Top 10 Przydatnych funkcji CRM dla księgowych

Używamy Infusionsoft CRM do tworzenia przepływów pracy, które są łatwe do monitorowania, pomiaru i automatyzacji. Istnieje wiele innych niesamowitych platform, ale największą zaletą CPA4IT w Infusionsofcie była jego elastyczność.

Konkretnie, wykorzystuje on pewne kluczowe narzędzia:

1. Kampanie e-mailowe i Drip Marketing

To narzędzie e-mail marketingowe może być rzeczywiście wykorzystywane do automatyzacji różnych wewnętrznych i zewnętrznych komunikatów księgowych. Wewnętrznie, można skonfigurować kampanie e-mailowe, aby przypomnieć księgowym o zbliżających się terminach lub sprawdzić postęp w sprawie pliku, który nie został jeszcze oznaczony jako kompletny. Zewnętrznie, możesz wysyłać informacje o terminach do swoich klientów, wraz z działaniami następczymi (ponieważ jeden e-mail nigdy nie wystarczy!) i prośbami o spotkanie.

2. Robocalling and Pre-Recorded Voicemails

Korzystając z funkcji nagrywania rozmów, możesz również wysyłać przypomnienia telefoniczne do swoich klientów. Infusionsoft daje Ci możliwość nagrania dwóch wiadomości głosowych: jednej do odebrania na żywo i jednej do poczty głosowej. Jeśli odbierają na żywo, sugerujemy dodanie do wiadomości od razu «Przepraszam za robocall», aby wiedzieli, że nie mogą się do Ciebie odezwać. Dobrym pomysłem jest również danie klientowi możliwości rezygnacji z robocalli.

3. Integracja kalendarza

Zamiast iść tam i z powrotem z klientem w sprawie zorganizowania spotkania bezpośrednio, można zaplanować to jak każdą inną kampanię: za pomocą poczty elektronicznej i narzędzi telefonicznych, aby zautomatyzować żądanie. Wpisując swój kalendarz (na przykład Kalendarz) do programu Infusionsoft, Twoi klienci mogą zaakceptować lub przełożyć go bezpośrednio. Termin spotkania zostanie zarezerwowany, a Twój kalendarz zaktualizowany bez żadnych prac administracyjnych z Twojej strony.

4. Kampanie «Zrób to sam» (AKA przepływy pracy)

Większość CRM-ów jest przeznaczona do zastosowań marketingowych i sprzedażowych, więc możesz myśleć o pojęciach «kampanie» lub «sekwencje» jako o początku zamiennym z Twoimi księgowymi przepływami pracy. Infusionsoft pozwala budować je od początku do końca. Możesz tworzyć ich dowolną liczbę i aktualizować lub modyfikować je w miarę potrzeb. Na przykład, możesz mieć jeden workflow, który po prostu przypomina klientom o składaniu dokumentów na koniec roku, a drugi śledzi, jak te dokumenty przechodzą przez wewnętrzną kolejkę pracy.

5. Podział przepływu pracy

Możesz ustawić przepływy pracy w rozbiciu na typ pracy (T1s, T2s, itd.), a następnie podzielić je dalej na poszczególnych kierowników kont. Możesz dodać dodatkowe parametry, takie jak daty rozpoczęcia i zakończenia pracy, etap lub status itd. Jest to szczególnie przydatne dla menedżerów, ponieważ umożliwia im sortowanie i przeglądanie tego, co zostało zrobione, co jest w toku i kto co robi w danym momencie.

6. Alerty i automatyka

W ramach swoich przepływów pracy możesz skonfigurować alerty i automatyczne działania. Alerty informują księgowego lub kierownika o czymś, co jest im potrzebne do działania. Może to być termin, który musi zostać dotrzymany lub prośba klienta, na którą należy odpowiedzieć. Działania zautomatyzowane mogą obejmować uruchomienie przepływów pracy w określonym terminie lub po wykonaniu określonej akcji. Na przykład, aby zarządzać oczekiwaniami klienta, można ustawić automatyczną wiadomość e-mail, która zostanie wysłana do klienta, aby poinformować go o przeniesieniu pliku z jednego etapu do drugiego.

7. Opóźnienie czasowe i automatyczne wyłączanie

Podczas automatyzacji przepływów pracy ważne jest ustalenie wyzwalaczy, które wyłączają automatyzację po podjęciu działania. W przeciwnym razie Twoi klienci i pracownicy będą się denerwować. Opóźnienie czasowe jest ważnym aspektem, ponieważ daje Twoim księgowym i klientom czas na reakcję. Na przykład, wysyłasz jednemu z Twoich księgowych przypomnienie, że plik jest należny. Możesz ustawić drugie, aby wyszło trzy dni później, ale zdefiniować parametr, za pomocą którego drugie przypomnienie zostanie wysłane tylko wtedy, gdy plik nie został oznaczony jako kompletny.

8. Informacje dla klientów i historia

Jednym z największych punktów bólu dla księgowych jest zbieranie informacji o klientach. Na szczęście, Infusionsoft trzyma je wszystkie w jednym miejscu. Patrząc na kartotekę klienta, można zobaczyć jego podstawowe informacje, jak również całą pracę, jaką wykonał dla tego klienta – wszystkie wysłane emaile, wydane zadania i śledzone metryki. W tym miejscu można również ustawić niestandardowe poziomy informacji, np. kiedy klient kończy rok i kiedy jego kolejne zgłoszenie podatkowe staje się wymagalne. Informacje te mogą być wykorzystane jako parametr w twoim przepływie pracy.

