że ma on również przewagę marketingową. Klienci, jak mówi, są bardziej skłonni wybrać lub utrzymać firmę podatkową i księgową, która jest technologicznie zaawansowana. Ale on ostrzega każdego, kto zdecyduje się na przyjęcie technologii, aby zrobić to tylko jako część ogólnego planu technologicznego.

«Nie możesz robić tego portalu, dopóki nie zrobisz wszystkich innych rzeczy, które ja zrobiłem. Jeśli nie jesteś w jakimś stopniu pozbawiony papieru, portal nie jest tak dostępny», powiedział Hamrich. «Musisz mieć ogólną wizję, aby być bez papieru i w chmurze.»