Trzy bezwzględne strategie zarządzania czasem w erze cyfrowej

przez Brett Owens

Szybsze poruszanie się po liście rzeczy do zrobienia nie jest tym, na czym polega zarządzanie czasem – przynajmniej już nie. W końcu to jest era cyfrowa, kochanie!

Masz podręczny superkomputer siedzący w kieszeni, nieprzerwany zapór przerw i więcej od ciebie oczekuje się, niż można by oczekiwać od trzech specjalistów od księgowości zaledwie dwadzieścia lat temu.

Zamiast zarządzać naszym obecnym przydziałem czasu, jak gdyby był on skończony, musimy znaleźć sposób na zwiększenie naszego udziału w czasie, najlepiej o wielokrotność dwóch lub więcej. Zapomnijmy o skromnym wyobrażeniu o zwykłym załatwianiu spraw. Musimy robić lepiej i możemy to zrobić, jeśli zastosujemy jakieś “radykalne” strategie.

Strategia 1: Skoncentrowanie się na najważniejszej najważniejszej pozycji

To, co naprawdę musisz zrobić, to spojrzeć na wszystko na swojej liście, wybrać jedną najważniejszą rzecz , a następnie pracować nad nią nieprzerwanie, aż do jej ukończenia.

Nieprzerwana część jest najtrudniejsza, jak na razie. O ile łatwo i kusząco jest sprawdzić pocztę elektroniczną, odebrać telefon, odpowiedzieć na wiadomość błyskawiczną lub kliknąć na stronę internetową, to jeśli uda Ci się wyeliminować przerwy, znacznie zwiększysz swoją produktywność i będziesz mógł pracować tyle samo lub nawet mniej godzin.

Nie, nie wciskasz 30 godzin w 24-godzinny dzień. Zamiast tego, upewniasz się, że dwie rzeczy się zdarzają:

Po pierwsze, pracujesz nad jednym, najważniejszym zadaniem – nie najpilniejszym, ani najłatwiejszym – najważniejszym. Nie pomyl tego z gaszeniem największego pożaru – nagłe wypadki to jedno, a wykonanie najważniejszego zadania to drugie. Przez większość czasu – jeśli nawet mamy czas – przeglądamy nasze listy rzeczy do zrobienia, nie zastanawiając się, czy to ma znaczenie, czy wykonamy większo¶ć zadań, czy nie. Smutna prawda jest taka: To nie ma znaczenia. Zasada 80/20 mówi nam, że 80 procent naszych wyników będzie pochodziło z 20 procent naszego wkładu. Wybierając jedno najważniejsze zadanie do wykonania, dbamy o to, aby to działanie mieściło się w krytycznych 20 procentach.

Po drugie, skupiając 100 procent naszej energii na najważniejszym elemencie, osiągniemy to znacznie szybciej, niż gdybyśmy pozwolili się rozproszyć przerwom lub, co gorsza, próbowali wielozadaniowo wykonać dwa lub trzy elementy na raz.

Przerwy są prawdziwym zabójcą. To niesamowite, jak szybko możesz coś zrobić, jeśli to jedyna rzecz, którą robisz.

Strategia 2: Zautomatyzować wszystko – a ja mam na myśli Wszystko

Wszystko, co jest robione ręcznie w biurze lub gdy pracujesz zdalnie, musi być dobrze przemyślane. Jesteśmy w przededniu 2012 roku. Nareszcie oprogramowanie zaczyna działać!

Niewielu brudnych sekretnych dostawców oprogramowania chce, abyście wiedzieli, że wskaźniki adopcji – a mówię tu o wskaźnikach adopcji w ogóle – są w rzeczywistości dość ponure. Uważam, że tak jest, ponieważ większość oprogramowania biznesowego jest tradycyjnie dość skomplikowana, wymagająca dużo adopcji, szkolenia i kłótni ze strony użytkownika. Rezultat? Ostatecznie decydujemy się na proste rozwiązanie, takie jak Word, Excel i być może QuickBooks do zarządzania praktyką.

Jeśli pisałeś oprogramowanie przez lata – a zaufaj mi, nie jesteś sam – teraz jest dobry moment, aby się rozejrzeć. Oto kilka kluczowych procesów biznesowych, które można łatwo zautomatyzować, aby pomóc zwiększyć dostępny czas produktywności:

Rachunkowość: QuickBooks Online jest dobrą alternatywą dla pulpitu QuickBooks. Dzięki QuickBooks Online można bezpośrednio logować się na konta klientów bez konieczności wysyłania plików tam i z powrotem. Jeśli jesteś gotowy do rozważenia alternatywy dla wszechświata QuickBooks całkowicie, możesz rozpocząć poszukiwania z upstart Xero, programu księgowego online.