9. Sprawozdawczość i analiza

9.

CRM dostarczają dość imponujących wskaźników, których w praktyce systemy zarządzania nie oferują. Infusionsoft śledzi na przykład, czy twoi klienci otwierają emaile, które im wysyłasz i czy podejmują działania, czy też nie. Możesz zobaczyć, które z twoich przepływów pracy są najbardziej efektywne, a które wymagają pracy. Możesz tworzyć własne raporty na podstawie poszczególnych punktów danych, a nawet powiązać swój system telefoniczny z Infusionsoftem w celu śledzenia połączeń przychodzących i wychodzących.

10. Łatwość użycia

Wszystkie funkcje programu Infusionsoft pojawiają się w menu opcji, z którego można przeciągać i upuszczać elementy w sekwencji. Możesz porządkować i powtarzać akcje w dowolny sposób i dostosowywać parametry (wysyłać w tym dniu, nie wysyłać jeśli, itp.). Za każdym razem, gdy uruchamiasz proces, możesz go dodawać lub modyfikować. Możliwość poprawy dostosowania za każdym razem, gdy korzystasz z przepływu pracy, pozwala na ciągłe upraszczanie i zwiększanie efektywności procesów księgowych.

Używamy Infusionsoft do zarządzania zarówno wewnętrznymi jak i zewnętrznymi przepływami pracy. Przypomnienia wewnętrzne to dobry sposób, aby utrzymać się na bieżąco z problemami, zwiększyć wydajność i skrócić czas realizacji zamówień, natomiast zewnętrzne to dobry sposób, aby pozostać w kontakcie z klientami, przypominać im o zbliżających się terminach i zarządzać ich oczekiwaniami.

Tworząc przepływ pracy, najłatwiej jest myśleć o nich w kontekście stwierdzenia «czy/obecnie/nie». Tak więc: Jeżeli X to Y, ale nie jeżeli Z. If/Then odnosi się do sekwencyjnych zdarzeń, podczas gdy the but odnosi się do tego, jakie okoliczności zatrzymują sekwencję lub kopią inny. Rozważmy uproszczony proces przypominania o końcu roku.

Księgowi spędzają ogromną (i nieefektywną) ilość czasu na uganianiu się za klientami za dokumentami finansowymi na koniec roku, które są im potrzebne do wypełnienia deklaracji podatkowych. Zamiast tracić czas na setki e-maili i rozmów telefonicznych, decydujesz się skorzystać z oprogramowania Infusionsoft, aby skonfigurować automatyczny przepływ pracy, który zrobi to za Ciebie.

Projektujesz kampanię e-mailową i ustawiasz ją tak, aby uruchamiała się automatycznie, gdy klient pojawi się na koniec roku. Infusionsoft wie, kiedy to nastąpi, ponieważ w informacjach o każdym kliencie podałeś datę końca roku.

Twoja kampania e-mailowa zawiera opcję, dzięki której klient może odpowiedzieć i wysłać Ci swoje dokumenty lub umówić się na rozmowę. Twój tok pracy składa się z trzech przypomnień e-mailowych, po których następują dwa przypomnienia telefoniczne w ciągu miesięcy poprzedzających datę złożenia dokumentów przez klienta. W tym miejscu pojawia się logika «czy/gdyś/ale».

Jeśli klient nie odpowie na Twój pierwszy e-mail, KIEDYŚ dwa tygodnie później zostanie wysłane kolejne przypomnienie. Ale jeśli odpowiedzą, następne przypomnienie nie zostanie wysłane.

Jeśli nie zareagują na żadne z tych przypomnień, NINIEJSZA sekwencja się powtarza. A może kierownik zostanie powiadomiony lub zostanie uruchomiona nowa sekwencja (kampania «jesteś przeterminowany»). To wszystko zależy tylko od tego, jak wolisz sobie radzić z klientami, którzy nie reagują.

I odwrotnie, jeśli klient zareaguje na jedno z przypomnień, zostaje zainicjowany jeden z dwóch nowych przepływów pracy:

1) JEŚLI odpowiadają i przedkładają swoje pliki NINIEJSZYM rozpoczyna się wewnętrzny przepływ pracy związany z przetwarzaniem plików, lub

2) Jeśli poproszą o oddzwonienie, NINIEJSZYM rozpoczynany jest przepływ pracy z harmonogramem.

Podejście do zautomatyzowanego przepływu pracy naprawdę działa najlepiej w przypadku zadań, które są pętlowe lub powtarzające się. Zadaj sobie pytanie: Czy to jednorazowe zadanie? Czy też jest to zadanie, które pojawia się raz po raz, raz w miesiącu, raz w roku, a nawet po prostu powtarza się u klientów? Jeśli jest to zadanie powtarzalne, stwórz przepływ pracy.

Tak, potrzeba trochę czasu, aby przemyśleć cały proces i ustalić sekwencję zdarzeń, wyzwalaczy i działań, ale gdy już to zrobimy, zaoszczędzimy ogromną ilość czasu, który trzeba będzie poświęcić na posuwanie się naprzód. Z mojego doświadczenia wynika, że przepływy pracy są świetne:

  • Przypomnienia o złożeniu dokumentacji na koniec roku
  • Przetwarzanie plików / śledzenie pracy w toku
  • Wewnętrzne zarządzanie terminami
  • Rezerwacje nominacji
  • Przegląd i zatwierdzenie dokumentacji klienta