Usprawniony obieg dokumentów księgowych w chmurze

Obecna iteracja w ewolucji technologii rachunkowości przenosi większość, jeśli nie wszystkie, aplikacji firmy do chmury w celu poprawy praktycznie każdego aspektu produkcji i, co ważniejsze, przywódcy firm powinni wycofać się i ocenić korzyści.

Mając ponad trzy dekady doświadczenia w zawodzie księgowego, z pierwszej ręki widziałem wpływ technologii informatycznych na narzędzia i aplikacje, które wykorzystujemy, a także na sposób pracy i zarządzania naszymi firmami.Poniżej znajduje się lista siedmiu powodów biznesowych, które właściciele firm powinni wziąć pod uwagę przy porównywaniu procesów przepływu pracy w tradycyjnym, lokalowym środowisku z tymi, które zostały przeniesione do rozwiązań opartych na chmurze.

1. Zdalny dostęp : Aplikacje księgowe w chmurze zostały zaprojektowane z myślą o zdalnym dostępie umożliwiającym każdemu, kto posiada stację roboczą z dostępem do Internetu, dostęp do programu z biura, domu lub lokalizacji klienta, w zależności od tego, który z nich jest najwygodniejszy dla księgowego. Dostęp do danych jest możliwy w dowolnym momencie bez konieczności udawania się do biura, a w wielu przypadkach aplikacje mogą być również dostępne na smartfonach lub tabletach, co zapewnia jeszcze większą mobilność i szybkość reakcji klientów.

2. Centralizacja danych : Praca nad plikiem w chmurze centralizuje wszystkie dane, zmniejszając problemy z kontrolą wersji, które mogą wystąpić podczas sprawdzania i pracy nad plikami lokalnie. Jest to problem, który od dawna jest przedmiotem zainteresowania audytorów. Aplikacje w chmurze pozwalają księgowym pracującym w siedzibie klienta na zdalny przegląd ich pracy przez partnera w biurze i jednoczesne wprowadzanie poprawek do dokumentów, takich jak sprawozdania finansowe.

3. Ulepszona współpraca : Dzięki scentralizowanym i zdalnie dostępnym danym, wszyscy członkowie zespołu mogą pracować jednocześnie na tym samym zestawie danych w czasie rzeczywistym, w przeciwieństwie do przekazywania pracy tam i z powrotem, co może powodować różnice w interpretacji. Wykorzystanie narzędzi do współpracy, takich jak Microsoft Teams i Slack, pozwala członkom zespołu na wspólne oglądanie i pracę nad dokumentami.

4. Reduced Maintenance : Firmy zajmujące się konserwacją własnych aplikacji zazwyczaj muszą zaplanować czas, kiedy wszyscy są poza aplikacją, co może opóźnić aktualizacje i wymaga od pracowników firmy ich uruchomienia. Może to prowadzić do opóźnień w krytycznych aktualizacjach oprogramowania podatkowego, które mogą wymagać ponownego przetworzenia niektórych zwrotów po aktualizacji. Dostawcy usług w chmurze ładują najnowsze oprogramowanie i udostępniają je jednocześnie wszystkim użytkownikom (co nie ma miejsca w przypadku aplikacji wewnętrznych, niektóre z nich muszą być ładowane na poszczególnych stacjach roboczych, gdy stacja robocza jest dostępna).

5. Ulepszona obsługa techniczna : Kiedy firma dzwoni do dostawcy aplikacji w celu uzyskania pomocy, osoba odpowiedzialna za obsługę techniczną musi poznać środowisko sieciowe firmy i jego wersje przed zaoferowaniem kierunku. Wszystkie aplikacje działające w chmurze działają na tej samej platformie i wersji, co ułatwia i przyspiesza rozwiązywanie problemów z obsługą techniczną aplikacji.

6. Managed Cost : Firmy, które utrzymują własną infrastrukturę sieciową muszą oszacować swój pięcioletni wzrost i potrzeby w zakresie przepustowości oraz zintegrować te szacunki z istniejącą infrastrukturą sieciową, w tym zarządzać projektem, ofertami dostawców, instalacją i bieżącym utrzymaniem. W przypadku przejęcia lub nagłego wzrostu, proces ten musi zostać powtórzony. Może to stanowić problem, ponieważ większość firm nie posiada optymalnych zasobów informatycznych, które pozwoliłyby im podejmować najlepsze decyzje. Dostawcy usług w chmurze pozwalają na niemal nieograniczoną skalowalność i zarządzanie wszystkimi aspektami technicznymi i decyzjami za stałą opłatą za użytkownika, co ułatwia zarządzanie zarówno pod względem czasu, jak i kosztów.

7. Bezpieczeństwo : Wewnętrzni informatycy robią wszystko, co w ich mocy, aby zapewnić ochronę sieci firmy, ale rzadko kiedy mają do dyspozycji stałe szkolenia i zasoby niezbędne do tego, aby uczynić z nich pełnoetatową odpowiedzialność, co w dzisiejszym świecie jest wymagane. Większość dostawców usług w chmurze posiada infrastrukturę klasy korporacyjnej z dedykowanymi zespołami ds. bezpieczeństwa z całodobowym monitoringiem 7 dni w tygodniu, co znacznie wykracza poza możliwości wdrożeniowe poszczególnych firm.

Wniosek

Właściciele firm muszą nauczyć się, jak cyfrowe przepływy pracy i technologia chmury mogą poprawić pracę zespołową i obsługę klientów. Omówienie siedmiu powyższych punktów przed odnowieniem jakiejkolwiek licencji na oprogramowanie pozwoli firmie skupić się na optymalnych rozwiązaniach, które oferuje chmura.

Powiązane artykuły

Dla tych, którzy nie są gotowi do obliczeń w chmurze

Jak wybrać dostawcę usług hostingowych w chmurze