Umieszczanie danych z arkusza kalkulacyjnego Excel w prezentacji Power Point

Osadzanie danych z arkusza kalkulacyjnego Excela w prezentacji Power Point jest szczególnie przydatne, jeśli podstawowa prezentacja jest używana wielokrotnie i często. Wbudowanie danych w prezentację lub dokument pozwala na automatyczną aktualizację danych w prezentacji, gdy dane są aktualizowane w arkuszu źródłowym.

Zakładając, że zarówno arkusz kalkulacyjny źródłowy, jak i prezentacja docelowa już istnieją i są otwarte w osobnych oknach, należy wykonać poniższe kroki w celu osadzenia danych:

  1. Wybierz zakres komórek, które chcesz skopiować w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel.
  2. Kliknij przycisk Kopiuj na pasku narzędzi lub z rozwijanego menu Edycja.
  3. Kliknij na okno prezentacji Power Point, aby je uaktywnić i wybierz stronę ze slajdami lub notatkami, na której chcesz wstawić komórki z arkusza kalkulacyjnego.
  4. Z rozwijanego menu Edycja wybierz opcję Wklej specjalne.
  5. Wyświetla się specjalne okno wklejania. Wybierz opcję Wklejenie specjalne. Zaznacz obiekt Microsoft Office Excel Worksheet. Kliknij przycisk OK.
  6. Na slajdzie prezentacji Power Point zostaną wyświetlone wybrane dane w wybranej lokalizacji.

Niniejsze instrukcje dotyczą pakietu Microsoft Office 2003, a w szczególności programów Excel 2003 i Power Point 2003.

Proces ten może być niezwykle wygodny. Nie jest on jednak pozbawiony ryzyka. Jednym z najczęstszych zagrożeń jest zapominanie, skąd pochodzą dane. Aby temu zapobiec, w komórce(-ach) używanej(-ych) jako źródło danych należy umieścić komentarz, zawierający nazwę prezentacji i ewentualnie ścieżkę do niej. Lokalizacja i ścieżka do miejsca źródłowego powinny być również zapisane w sekcji uwag w prezentacji.

Innym częstym problemem jest to, że wykorzystywane dane opierają się na jednym lub kilku obliczeniach. Korzystanie z obliczeń w arkuszach kalkulacyjnych stwarza wiele możliwości popełnienia błędu i błędy te mogą zostać przeniesione na prezentację bez dokładnego monitorowania. Jedną z metod walki z tym problemem jest zapisanie zarówno wzoru wykorzystywanego w arkuszu kalkulacyjnym, jak i bardziej ogólnego wzoru, który nie opiera się na lokalizacji komórek lub podobnych danych, w części prezentacji dotyczącej notatek. Ma to dodatkową zaletę polegającą na tym, że formuła jest na wyciągnięcie ręki mówcy w razie potrzeby udzielenia odpowiedzi na pytania. Ponadto, jeśli dane użyte do obliczenia wartości formuły są dostępne w innym miejscu prezentacji, może to służyć jako cenny test, który pomoże zapewnić dokładność.