Usprawnienie procesu audytu, Część 9: Planowanie ukończenia zaangażowania

Wyobraźmy sobie następujący scenariusz: Księgowy prawie kończy pracę w terenie, kiedy dyrektor finansowy dzwoni, aby powiedzieć, że pomieszczenie, w którym pracowali pracownicy zaangażowani, jest potrzebne przez następne trzy tygodnie, począwszy od jutra.

Odpowiedzialna księgowa pyta następnie Dyrektora Finansowego o informacje, które posiada na swojej liście “otwartych pozycji” i wyjaśnia, że nie miała czasu na zebranie żądanych informacji, ale powinna je wypełnić w pierwszej części przyszłego tygodnia.

Po przybyciu do biura firmy CPA następnego dnia, odpowiedzialny księgowy ma nadzieję zakończyć przegląd dokumentów roboczych asystentów i pracę nad projektem sprawozdania finansowego i przypisami. Niestety, w jego skrzynce odbiorczej znajdują się trzy prośby klientów o udzielenie informacji oraz notatka od innego partnera firmy z prośbą o spotkanie w połowie rana.

Partner wyjaśnia, że ma “kryzysową” pracę dla dużego klienta firmy, która musi być ukończona w ciągu najbliższych trzech dni, a osoba odpowiedzialna jest jedyną osobą, która może wykonać tę pracę. Przez następne dwa tygodnie osoba odpowiedzialna nie jest w stanie wrócić do ukończenia swojego audytu.

Kiedy może wrócić do audytu, traci się czas wracając do biura klienta, aby uzyskać więcej informacji i znaleźć personel zaangażowany do wyjaśnienia notatek przeglądowych. Więcej czasu traci się próbując uzyskać informacje od dyrektora finansowego. Więcej pracy jest konieczne, aby rozwiązać problemy związane z opóźnionymi informacjami, a księgowy jest już nad budżetem!

Jak dowiedziało się wiele CPA, większość zmarnowanego czasu i przekroczeń budżetu ma miejsce w fazie zakończenia zobowiązania. Dokładne przyjrzenie się przyczynom tego zjawiska często wskazuje na niepowodzenia w realizacji działań angażujących w odpowiednim czasie.

Krótko mówiąc, brak skutecznego planowania zaangażowania popycha problemy w fazę wykonania i zazwyczaj w fazę ukończenia. Planowanie zakończenia zlecenia na przeprowadzenie audytu wymaga realistycznego spojrzenia na jego rozpoczęcie, a następnie zakończenia procedur i działań w najbardziej odpowiedniej kolejności i w najbardziej odpowiednim czasie.

Praktyczna, chronologiczna lista kontrolna zamieszczona poniżej jest podzielona na fazy zaangażowania i może pomóc księgowym i kierownikom zaangażowanym w proces zaangażowania w celu wyeliminowania strat czasu i usprawnienia procesu audytu.

Faza planowania wstępnego e

1.1. Uzyskać akta stałe, podatkowe, korespondencyjne i bieżące z poprzedniego roku.

a.Zapoznaj się z raportem biegłego rewidenta, sprawozdaniem finansowym i przypisami.

b.Ustalić, że ramy sprawozdawcze są odpowiednie, biorąc pod uwagę charakter, wielkość i złożoność jednostki sprawozdawczej.

c.Przegląd procedur oceny ryzyka w poprzednim roku, poziomów ocenianego ryzyka, strategii audytu i planu audytu (programu) w celu określenia, czy istnieją możliwości zmian, które usprawnią proces audytu w bieżącym roku.

d.Przejrzyj kluczowe formularze, pomoce praktyczne, dokumenty robocze i inne dokumenty z ubiegłorocznej bieżącej dokumentacji w celu określenia wszelkich dokumentów klienta, zbędnych dokumentów roboczych lub korespondencji, które mogą być wyeliminowane w tym roku.

e.Ustalenie, czy możliwe jest wykorzystanie oceny ryzyka kontroli w roku bieżącym i czy może to ograniczyć procedury oceny ryzyka w roku bieżącym oraz inne badania merytoryczne.

f.Zapoznaj się z listem informacyjnym dotyczącym kontroli wewnętrznej i zbadaj aktualny stan istotnych braków i istotnych słabości oraz ich wpływ na procedury kontrolne w bieżącym roku.

g.Przygotować listę procedur i czynności, które mogą być wykonywane podczas pracy tymczasowej, złożyć wniosek o zatrudnienie i zaplanować pracę tymczasową
.
h.Ustalić, czy będą potrzebni specjaliści (np. informatycy, prawnicy, rzeczoznawcy majątkowi lub aktuariusze).

i.Przygotowanie i dostarczenie listy harmonogramów i innej pomocy od klienta co najmniej 30 dni przed datą zgłoszenia.

2.2. Zorganizować spotkanie z księgowym i kierownikiem ds. zaangażowania.

a.Omówienie zmian w biznesie, organizacji, rachunkowości, kontroli wewnętrznej, personelu oraz bieżących wydarzeń, które mogą mieć wpływ na tegoroczny audyt.

b.Omówienie wszelkich skutków obecnego klimatu gospodarczego, wszelkich kwestii dotyczących kontynuacji działalności oraz konieczności opracowania przez kierownictwo planów mających na celu przezwyciężenie potencjalnych zagrożeń dla dalszego istnienia jednostki.

c.Harmonogram terminów, praca tymczasowa i na koniec roku oraz przydzielanie personelu zatrudnionego.

d.Omówienie opłat, polityki rozliczeniowej, budżetu i innych kwestii administracyjnych.

