Timesaving File Tricks Menu w programie Excel 2010/2013

Prawdopodobnie nie chcesz myśleć o tym, ile razy masz dostęp do menu Plik w programie Excel 2010 lub 2013. Osobiście uważam, że Excel 2010 ma najlepszy możliwy układ menu Plik, poza tym, że został na nim zaszczepiony Podgląd wydruku (ale można to naprawić). Mam wrażenie, że w programie Excel 2013 straciliśmy grunt pod nogami, ponieważ częste czynności takie jak otwieranie i zapisywanie plików wymagają dodatkowych kliknięć myszą, które powodują dodatkowe zużycie nadgarstków. W tym artykule podzielę się z wami kilkoma sztuczkami, które możecie wykorzystać, aby odebrać sobie małą część dnia.

Sztuczki, którymi zamierzam się podzielić, odnoszą się głównie do programu Excel 2013, ale są też dwie, które mają zastosowanie do programu Excel 2010. Po pierwsze, zobaczmy, jak straciliśmy pozycję w programie Excel 2013 w porównaniu z programem Excel 2010. Rysunek 1 pokazuje, że do okna dialogowego Otwórz można dostać się dwoma kliknięciami w Excelu 2010 (kroki A i B), ale ta sama czynność może wymagać do czterech kliknięć myszką w Excelu 2013 (kroki od 1 do 4).

Rysunek 1: Przejście do okna dialogowego Open w programie Excel 2013 może zająć do czterech kliknięć myszką!

Oczywiście, doświadczeni użytkownicy Excela już od dawna polegają na skrócie klawiszowym Ctrl-O, aby uruchomić okno dialogowe Open z dowolnego miejsca w Excelu. Działa to bez zarzutu w programie Excel 2010 i wcześniejszych, ale domyślnie w programie Excel 2013 naciśnięcie klawisza Ctrl-O nie powoduje wyświetlenia okna dialogowego Otwórz. Zamiast tego uruchamia menu Plik, z którego następnie trzeba będzie przejść do okna dialogowego Otwórz. Można to łatwo naprawić, jak pokazano na Rysunku 2:

  • Excel 2013: Wybierz Plik, Opcje, Zapisz, kliknij pole wyboru Nie pokazuj sceny startowej podczas otwierania lub zapisywania plików, a następnie kliknij OK.

Teraz możesz nacisnąć Ctrl-S, aby zapisać pliki bezpośrednio w programie Excel 2013, zamiast pokazywać je w menu Plik. Jest to nowa “funkcja” w programie Excel 2013, która nie jest dostępna we wcześniejszych wersjach programu Excel.

Rysunek 2: Wyczyść pole wyboru “Don’t Show the Backstage When opening or Saving Files” (Nie pokazuj kulis podczas otwierania lub zapisywania plików), aby przywrócić typową funkcjonalność skrótów klawiszowych Ctrl-O i Ctrl-S.

Wyczyść pole wyboru “Nie pokazuj plików za kulisami”, aby przywrócić typową funkcję skrótów klawiszowych Ctrl-O i Ctrl-S.

Nawet jeśli zdaję sobie sprawę, że mogę nacisnąć klawisz Ctrl-O, aby dostać się do otwartego okna dialogowego, czasami mam rękę na myszy i dlatego sensowne jest po prostu kliknięcie na menu Plik. W programie Excel 2013, jeśli pracujesz w nowym, niezapisanym skoroszycie, to po kliknięciu na Plik, natychmiast zobaczysz menu Otwórz. Musisz jednak jeszcze kliknąć na Komputer, a następnie Przeglądaj, aby przejść do okna dialogowego Otwórz. Aby przejść do okna dialogowego Otwórz bez klikania na przycisk Przeglądaj, należy zwolnić krok od tego procesu poprzez dwukrotne kliknięcie na Komputer, jak pokazano na Rysunku 3.

Z nieznanych powodów, jeśli pracujesz w dokumencie, który został zapisany w programie Excel 2013, kliknięcie na Plik nie powoduje wyświetlenia menu Otwórz, ale zamiast tego wyświetla zakładkę Info. Aby otworzyć inny dokument, należy wykonać dodatkowy krok polegający na kliknięciu polecenia Otwórz przed dwukrotnym kliknięciem na Komputer, aby przejść do okna dialogowego Otwórz.

Rysunek 3: Kliknij dwukrotnie na Komputer, aby wyświetlić okno dialogowe Otwórz.

Kolejne miejsce, w którym można kliknąć dwukrotnie, aby zapisać krok w programie Excel 2010 i 2013, można znaleźć w podręcznikach do wysyłania e-maili i tworzenia wersji PDF dokumentu, jak pokazano na Rysunku 4.

  • Excel 2010: Wybierz Plik, Zapisz i Wyślij, a następnie kliknij dwukrotnie Wyślij za pomocą poczty elektronicznej, aby pominąć przycisk Wyślij jako załącznik.
  • Excel 2013: Wybierz Plik, Udostępnij, a następnie kliknij dwukrotnie na Email, aby pominąć przycisk Wyślij jako załącznik.

Te dwa scenariusze zakładają, że chcesz wysłać dokument pocztą elektroniczną jako podręcznik Excel. Jeśli Twoim celem jest wysłanie dokumentu w formacie PDF, XPS lub Faxu Internetowego, musisz kliknąć przyciski po prawej stronie.

Rysunek 4: Kliknij dwukrotnie na Email, aby pominąć kliknięcie na przycisk Wyślij jako załącznik.

Podobnie, można ogolić krok od zapisania dokumentu jako pliku PDF, jak pokazano na rysunku 5:

  • Excel 2010: Wybierz Plik, Zapisz i Wyślij, a następnie kliknij dwukrotnie Utwórz dokument PDF/XPS, aby pominąć przycisk Utwórz PDF/XPS.
  • Excel 2013: Wybierz Plik, Eksportuj, a następnie kliknij dwukrotnie przycisk Utwórz PDF/XPS Dokument, aby pominąć przycisk Utwórz PDF/XPS.

Rysunek 5: Kliknij dwukrotnie na przycisk Utwórz PDF/XPS Dokument, aby pominąć przycisk Utwórz PDF/XPS.

Oczywiście, moją preferowaną metodą zapisu arkusza kalkulacyjnego jako pliku PDF jest wybranie opcji Plik, Zapisz jako, dwukrotne kliknięcie przycisku Komputer, a następnie wybranie pliku PDF z listy Typ pliku, jak pokazano na Rysunku 6.

Rysunek 6: Wykonaj poniższe kroki, aby zapisać arkusz kalkulacyjny jako plik PDF.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA, szef Accounting Advisors, Inc., firmy doradczej w zakresie oprogramowania i baz danych z siedzibą w Atlancie, świadczącej usługi szkoleniowe i doradcze w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] lub śledź go na Twitter . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel, uczy webcastów dla i pisze niezależne artykuły w programie Excel dla AccountingWEB , et. al.