Czas i rozliczenie: Nasz przyjaciel Dustin Wheeler, CPA, z Wallace Neumann & Verville, LLP, właśnie napisał o słodkim czasie i rozliczeniu między moją ukochaną Chrometą i naszym partnerem FreshBooks. Sprawdźcie łatwy przepływ pracy Wheelera.

Zarządzanie projektem: Do zarządzania projektem używamy dwóch produktów. Po pierwsze, WorkFlowy jest świetną, darmową aplikacją do prowadzenia listy punktowej, którą możesz podzielić się ze swoimi współpracownikami. Jest to zasadniczo tablica na stronie internetowej, która często jest wszystkim, czego potrzebujesz do dobrego zarządzania projektami. Po więcej dzwonków i gwizdków współpracy, takich jak śledzenie kamieni milowych i udostępnianie plików, sprawdź Basecamp, najpopularniejszą aplikację do zarządzania projektami dla małych firm.

E-mail marketing: Jestem wielkim fanem wysyłania miesięcznego biuletynu e-mailowego. Uważam, że jest to najwyższa aktywność marketingowa z wykorzystaniem dźwigni finansowej, jaką można zrobić. Większa dźwignia finansowa daje nam więcej czasu. Jeśli jesteś nowy w e-mail marketingu, najprostszymi narzędziami do rozpoczęcia, z mojego doświadczenia, są MailChimp i Constant Contact. Oba narzędzia ułatwiają importowanie istniejących kontaktów i rozpoczęcie pracy. Gorąco polecam umieszczenie ich na szczycie listy rzeczy do zrobienia.

Strategia 3 : Ropa (większość) Twoich wysiłków na rzecz mediów społecznościowych

Jeśli uważasz, że ten pomysł jest kontrowersyjny, prawdopodobnie musisz to przeczytać. Czy rzeczywiście czerpiesz cokolwiek ze swoich działań w mediach społecznościowych, , czy po prostu czujesz się zajęty?

Nie należy mylić wysiłku z efektywnością. Jeśli nie szukasz nowych klientów na Twitterze, Facebooku i LinkedIn, może nadszedł czas, aby cofnąć się lub od razu wymierzyć czas w mediach społecznościowych.

Mówię z doświadczenia. W Chromecie nie używamy mediów społecznościowych jako narzędzia do generowania leadów, ponieważ okazało się, że to nie działa! Uważam, że media społecznościowe to świetny sposób na interakcję z klientami i współpracownikami oraz na prowadzenie rozmowy. Jest w porządku jako wirtualna chłodziarka do wody, ale jest to wielki zlew, jeśli chodzi o rozwój biznesu.

Linia dolna

Pamiętasz, kiedy outsourcing był całym tym gniewem? Cóż, komputery przeszły długą drogę, wyprzedzając ludzi w szerokim zakresie zadań. To bardzo dobra rzecz dla przedsiębiorczego profesjonalisty. Możesz dowodzić siły roboczej znacznie większe niż obecny za niską miesięczną cenę większości ofert oprogramowania.

Niezależnie od tego, czy rozważasz outsourcing jako część swoich planów na rok 2012, wynik końcowy jest prosty. Eliminacja przerw w pracy, automatyzacja pracy i redukcja wypalania mediów społecznościowych powinny pomóc zwiększyć całkowity czas produktywności – i sprawić, że praca stanie się bardziej przyjemna i satysfakcjonująca.

Zrób dziecinne kroki. Jeśli masz tylko przepustowość umożliwiającą przyjęcie jednej z trzech strategii oszczędzających czas w tym artykule, to wybierz jedną z nich i zajmij się pozostałymi po kolei. Zrób sobie listę celów i trzymaj się jej!

O autorze:

Brett Owens jest dyrektorem generalnym i współzałożycielem Chrometa , dostawcy oprogramowania do zarządzania czasem w Sacramento w Kalifornii, który dokładnie rejestruje i raportuje sposób spędzania czasu. Wcześniej sprzedawany tylko społeczności prawniczej, Chrometa rozgałęzia się do perspektyw księgowych. Zyski obejmują możliwość odkrycia wcześniej nieudokumentowanego czasu rozliczeniowego, oszczędność czasu na uzgadnianiu rachunków i poprawę osobistej wydajności. Brett jest również blogerem i założycielem w ContraryInvesting . com , jak również stałym współpracownikiem dwóch wiodących portali mediów finansowych, SeekingAlpha . com i Minyanville . (miksiksag__14) (miksiksag__1)