Ustawianie automatycznego otwierania raportów w chmurze w programie Excel

W miarę jak świat zmierza w kierunku coraz większej ilości systemów księgowych opartych na chmurze, czasami napotykamy na zakłócenia w naszych normalnych przepływach pracy.

Na przykład, jeśli korzystasz z programu księgowego opartego na komputerze stacjonarnym, po wyeksportowaniu raportu do programu Excel otwiera się on automatycznie. Jednak programy księgowe pracujące w chmurze często wprowadzają do tego procesu ograniczenia prędkości. W tym artykule opiszę, jakich przeglądarek należy używać, jeśli chcemy bezproblemowo eksportować raporty do programu Excel.

Do tego artykułu wykorzystałem darmową kopię próbną dla QuickBooks Online za pomocą następujących przeglądarek:

  • Chrom dla Windows
  • Firefox dla Windows
  • Krawędź dla Windows
  • Safari dla Maca

Najpierw przejdźmy do normalnego przepływu pracy związanego z eksportem raportów z oprogramowania w chmurze, takiego jak QuickBooks Online, do Microsoft Excel dla większości przeglądarek:

  1. Jak pokazano na rysunku 1, zaloguj się do swojej firmy QuickBooks Online lub skorzystaj z darmowych napędów testowych.
  2. Kliknąć Raporty .
  3. Wybierz raport, taki jak Zysk i strata .

Rysunek 1: Przeglądanie raportu Zysk i strata w QuickBooks Online.

  1. Jak pokazano na rysunku 2, kliknij przycisk Export , który pojawia się w prawym górnym rogu raportu.
  2. Choose Export to Excel .
  3. Następne kroki różnią się w zależności od przeglądarki:
  • Chrome, Firefox, Edge: Nazwa pliku wynikowego pojawia się w dolnej części okna przeglądarki. Kliknij nazwę pliku, aby otworzyć raport w programie Excel, jak pokazano w kroku 6 Rysunek 2.

Rysunek 2: Eksportowanie raportu QuickBooks Online do programu Microsoft Excel w programach Chrome, Firefox i Edge.

  • Safari: Na ekranie pojawi się szybki błysk, gdy plik przeniesie się do twojego folderu Downloads , jeśli ten folder jest zadokowany na dole ekranu. Jak pokazano na Rysunku 3, możesz kliknąć ikonę pobierania, a następnie kliknąć ikonę związaną z Twoim raportem. Nie należy klikać na nazwę pliku, ponieważ powoduje to jedynie odrzucenie menu pobierania.

Rysunek 3: Musisz wyszukać pobrane raporty w Safari na komputerze Mac.

W tym momencie Twój raport powinien być otwarty w programie Microsoft Excel, najprawdopodobniej w Protected View, który możesz na stałe wyłączyć, jeśli chcesz. Teraz wróćmy do kroku 6 na Rysunku 2 powyżej i zobaczmy, jak dalej Chrome i Firefox mogą otwierać pliki automatycznie, jak pokazano na Rysunku 4:

  1. Kliknąć strzałkę obok nazwy pliku w pasku Pobieranie .
  2. Wybierz Zawsze otwieraj pliki tego typu .

Rysunek 4: Kliknij Zawsze otwieraj pliki tego typu w programach Chrome i Firefox, aby raporty otwierały się automatycznie.

Po tym jednorazowym dostosowaniu zarówno Chrome, jak i Firefox automatycznie otworzą dla Ciebie raport w programie Microsoft Excel. Niestety, możliwość automatycznego otwierania plików po pobraniu nie jest dostępna w przeglądarkach Edge’a lub Safari, więc jeśli jedna z nich jest wybrana, będziesz musiał kontynuować ręczne otwieranie wyeksportowanych raportów.

Cofanie automatycznego pobierania

Jeśli z jakiegoś powodu zdecydujesz, że nie chcesz, aby raporty otwierały się automatycznie w programie Excel, Rysunek 5 pokazuje, jak wyłączyć to ustawienie w Chrome:

  1. Kliknij przycisk 3-dot w prawym górnym rogu Chrome.
  2. Wybierz Ustawienia .
  3. Przewiń na dno Ustawienia .
  4. Kliknij Zaawansowane .
  5. Kliknij przycisk Wyczyść w sekcji Pobieranie .

Niestety, jest to opcja «wszystko albo nic», więc jeśli ustawiłeś inne typy plików do automatycznego otwierania, takie jak pliki PDF, to te również nie będą się już automatycznie otwierały. Jak jednak zauważyłeś, przywrócenie tej opcji dla typów plików, które chcesz otworzyć automatycznie, jest wystarczająco proste.

Rysunek 5: Możesz wyłączyć automatyczne otwieranie plików, jeśli chcesz, ale jest to ustawienie «wszystko albo nic».