Usprawnienie procesu audytu, Część 10: Planowanie realizacji zadań

Biegli rewidenci są zasadniczo zaniepokojeni dwoma rezultatami, które są zakorzenione w Wyjaśnionych Standardach Rewizji Finansowej: Formułowanie opinii i sprawozdawczości na temat sprawozdań finansowych (AU-C sekcja 700) oraz Przekazywanie informacji dotyczących kwestii związanych z kontrolą wewnętrzną określonych w badaniu (AU-C sekcja 265).

Niniejszy krótki artykuł nie ma na celu powtórzenia treści tych standardów (które można pobrać bezpłatnie z AICPA), lecz omówienie niektórych sposobów, w jaki audytorzy mogą poprawić proces wypełniania tych dokumentów. Podstawowe wymagania standardów zostaną przedstawione poniżej wraz z poradami dotyczącymi usprawnienia procesu audytu wraz z wydaniem raportu z audytu oraz listu motywacyjnego dotyczącego kontroli wewnętrznej.

AU-C Sekcja 700: Cele Audytora

Celem biegłego rewidenta jest zebranie wystarczających dowodów do sformułowania opinii o sprawozdaniu finansowym oraz wyrażenie wyraźnej opinii o sprawozdaniu finansowym w formie pisemnego raportu z badania.

Opinia bez zmian jest wyrażana, gdy biegły rewident uzna, że sprawozdanie finansowe jest przedstawione rzetelnie, we wszystkich istotnych aspektach, zgodnie z obowiązującymi ramami sprawozdawczości finansowej.

Zmodyfikowana opinia jest wyrażana, jeżeli w raporcie biegłego rewidenta, zgodnie z objaśnieniem standardu , modyfikacje opinii w raporcie niezależnego biegłego rewidenta , stwierdza on, że dowody wskazują na to, że sprawozdanie finansowe jako całość jest istotnie zniekształcone lub jeżeli biegły rewident nie jest w stanie uzyskać odpowiednich dowodów badania, które pozwoliłyby mu stwierdzić, że sprawozdanie finansowe jako całość jest wolne od istotnych zniekształceń.

Wskazówki dotyczące usprawnienia procesu sprawozdawczego

1. Usprawnienie procesu raportowania wymaga od nas «powrotu do przyszłości». Przyjęcie zlecenia na przeprowadzenie audytu wymaga, po pierwsze, dokładnego zbadania potencjalnego klienta i jego kadry zarządzającej. Ustalenie, że kierownictwo klienta spełnia standardy uczciwości firmy CPA jest wstępnym wskaźnikiem jakości zaangażowania.

Jak dowiedziało się wielu biegłych rewidentów (w tym ja!), chęć zwiększenia przepływów pieniężnych nie powinna przesłaniać dobrej oceny uczciwości kadry zarządzającej potencjalnego klienta. Prędzej czy później kadra zarządzająca klienta bez silnego charakteru i uczciwości stanie się zobowiązaniem dla firmy CPA! Raporty z audytu dla tych klientów będą prawdopodobnie zawierały bardziej kosztowne, zmodyfikowane opinie, co zwiększy narażenie na procesy sądowe.

2. 2. Podczas prezentacji listu motywacyjnego przez lidera, odpowiedzi na pytania dotyczące warunków ekonomicznych oddziałujących na jednostkę, jej przeszłej, obecnej i przyszłej działalności, rentowności operacyjnej oraz wymagań w zakresie sprawozdawczości będą zawierały więcej informacji na temat jakości potencjalnego klienta i zaangażowania. Informacje te będą również pomocne w efektywnym planowaniu zaangażowania.

Niestety, zbyt często odkrywamy problemy związane z kontynuowaniem działalności w fazie wykonania i/lub zakończenia zlecenia. Jest to jedna ze ścieżek prowadzących do przekroczenia budżetu! Efektywne planowanie sytuacji ekonomicznej wpływającej na jednostkę sprawozdawczą może poprawić proces raportowania i zwiększyć rentowność zaangażowania.

3. Przeprowadzenie dokładnej oceny ryzyka jako podstawy do opracowania korzystnej strategii kontroli kosztów i korzyści pozwala audytorowi na wykorzystanie materialnych dowodów z procedur oceny ryzyka przy ocenie odpowiednich poświadczeń sprawozdań finansowych. Akceptowalne wyniki uzyskane w wyniku akceptacji klienta i podejmowania decyzji o kontynuacji, testów kontroli, procedur przejścia przez systemy, skanowania działalności księgi głównej i innych działań planistycznych mogą pozwolić na ocenę ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w niektórych ocenach sprawozdań finansowych na poziomie niższym niż wysoki.

Skoncentrowanie się na potencjalnym ryzyku wystąpienia nieprawidłowości w wyniku błędu lub oszustwa wykrytego w fazie planowania umożliwia kierownictwu i audytorom podjęcie działań naprawczych na wczesnym etapie zaangażowania, które potwierdzą opinię bez zastrzeżeń. Kiedy to nastąpi, charakter, zakres i harmonogram bardziej kosztownych testów procedur bilansowych również może zostać zmodyfikowany w celu zmniejszenia opłat czasowych i zwiększenia rentowności zaangażowania.