3.Należy zaplanować czas na dostarczenie listu polecającego do kierownictwa lub personelu zarządzającego.

a.Osiągnięcie porozumienia co do charakteru zaangażowania, jak również odpowiedzialności klienta i firmy CPA.

b.Omówienie bieżących spraw klienta, w tym wszelkich skutków klimatu gospodarczego.

c.Zrobić dochodzenie w sprawie oszustwa.

d.Zaaranżować odpowiednie miejsce pracy.

e.Zorganizuj pomoc dla klienta.

f.Sfinalizowanie terminów prac terenowych w okresie przejściowym i na koniec roku.

g.Omówienie docelowych terminów.

h.Omówienie zakresu wynagrodzenia za badanie i skutków zmiennych (problemy, brak obsługi klienta itp.).

Faza planowania

1.Wypełnić lub zaktualizować podstawową dokumentację niezbędną do wykazania zrozumienia biznesu i środowiska klienta, w tym kontroli wewnętrznej.

a.Formularz akceptacji i kontynuacji klienta.

b.Dokumentacja spraw nietypowych.

c.Wewnętrzne schematy kontrolne i protokoły z procedur kontroli przepływu lub inna dokumentacja.

d.Dokumentacja dotycząca wszelkich zapytań personelu zarządzającego lub księgowego.

2.Ocena ryzyka kontroli poprzez klasyfikację sprawozdania finansowego, połączenie z dokumentacją ryzyka nieodłącznego oraz ocena poziomu ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości.

3.3. Zastosowanie ocenianego ryzyka na poziomie sprawozdania finansowego z Formularza akceptacji i/lub kontynuacji klienta oraz innej dokumentacji w celu ustalenia ogólnej istotności, tolerowanego zniekształcenia/istotności wyników oraz dolnego limitu dla poszczególnych istotnych pozycji na poziomie sprawozdania finansowego.

4.4. Zastosowanie ocenianego ryzyka wystąpienia istotnej nieprawidłowości na poziomie stwierdzenia (klasyfikacji sprawozdania finansowego) w celu ustalenia dopuszczalnej nieprawidłowości/istotności wyników oraz dolnego limitu dla poszczególnych istotnych pozycji na poziomie klasyfikacji sprawozdania finansowego.

5.5. Opracowanie planu doboru próby lub braku próby z wykorzystaniem wyliczonych poziomów istotności dla klasyfikacji sprawozdań finansowych.

6.Dokumentowanie działań i decyzji planistycznych.

7.Modyfikacja programu audytowego.

8.Wykonać zadania robocze i zapewnić niezbędne szkolenia dla personelu.

9.Zorganizuj spotkanie planistyczne i burzę mózgów z całym personelem zaangażowanym.

10.Przygotować komunikację planistyczną dla osób zarządzających.

Faza osiągów

1.Wykonanie maksymalnej ilości pracy tymczasowej, która jest praktyczna przed końcem roku obrotowego klienta.

2.Zaprojektować i przeprowadzić wysoce efektywne procedury analityczne, gdy tylko jest to możliwe, które mogą dostarczyć dowodów do oceny odpowiednich twierdzeń zawartych w sprawozdaniu finansowym.

3.Kompletny program audytu i uzupełniająca dokumentacja audytowa.

Faza zawijania

1.1. Zakończenie przez księgowego przeglądu pracy asystenta, jak tylko zostanie ona zakończona i jak najszybciej wyjaśnienie punktów przeglądu.

2.Projekt raportu z badania, sprawozdania finansowego i przypisów (sfinalizuj jeśli klient przygotowuje).

3.Zaplanuj przegląd lidera (i wszystkie inne wymagane przeglądy) w polu, gdy jest to możliwe (w przeciwnym razie, zaplanuj czas personelu do zakończenia w biurze okładki i przeglądu).

4.Uzyskanie od lidera końcowego przeglądu dokumentów roboczych, raportu z badania oraz sprawozdań finansowych i przypisów, a także jak najszybsze wyjaśnienie punktów przeglądu i otwartych pozycji.

5.Przygotuj list komunikacyjny kontroli wewnętrznej i uzyskaj opinię lidera.

6.6. Uzyskanie akceptacji klienta dla projektu sprawozdania finansowego, przedstawienie projektu listu motywacyjnego kontroli wewnętrznej oraz podpisanie oświadczenia kierownictwa.
7.Spotkaj się i komunikuj z osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie.

8.8. Przeprowadzić administracyjne procedury związane z zakończeniem działalności.

9.Zakończyć procedury końcowej kontroli jakości, podać datę wydania raportu z kontroli oraz zablokować lub zabezpieczyć dokumentację z audytu.

The Capstone for Engagement Profitability:Efektywne owijanie folią

Efektywna realizacja zaangażowania jest zawsze wynikiem efektywnego planowania zaangażowania i wykonywania procedur w optymalnej kolejności i czasie. Nieprawidłowe planowanie i wykonywanie procedur w odpowiedniej kolejności przez cały czas trwania zaangażowania spycha problemy do fazy realizacji.

Otwarte przedmioty są zazwyczaj trudniejsze do zamknięcia, a na pewno bardziej kosztowne, podczas owijania niż w fazie wykonania zlecenia. Przyjęcie polityki “zrób to teraz” w zakresie pozbywania się luźnych końcówek zmniejszy znaczną presję w fazie realizacji.

Nauka przewidywania wspólnych problemów i wczesnego ich rozwiązywania pomoże również przyspieszyć proces ich rozwiązywania. Zapobieganie utracie kontroli podczas owijania folią wymaga planowania wykończenia!