Ustalanie pól danych sprzedawcy i klienta w QBO

Z mojego doświadczenia wynika, że klienci mogą zazwyczaj zakładać nowe zapisy o klientach lub sprzedawcach bezpośrednio z kanału bankowego w QuickBooks Online, gdy tylko zobaczą nazwę w polu Opis, ale informacje te są rzadko kompletne.

Mój przyjaciel i klient miał w tym tygodniu wypadek samochodowy. Odwiedzając go w szpitalu, poprosił mnie, żebym skontaktował się z kilkoma jego klientami, aby odwołać kilka najbliższych spotkań.

Kiedy zajrzałem do jego pliku QBO, aby uzyskać numery telefonów lub e-maili, odkryłem, że nigdy ich nie wprowadził.

Informacja o sprzedawcy

Więc o co chodzi z informacjami o sprzedawcach? Powiedzmy, że Twój klient jest w QuickBooks Online, a wydatek pojawia się w kanale bankowym od nowego sprzedawcy – takiego, który nie jest już skonfigurowany w QBO. Na przykład, duży znany w kraju Vendor jak sklep z artykułami biurowymi. QuickBooks Online często pokazuje nazwę Sprzedawcy w polu Opisu kanału bankowego, ponieważ pobiera tę informację z tekstu bankowego lub opisu banku. Ale pole Payee jest puste.

Klient widzi nazwę sklepu w polu Opis i myśli: “Oh, to było dla materiałów biurowych”, więc w polu “Kategoria lub dopasuj” wpisuje wydatki na materiały biurowe i klika przycisk Dodaj. To, co właśnie zrobili, to zaksięgowanie wydatku na odpowiednim koncie wydatków, ale bez nazwy odbiorcy lub sprzedawcy.

Później, jeśli wyciągną rejestr Sprzedawcy (Wydatki | Sprzedawcy | Sklep z artykułami biurowymi), nie zobaczą tej transakcji w historii Sprzedawcy, ponieważ transakcja została zamieszczona bez nazwy Sprzedawcy.

Więc wracając do mojej pierwotnej myśli, gdy zobaczysz nowego Sprzedawcę w kanale bankowym, możesz wpisać jego nazwisko w polu Opis (pole Sprzedawca/Płatnik) i kliknąć Tab lub Enter. Pojawi się wyskakujące okienko o nazwie “New Name” i wpisz:Vendor.

W tym momencie większość ludzi po prostu klika “Zapisz”, ale najlepszą praktyką jest kliknięcie na niebieski link “Szczegóły”. Ten link przeniesie Cię do pełnego rekordu Sprzedawcy, gdzie możesz wpisać nazwę Sprzedawcy, adres, telefon, e-mail, wprowadzić warunki płatności, numer konta, sprawdzić, czy Sprzedawca jest Sprzedawcą 1099, a nawet dodać kilka Notatek lub załączyć dokument.

Tak wiele osób pomija wprowadzanie wszystkich danych, myśląc, że oszczędzają czas, lub naprawdę nie myśląc o tym wcale. Sugeruję, że posiadanie pełnych danych Sprzedawcy jest cenne z wielu powodów, takich jak:

  • W pewnym momencie może zaistnieć potrzeba zadzwonienia lub wysłania e-maila do Sprzedawcy – tak łatwo jest wyszukać jego dane kontaktowe w QBO.
  • Prowadzisz rachunek Raport Płatny, ponieważ chcesz zobaczyć, kto jest winien / jak wiele jesteś winien / gdy płatności są należne. Jeśli nie wypełniłeś pola “Warunki” w rekordzie sprzedawcy, terminy płatności w raporcie A/P są mniej znaczące.
  • Chcesz przygotować 1099s na koniec roku, ale odkryj, że żadne z pól “Płatności za 1099” nie zostało zaznaczone dla Twoich Niezależnych Sprzedawców Kontrahentów. Teraz musisz otworzyć i edytować każde z nich, aby dodać pole wyboru.

Informacje dla klientów

Teraz spójrzmy na pola informacji o kliencie. Jasne, możesz utworzyć nowy rekord Klienta, wpisując w pierwszym polu nazwę Firmy. Najlepszą praktyką jest wypełnienie wszystkich pól, w tym pól Imienia i Nazwiska, pełnego adresu, e-maila i telefonu.

Spójrz na pozostałe pola i zdecyduj, czy są one użyteczne, takie jak: Preferowana metoda płatności, Preferowana metoda dostawy, Warunki i inne. Czy wiesz, że możesz dodać załączniki do dokumentacji klienta, takie jak podpisana umowa? Użyj pola Uwagi, aby wprowadzić instrukcje do swojego biura lub nazwisko kierownika biura.

Posiadanie pełnych informacji o klientach ma wiele zastosowań:

– W przypadku, gdy Twój księgowy lub księgowy musi skontaktować się z klientem, aby poinformować go, że jesteś w szpitalu.

– Wypełnione pole Terms automatycznie przelicza termin płatności na fakturze.

– Pole Tax Info jest użyteczne, jeśli klient jest zwolniony z podatku od sprzedaży.

– Pole Język pozwala na wysyłanie faktur w różnych językach.

– Pole Załączniki pozwala na dodanie użytecznych dokumentów do rekordu Klienta.

– W zakładce Dodatkowe informacje znajduje się pole “Typ klienta”, które może być użyteczne dla niestandardowych raportów.

Wniosek

Przeszkol swoich klientów, aby poświęcili swój czas na stworzenie w pełni kompletnej dokumentacji Sprzedawcy i Klienta. Poświęcony czas będzie wart wysiłku w nieoczekiwany sposób.

Powiązane artykuły

Maksymalne wykorzystanie zasad Banku QBO

Jak dodać szkolenie z QuickBooks do swojej praktyki

Jody Linick jest certyfikowanym księgowym AIPB, doradcą QuickBooks® Certified Pro i członkiem sieci Intuit Trainer/Writer. Jej firma, FitBooks Pro (wcześniej Linick Consulting), specjalizuje się w usługach zdalnej księgowości dla firm usługowych korzystających z QuickBooks Online. Cykl postów na jej blogu można znaleźć tutaj.