Transpozycja danych w arkuszach Excel

Od czasu do czasu możesz natknąć się na dane, które są prezentowane w wierszach, kiedy faktycznie potrzebujesz ich w kolumnach. Możesz też przerzucić dane w kolumnach na format wierszy. Wielu użytkowników nie zdaje sobie sprawy, że Excel oferuje łatwy sposób na wykonanie tego zadania za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką. Możesz nawet stworzyć skrót klawiaturowy w programie Excel 2007 i późniejszych. Omówię również kilka frustrujących niuansów, które można napotkać podczas transponowania danych.

Załóżmy, że lista nabywców samochodów i informacje o ich pojazdach są przedstawione w dwóch wierszach, jak widać na rysunku 1. Chcielibyśmy przekształcić te dane w kolumnową listę, jak pokazano na rysunku 1, tak abyśmy mogli wykorzystać te informacje do generowania listów poprzez Mail Merge w programie Microsoft Word.

Rysunek 1: Dane przedstawione w wierszach mogą być przeniesione do kolumn.

:

W tym celu wybierz komórki od A1 do C3 i naciśnij Ctrl-C, aby skopiować. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy na komórkę E3 i wybierz opcję Wklej specjalne. Kliknąć pole wyboru Przenieś, a następnie kliknąć OK, jak pokazano na rysunku 2.

Rysunek 2: Można łatwo przenosić dane z kolumn do wierszy lub odwrotnie.

:

Przekształcanie danych z powrotem do wierszy jest tak samo proste. Wybierz dane w komórkach od E3 do F6, naciśnij Ctrl-C, aby je skopiować, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy na wybraną komórkę i użyj opcji Wklej specjalne, Przenieś.

Przenoszenie danych w programie Excel 2010 i później jest jeszcze łatwiejsze dzięki nowej ikonie, która pojawia się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na komórce, jak pokazano na rys. 3. Czwarta ikona w sekcji Opcje wklejania pozwala na pominięcie okna dialogowego Wklejanie specjalne. Dodatkową korzyścią jest to, że po najechaniu na tę ikonę przez chwilę program Excel pokazuje podgląd, jak będą wyglądać dane po ich transpozycji.

Rysunek 3: Program Excel 2010 i później oferuje skrót Transpose.

Jeśli poświęcasz dużo czasu na transpozycję danych, możesz stworzyć skrót klawiaturowy w programie Excel 2007 i później. Aby to zrobić, należy wykonać te kroki, jak pokazano na rysunku 4:

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy na kartę główną i wybierz polecenie Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu.
  • Wybierz Wszystkie polecenia z listy Wybierz polecenia z listy.
  • Przewiń w dół i kliknij raz na Wklej i Przenieś, a następnie kliknij Dodaj, lub po prostu kliknij dwukrotnie na Wklej i Przenieś.
  • Kliknij OK, aby zamknąć okno dialogowe Opcje programu Excel.

Rysunek 4: Ikonę Transpozycji można dodać do paska narzędzi szybkiego dostępu w programie Excel 2007 i późniejszych.

Nowa ikona Transpozycji będzie miała klawisz skrótu przypisany do kolejności, w jakiej polecenie pojawi się na pasku narzędzi szybkiego dostępu. Jak pokazano na Rysunku 5, można teraz nacisnąć klawisz Alt-4, aby dokonać transpozycji danych. Pamiętaj, że opcja ta jest włączona tylko wtedy, gdy masz dane w schowku.

Rysunek 5: Ikony paska narzędzi szybkiego dostępu są dostępne za pomocą skrótów klawiszowych.

Istnieją trzy rodzaje dziwactw, o których należy pamiętać w związku z transpozycją danych:

1. Nie można transponować danych, które zostały wycięte na klawiaturze, np. za pomocą Ctrl-X lub polecenia Wytnij. Dane, które zostały skopiowane do schowka, można transponować tylko w sposób opisany powyżej. (Dziękujemy Lewisowi za zwrócenie uwagi na to pominięcie w oryginalnym wpisie tego artykułu).

2. Nie można transponować danych do zakresu komórek, z których zostały skopiowane.Jeśli spróbujesz to zrobić, program Excel przedstawi kryptońskie wezwanie pokazane na rysunku 6. Po prostu weź pod uwagę, że granica namiotu wokół skopiowanych komórek to elektryczne ogrodzenie, którego nie należy dotykać. Po przetransponowaniu danych, możesz je wyciąć i wkleić w nowe miejsce.

Rysunek 6: Program Excel nie pozwala na przenoszenie danych do komórek, z których zostały skopiowane dane.

3. W wielu przypadkach formuły dostosują się automatycznie, ale w innych przypadkach możesz otrzymać serię #REF! Błędy. W takich przypadkach należy użyć okna dialogowego Wklej specjalne i wybrać opcję Wartości wraz z polem wyboru Przejdź, jak pokazano na Rysunku 7.

Rysunek 7: Wybierz Wartości wraz z Transpozycją, jeśli przetransponowane wzory powodują błędy #REF!

:

Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze w zakresie baz danych w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] lub śledź go na Twitter . David mówi na konferencjach o programie Microsoft Excel i prezentuje webcasty dla kilku dostawców CPE, w tym dla partnera AccountingWEB .