Jak bardzo jesteś przygotowany na wykrycie oszustwa, jeśli prześlizgnie się ono przez pęknięcia, a nawet wykrycie nieuczciwej działalności?
Wszystkie organizacje są narażone na ryzyko oszustw, każda z nich ma swój własny sposób zapobiegania im, taki jak wdrażanie konkretnych polityk, procedur, programów i szkoleń. Jednakże środki zapobiegawcze nie mogą zagwarantować, że oszustwo nie zostanie popełnione.
Oszustwa popełniane przez osoby fizyczne mogą negatywnie wpłynąć na reputację firmy i ponieść znaczne koszty prawne, a także doprowadzić do uwięzienia, nie mówiąc już o upadku całej organizacji.
Jako księgowy, ważnym aspektem Twojej pracy jest identyfikowanie oszustw podczas audytu. Aby pomóc księgowym w wykrywaniu oszustw, poniżej umieściliśmy 10 najlepszych czerwonych flag ostrzegawczych o oszustwach. Chociaż jedna z nich nie musi być powodem do obaw, obecność dwóch lub więcej z nich powinna budzić podejrzenia i może wymagać bardziej dogłębnego zbadania:
- Brakujące dokumenty — Nierzadko zdarza się, że brakuje dokumentów w miejscu pracy. Przecież wypadki się zdarzają. Jeśli jednak stanie się to częstym zjawiskiem, winowajcą może być oszustwo, zwłaszcza w przypadku kontroli. Brakujące numery kontrolne lub luki w uzgodnionych numerach kontrolnych również mogą być wskaźnikiem oszustwa.
- Skargi — Łatwo jest odpisać skargi jako bzdury, ale skargi są jednym z najlepszych sposobów na wykrycie oszustwa. Jeśli pracownicy skarżą się na coś, nie traktuj tego lekko. Wejdź dalej w sytuację, aby zidentyfikować przyczynę skargi i co jeszcze może się za nią kryć.
- Nadwyżka zakupów — Fałszywe wypłaty mogą być użyte do konwersji funduszy. Należy pamiętać o nadmiernych zakupach, ponieważ mogą one pokryć ewentualną spłatę agenta zakupów.
- Niedobory magazynowe — Występuje skurcz wewnętrzny i utrata produktu. Jednakże, nadmierny skurcz może być wskaźnikiem wielu nieuczciwych działań.
- Excessive Voids/Returned Checks — Voided sales slips mean that the sale has been rung up, but the payment was diverted, potentially into the wrong hands. Jest to podobne do anulowanych czeków. Podczas gdy są to zazwyczaj legalne transakcje, anulowany czek może zostać zwrócony do niewłaściwych rąk i ponownie wystawiony na oszusta. Nadmierne unieważnienia i anulowane lub zwrócone czeki są częstymi oznakami kradzieży i powinny być uważnie obserwowane.
- Duplikaty płatności — Duplikaty płatności w wielu przypadkach nie są związane z oszustwami. Jeśli jednak firma przypadkowo dokona podwójnej płatności, pracownik może sfałszować potwierdzenie czeku. Należy się temu również bacznie przyglądać.
- Zaokrąglone faktury — Oszuści często tworzą faktury z zaokrąglonymi kwotami. Jeśli nie widzisz żadnych groszy, może to być oznaką, że musisz zajrzeć do tej faktury dalej.
- Abnormal Invoice Volume — Szybki wzrost wolumenu faktury może wynikać z uzasadnionego wzrostu biznesu, ale może również wskazywać na nieuczciwe zachowanie. Monitorowanie ilości faktur wystawionych przez sprzedawcę i świadomość skoków cen jest dobrym sposobem na wykrycie nietypowych zachowań.
- Invoices Just Under Approval Amounts — Niektórzy pracownicy mogą być świadomi progu dolara do zatwierdzenia przez kierownictwo i stworzyć fakturę tuż poniżej tego poziomu zatwierdzenia. Na przykład, jeśli poziom zatwierdzenia wynosi $5,000 i otrzymasz fakturę za $4,998, możesz chcieć zrobić trochę więcej badań nad tą fakturą.
- Adres zrzutu poczty — Zrzut poczty, lub adres ducha, to jednostka, która może otrzymywać pocztę w Twoim imieniu. Firmy używające jako adresu zrzutu poczty, a nie skrzynki pocztowej, mogą to robić, aby ukryć swoją nieuczciwą działalność.
Nawet najbardziej zapięte na ostatni guzik organizacje są narażone na ryzyko oszustwa. Aby znaleźć tę «igłę w stogu siana» i stawić czoła oszukańczym zachowaniom, musisz najpierw zaakceptować, że oszustwo istnieje i że (niestety) występuje często.
Uznać znaczenie świadomości nadużyć i wdrożyć szkolenia dla pracowników w zakresie wykrywania nadużyć w miejscu pracy. Egzekwując kontrole, politykę i procedury, ograniczysz swoje ryzyko oszustwa i będziesz lepiej przygotowany do jego identyfikacji.
Jodi Chavez jest starszym wiceprezesem ds. księgowości, który zajmuje się rekrutacją i zatrudnianiem specjalistów ds. księgowości i finansów. Chavez jest odpowiedzialny za rozwój biznesu, strategię, działalność i wyniki finansowe dla strefy zachodniej i Gruzji. Posiada ponad 14-letnie doświadczenie w branży rekrutacyjnej, z ośmioletnim doświadczeniem w specjalnie ukierunkowanych usługach profesjonalnych z naciskiem na finanse i księgowość.