Usprawnienie procesu audytu, Część 6: Eliminowanie nadmiernych dowodów przeprowadzenia audytu

Kiedy rozpoczynałem swoją karierę w zawodzie biegłego rewidenta, przetarg konkurencyjny był zabroniony przez Kodeks Postępowania Zawodowego AICPA . Ponieważ firma CPA nie mogła z etycznego punktu widzenia składać ofert na badanie, klientów można było na ogół przekonać do uiszczania opłat za większość lub całość czasu trwania zlecenia (od tego czasu jest to moje częste marzenie!).

Po dopuszczeniu do przetargu konkurencyjnego firmy CPA były zmuszone do znalezienia bardziej efektywnych sposobów badania sprawozdań finansowych lub, domyślnie, ponoszenia niższej rentowności zaangażowania.Niestety, wiele CPA stało się komfortowych (może powinienem powiedzieć, że zakorzenionych w paradygmatach gromadzenia nadmiernej ilości dowodów i trudno je było zmienić. Niektóre z tych paradygmatów istnieją do dziś!

Oto przypadek:W niedawnym seminarium na żywo, którego byłem wykładowcą, uczestniczyli zarówno partnerzy firmy CPA, jak i osoby zajmujące się księgowością zarządczą. Dyrektor finansowy dużej organizacji nienastawionej na zysk opisał obszerną pracę i koszty związane z zaprojektowaniem kontroli wewnętrznej jednostki, które były podobne do tych wymaganych przez ustawę Sarbanes-Oxley dla spółek publicznych.

Dyrektor finansowa wyraziła ubolewanie, że podczas procedur oceny ryzyka przeprowadzanych przez jej audytora nowy system kontroli wewnętrznej został całkowicie zignorowany! Audytorzy nadal gromadzili dowody przede wszystkim poprzez szeroko zakrojone testy procedur bilansowych, co było ich starą i bardziej kosztowną strategią kontroli. Później obserwowałem, jak dwaj partnerzy firmy CPA umawiali się na spotkanie z dyrektorem finansowym, aby omówić swoje efektywne kosztowo strategie audytu polegające na przeprowadzaniu testów kontroli w celu ograniczenia kosztownych testów sald!

Ta dziesięcioczęściowa seria artykułów będzie się koncentrować na sposobach usprawnienia procesu badania sprawozdań finansowych, ograniczenia kosztów badania sprawozdań finansowych oraz umożliwienia firmom CPA zarabiania na zleceniach badania sprawozdań finansowych.W szczególności artykuł ten nie dotyczy technik eliminowania nadmiernej ilości dowodów badania (w wielu moich artykułach zarchiwizowanych na stronie KsięgowośćWEB omówiono konkretne techniki).

Chociaż techniki te są ważne, żadna z nich nie będzie bardzo skuteczna, jeśli członkowie zarządu firmy CPA nie zobowiążą się do wprowadzenia zmian w swoich filozofiach i praktykach operacyjnych. Proszę pozwolić mi policzyć kilka sposobów, w jaki zmiany mogą być konieczne dla usprawnienia procesu audytu:

1.Planowanie mniej kosztownych dowodów rzeczowych. Na przykład, na początku mojej kariery zawodowej, pracując z pracownikami międzynarodowej firmy CPA, powiedziano mi, że strategia badania sprawozdań finansowych jednostki bez odpowiedniego rozdziału obowiązków musi opierać się przede wszystkim na procedurach analitycznych i testach procedur bilansowania dowodów rzeczowych. Chociaż wiemy, że Wyjaśnione Standardy Rewizji Finansowej zezwalają kierownictwu na przeprowadzanie kontroli na poziomie jednostki w celu zrównoważenia braku rozdziału obowiązków i innych niedociągnięć w zakresie kontroli, zmniejszenia ryzyka związanego z kontrolą oraz zapewnienia mniej kosztownych dowodów rzeczowych, niektórzy biegli rewidenci nadal stosują swoje przestarzałe, nieefektywne strategie i traktują ryzyko związane z kontrolą jako wysokie w warunkach każdego zlecenia. Wysokie ryzyko kontroli prawie zawsze wymaga droższych dowodów rzeczowych z badań procedur bilansowych.

2.Eliminacja zbędnych dokumentów klienta z plików zaręczynowych. Kopie wyciągów bankowych klientów, wydruki należności i zapisów inwentaryzacyjnych są rutynowo włączane do dokumentacji zaręczynowej przez wielu audytorów. Nawet jeśli takie zapisy są przechowywane w formie elektronicznej, muszą zostać poddane wszystkim procedurom kontroli jakości stosowanym w odniesieniu do innej dokumentacji audytowej (np. inicjowanie i datowanie, indeksowanie i porównywanie itp.). Po włączeniu dokumentów klienta do dokumentacji zlecenia, audytor staje się odpowiedzialny za wszystkie informacje zawarte w tych dokumentach. Dotyczy to również nietypowych kwestii, błędów i wskaźników nadużyć, które audytor mógł przeoczyć! Możesz mieć pewność, że pełnomocnik powoda nie przeoczy takich spraw w przypadku powództwa strony trzeciej o charakterze kontradyktoryjnym!