AU-C Sekcja 265: Określanie zgłaszanych nieprawidłowości w zakresie kontroli

Zgodnie z sekcją 265 UA-C w piśmie informacyjnym dotyczącym kontroli wewnętrznej wymagane jest uwzględnienie jedynie istotnych braków i istotnych słabości.Istotne braki i istotne słabości wynikają z ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości.W przypadku małych audytów ryzyko wystąpienia istotnych nieprawidłowości polega przede wszystkim na braku kluczowych mechanizmów kontroli na poziomie jednostki, zarówno w zakresie struktury, jak i funkcjonowania kontroli wewnętrznej jednostki.

W przypadku większych jednostek zatrudniających większą liczbę pracowników księgowych, kluczowe kontrole będą istniały zarówno na poziomie jednostki, jak i działalności. Zidentyfikowane ryzyko wystąpienia istotnych nieprawidłowości może zostać ograniczone lub skompensowane przez niektóre kluczowe elementy kontroli i zazwyczaj nie wpływa na oceniany poziom ryzyka w klasyfikacji sprawozdania finansowego. Jeżeli jednak takie ryzyko stanowi istotne braki lub istotne słabości, należy je zgłosić kierownictwu w piśmie dotyczącym kontroli wewnętrznej, nawet jeśli braki te mogły zostać skorygowane.

Wskazówki dotyczące usprawnienia procesu sporządzania wewnętrznych listów kontrolnych

1. Wśród nielicznych absolutów w procesie audytu jest to: Kontrola wewnętrzna jest zawsze adekwatna do charakteru, wielkości i złożoności jednostki sprawozdawczej. Zatem powinna to być treść listu informacyjnego dotyczącego kontroli wewnętrznej .Mniejsze jednostki zwykle przeprowadzają więcej nieformalnych działań kontrolnych przez jedną lub kilka osób.W przypadku mniejszych jednostek, kluczowe kontrole przeprowadzane na poziomie jednostki będą zazwyczaj miały najbardziej rozpowszechnione skutki w zakresie zapobiegania występowaniu i niewykrywalności błędów lub oszustw.

W przypadku większych jednostek, kluczowe kontrole zarówno na poziomie jednostki, jak i działalności, będą miały podobne wyniki. Wyniki testów i/lub oceny kluczowych kontroli będą na ogół wskazywać istotne braki lub istotne słabości w strukturze i/lub funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej jednostki, które zostaną uwzględnione w piśmie informacyjnym.

2. Aby ułatwić proces oceny ryzyka i ostateczne zgłaszanie istotnych braków i istotnych słabości, korzystne jest, aby kluczowe kontrole były identyfikowane i oceniane na etapie planowania i oceny ryzyka w ramach audytu. W oparciu o dokumentację kontroli wewnętrznej, zidentyfikowane ryzyka będą stanowić podstawę odpowiedzi na audyt w planie audytu (programie), jak również kwestie, które należy uwzględnić w piśmie informacyjnym dotyczącym kontroli wewnętrznej.

Dzięki wykorzystaniu zidentyfikowanych niedociągnięć w zakresie kontroli zarówno w odniesieniu do procedur oceny ryzyka, jak i przygotowania pisma dotyczącego komunikacji w ramach kontroli wewnętrznej, treść pisma może zostać skutecznie zebrana i obejmować tylko te istotne niedociągnięcia i istotne słabości związane z charakterem, wielkością i złożonością jednostki sprawozdawczej.

Koniec tego wszystkiego!

Pamiętam audyt sieci banków, które nadzorowałem lata temu.Budżet czasowy był mocno ograniczony z powodu niskiej oferty cenowej kierownika, któremu raportowałem. Kierownik ustalił również termin dostarczenia raportu, nie biorąc pod uwagę rzeczywistego czasu niezbędnego do zakończenia audytu.

Długie dni, a czasami noce, były niezbędne do zakończenia audytu, w którym to czasie mój menedżer był dostępny, aby przeprowadzić jego przegląd. W piątkowe popołudnie, wraz z raportem z audytu i listem informacyjnym dotyczącym kontroli wewnętrznej, który miał być wysłany w następny poniedziałek, zdaliśmy sobie sprawę, że nie udało nam się centralnie udokumentować istotnych braków i istotnych słabości kontroli wewnętrznej w bankach w celu włączenia ich do listu informacyjnego.

Kiedy mój menedżer wyjechał na weekend słońca i zabawy, radośnie wykrzyknął: «Nie ma problemu, masz cały weekend!» Być może wszyscy tam byliśmy: kiedy doświadczyliśmy momentu «żarówki» i zdaliśmy sobie sprawę, że powinniśmy byli zaplanować dostawy!