Osadzanie danych z arkusza kalkulacyjnego Excela w prezentacji Power Point jest szczególnie przydatne, jeśli podstawowa prezentacja jest używana wielokrotnie i często. Wbudowanie danych w prezentację lub dokument pozwala na automatyczną aktualizację danych w prezentacji, gdy dane są aktualizowane w arkuszu źródłowym.
Zakładając, że zarówno arkusz kalkulacyjny źródłowy, jak i prezentacja docelowa już istnieją i są otwarte w osobnych oknach, należy wykonać poniższe kroki w celu osadzenia danych:
- Wybierz zakres komórek, które chcesz skopiować w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel.
- Kliknij przycisk Kopiuj na pasku narzędzi lub z rozwijanego menu Edycja.
- Kliknij na okno prezentacji Power Point, aby je uaktywnić i wybierz stronę ze slajdami lub notatkami, na której chcesz wstawić komórki z arkusza kalkulacyjnego.
- Z rozwijanego menu Edycja wybierz opcję Wklej specjalne.
- Wyświetla się specjalne okno wklejania. Wybierz opcję Wklejenie specjalne. Zaznacz obiekt Microsoft Office Excel Worksheet. Kliknij przycisk OK.
- Na slajdzie prezentacji Power Point zostaną wyświetlone wybrane dane w wybranej lokalizacji.
Niniejsze instrukcje dotyczą pakietu Microsoft Office 2003, a w szczególności programów Excel 2003 i Power Point 2003.
Proces ten może być niezwykle wygodny. Nie jest on jednak pozbawiony ryzyka. Jednym z najczęstszych zagrożeń jest zapominanie, skąd pochodzą dane. Aby temu zapobiec, w komórce(-ach) używanej(-ych) jako źródło danych należy umieścić komentarz, zawierający nazwę prezentacji i ewentualnie ścieżkę do niej. Lokalizacja i ścieżka do miejsca źródłowego powinny być również zapisane w sekcji uwag w prezentacji.
Innym częstym problemem jest to, że wykorzystywane dane opierają się na jednym lub kilku obliczeniach. Korzystanie z obliczeń w arkuszach kalkulacyjnych stwarza wiele możliwości popełnienia błędu i błędy te mogą zostać przeniesione na prezentację bez dokładnego monitorowania. Jedną z metod walki z tym problemem jest zapisanie zarówno wzoru wykorzystywanego w arkuszu kalkulacyjnym, jak i bardziej ogólnego wzoru, który nie opiera się na lokalizacji komórek lub podobnych danych, w części prezentacji dotyczącej notatek. Ma to dodatkową zaletę polegającą na tym, że formuła jest na wyciągnięcie ręki mówcy w razie potrzeby udzielenia odpowiedzi na pytania. Ponadto, jeśli dane użyte do obliczenia wartości formuły są dostępne w innym miejscu prezentacji, może to służyć jako cenny test, który pomoże zapewnić dokładność.