3.Powyższe indywidualne preferencje partnerów w celu zapewnienia jedności całej firmy. Asystentka personelu na jednym z seminariów szkoleniowych dla mojego personelu podzieliła się, że jej firma ma sześciu partnerów firmy audytorskiej i każdy z nich ma inne wymogi dotyczące przeprowadzania niektórych procedur badania oraz przygotowywania dokumentacji z badania. Nie mogąc zapamiętać różnych wymagań każdego z partnerów, asystentka musiała zmienić dokumentację, a nawet ponownie wykonać niektóre procedury podczas przeglądu i zakończenia zlecenia. Rezultat? Ciągłe przekraczanie budżetu i rotacja pracowników!

4.Uzyskanie porozumienia pomiędzy partnerami i liderami zaangażowania. Jedność wśród personelu kierowniczego firmy CPA wykracza poza procedury audytowe i dokumentację. W przypadku filozofii operacyjnej i zasad kontroli jakości oraz procedur wypłaty dywidendy w formie zaangażowania i zysków firmy jedność musi wykraczać poza kompromis w zakresie stosowania tych zasad i procedur. Wszyscy członkowie personelu kierowniczego muszą wykazać jedność na rzecz ogólnych celów i polityki operacyjnej firmy CPA.

Historia pokazała, że gdy jeden z liderów nie zgadza się z innymi, pracownicy mogą odczuwać usprawiedliwienie dla swoich odstępstw od polityki i procedur firmy lub nie zgadzać się z nimi. Podobnie jak siła szalejącej rzeki napierającej na zaporę z dziurą w niej, siła takich nieporozumień wśród przywódców może w końcu zburzyć nawet najsilniejszą strukturę firmy. Na przykład, weźmy pod uwagę liczbę większych firm CPA, które rozwiązały się w poszczególnych biurach w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat!

5.Wiedząc, czego wymagają profesjonalne standardy. To chyba brzmi naprawdę oczywisto. CPA posiadają obowiązkową edukację zawodową, zakupiły przewodniki po audycie i przez lata uzyskiwały wzajemne weryfikacje, a wszystkie z nich koncentrują się na wymogach standardów zawodowych. Jednak dla niektórych z nas uzyskane informacje nie zawsze są informacjami stosowanymi! Presja budżetowa, wymagania klientów, 24-godzinne ograniczenie dnia, cele osobiste i rodzinne – wszystko to stanowi konkurencję dla czasu CPA. Podobnie jak nauka do egzaminu CPA, spełniamy wymagania niezbędne do pozostania w praktyce, ale nasza nauka nie zawsze przekłada się na nasze obowiązki zawodowe, aby przynieść przyszłe zyski z inwestycji.

Strony Etyki Zawodowej witryny internetowej AICPA zawierają opisy naruszeń jej Kodeksu Postępowania Zawodowego wraz z wynikającymi z nich działaniami dyscyplinarnymi. Jeden z partnerów firmy CPA cytowany na tych stronach przekazał swoje obowiązki w zakresie kontroli jakości i audytu osobie na szczeblu kierowniczym. Dochodzenie w sprawie etyki wykazało, że partner nie wiedział, co robi, ani nie był zaangażowany w zaangażowanie w żaden sposób wymagany przez normy! Jego sankcjami było zawieszenie w obowiązkach na dwa lata, ukończenie setek godzin pracy w CPE oraz poddanie się kontroli przedwydaniowej w odniesieniu do któregokolwiek z jego przyszłych audytów. Nieznajomość i stosowanie standardów zawodowych prawdopodobnie zakończyło jego karierę zawodową! Mądrość to wiedza stosowana!

Wniosek

Stare pytanie o audyty brzmiało: “Ile to wystarczy?”. Pięć powyższych rozważań tworzy ramy dla odpowiedzi na to pytanie. Profesjonalny osąd biegłego rewidenta i jego zawodowy sceptycyzm określają, w jaki sposób te ramy są stosowane do każdego zlecenia na badanie.

Wyeliminowanie nadmiernej ilości dowodów z badania jest wynikiem zebrania minimalnej ilości dowodów wymaganych dla każdego pojedynczego zlecenia w celu spełnienia wymogów standardów zawodowych. Nie zawsze jest to łatwe do wykonania, ale jest to główny klucz do usprawnienia procesu audytu!