Trzy sposoby na konwersję numerów tekstowych na wartości

Okresowo możesz napotkać w Excelu liczby, których nie możesz sumować lub używać arytmetycznie. Częstą przyczyną są liczby sformatowane jako tekst. Często raporty eksportowane z innych programów, takich jak pakiet księgowy, są formatowane jako tekst lub mogą zawierać wbudowane spacje.

W tym artykule opiszę trzy sposoby konwertowania liczb, które wydają się być uwięzione pod szkłem, na użyteczny format.

Po pierwsze, istnieje kilka sposobów na określenie, czy Twoje numery są sformatowane jako tekst. Wybierz jedną lub więcej z podejrzanych wartości, a następnie w:

  • Excel 2007 i nowszy lub Excel:Mac 2011: Ustalić, czy słowo Tekst pojawia się na karcie głównej, jak pokazano na Rysunku 1.
  • Excel 2003 i wcześniejsze: Wybierz Format, Komórki, a następnie określ, czy zakładka Liczba jest ustawiona na Tekst.

Rysunek 1: Format tekstowy uniemożliwia używanie liczb z funkcjami matematycznymi.

Format tekstowy w komórce wyświetla raczej zawartość komórki arkusza niż jej wynik. Jeśli zatem wprowadzisz formułę w komórce sformatowanej jako tekst, w komórce arkusza kalkulacyjnego zostanie wyświetlona formuła podstawowa, a nie wynik.

Jednak format tekstowy nie jest jedynym sposobem przechowywania wartości jako tekst. Jeśli przyjrzysz się uważnie komórce arkusza, możesz zauważyć, że wartość liczbowa jest poprzedzona pojedynczym cytatem. Jest to kolejny sposób na wyświetlenie zawartości komórki, a nie wyniku.

Za pomocą funkcji arkusza ISTEXT można kategorycznie określić, czy dany numer jest zapisany jako tekst. Na przykład, jeżeli komórka A1 zawiera wartość, która według Ciebie może być zapisana jako tekst, wpisz tę formułę w pobliskiej pustej komórce:

=ISTEKST(A1)

Funkcja ISTEXT zwróci wartość TRUE, jeśli wartość w komórce A1 jest zapisana jako tekst, lub FALSE, jeśli nie jest.

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Teraz, gdy wiemy, jak określić, czy dana liczba jest zapisana jako tekst, przyjrzyjmy się trzem sposobom na konwersję jednej lub więcej komórek z powrotem na wartości liczbowe:

Jednym z podejść jest użycie funkcji =WARTOŚĆ, jak pokazano na rysunku 2. Jeśli komórka, do której odwołujesz się za pomocą formuły VALUE może zostać przekształcona na wartość liczbową, zobaczysz odpowiednią liczbę. W przeciwnym razie zobaczysz błąd #VALUE!, który oznacza, że komórka, do której się odwołujesz, zawiera litery lub inną zawartość nie-numeryczną. Następnie można skopiować formułę WARTOŚĆ w razie potrzeby, aby przekonwertować dodatkowe wartości na wartości liczbowe. Pamiętaj, że następnie musisz skopiować te formuły do schowka, a następnie użyć opcji Wklej specjalne wartości, aby zachować wyniki liczbowe. Możesz zdecydować się na zastąpienie oryginalnego zestawu liczb wynikami z formuły VALUE, po czym możesz wyczyścić formuły VALUE z arkusza kalkulacyjnego.

Rysunek 2: Za pomocą funkcji VALUE można przekształcać liczby zapisane jako tekst na wartości użytkowe.

Nieco prostsze podejście polega na użyciu komendy Paste Special, Multiply. W dowolnej wersji programu Excel, wpisz liczbę 1 w pustej komórce, a następnie skopiuj tę wartość do schowka. Następnie wybierz zakres wartości zapisanych jako tekst, kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz polecenie Wklej specjalne, Pomnóż, a następnie OK. Następnie możesz wyczyścić wartość 1 z komórki arkusza.

Rysunek 3: Liczby zapisane jako tekst można również przeliczyć na wartości, mnożąc komórki przez 1.

Najprostszym sposobem na konwersję zakresu wartości na tekst jest jednak użycie funkcji Text to Columns. W dowolnej wersji programu Excel należy wybrać zakres komórek, które zawierają liczby zapisane jako tekst, a następnie wybrać Dane, Tekst do Kolumn, a następnie kliknąć przycisk Zakończ. Nie należy wybierać żadnych opcji w ramach funkcji Text to Columns; wystarczy uruchomić kreator i kliknąć przycisk Zakończ, jak pokazano na Rysunku 4. Twoje liczby oparte na tekście będą liczbami użytkowymi w programie Excel.

Rysunek 4: Kreator Text to Columns jest najprostszym sposobem na konwersję liczb zapisanych jako tekst na wartości.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze w zakresie baz danych w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel i prezentuje webcasty dla kilku dostawców CPE, w tym dla partnera AccountingWEB CPE Link .