Utrzymanie zgodności wynagrodzeń i godzin pracy w 2013 r.

autorstwa Richarda D. Alaniza

W ciągu ostatnich około sześciu lat pozwy o wynagrodzenie i godzinę pracy stały się, jeśli nie powszechnym zjawiskiem, niezwykle powszechne. Tendencja ta, podsycana przez dużą liczbę pracowników wysiedlonych w wyniku kryzysu finansowego i podsycana przez udane ugody i orzeczenia sądowe w ciągu ostatnich kilku lat, prawdopodobnie nie zakończy się w najbliższym czasie.

Według firmy doradczej NERA Economic Consulting, rozliczenia płac i godzin dla firm amerykańskich wyniosły w 2012 roku 467 milionów dolarów, co jest zgodne z ubiegłymi latami. Firmy zapłaciły średnio 4,8 mln dolarów w celu rozwiązania sprawy w 2012 r., co jest kwotą nieco wyższą od 4,6 mln dolarów zapłaconych przez firmy w 2011 r. Ponadto, mediana wartości rozliczenia spraw dotyczących płac i godzin w 2012 r. wyniosła 1,7 mln dolarów. Wreszcie, roszczenia dotyczące nadgodzin były najbardziej rozpowszechnione w 2012 r., co odpowiada 40 procentom zarzutów badanych w badaniu NERA Economic Consulting. Od 2007 r. nadgodziny, błędna klasyfikacja oraz roszczenia dotyczące darowizn i doffingów utrzymują się na stałym poziomie.

Poniżej znajduje się zestawienie zarzutów dotyczących płac i godzin, które zostały wniesione w 2012 r. z badania przeprowadzonego przez NERA Economic Consulting:

Jak pokazuje powyższy wykres, roszczenia z tytułu nadgodzin są najczęstszymi zarzutami dotyczącymi płac i godzin pracy, po których następują zaległe posiłki i przerwy, błędna klasyfikacja i zarzuty pracy poza godzinami pracy. Wiele pozwów o zapłatę i godzinę pracy łączy w sobie różne naruszenia – wspólnym tematem są zarówno pozwy o pracę w nadgodzinach, jak i o błędną klasyfikację. Aby uniknąć odpowiedzialności za płace i godziny pracy, pracodawcy muszą być pewni, że stosują się do wszystkich odpowiednich przepisów dotyczących minimalnej płacy, nadgodzin i innych przepisów związanych z płacami i świadczeniami.

Ustawa o uczciwych normach pracy i inne prawa kontrolne

Prawo płacowe i godzinowe jest regulowane zarówno przez federalną Ustawę o Uczciwych Standardach Pracy (Fair Labor Standards Act – FLSA), jak i przez wiele różnych przepisów stanowych. Ważne jest, aby pracodawcy dbali o to, by przestrzegali wszystkich obowiązujących przepisów. Wydział Płac i Godzin Departamentu Pracy USA (DOL) prowadzi dochodzenia w sprawie domniemanych naruszeń FLSA. Gdy w wyniku takiego dochodzenia DOL stwierdzi, że firma nie przestrzega przepisów FLSA, agencja może nałożyć kary i grzywny, w tym płatność zaległego wynagrodzenia. Badanie NERA Economic Consulting wykazało, że ponad 25 procent firm, które uregulowały sprawy płacowe i garnitury godzinowe w 2012 r., zostało uznane przez DOL za naruszenie FLSA. Oszacowano zaległe płace związane z tymi naruszeniami w sumie 18,8 mln dolarów.

Pozwy grupowe są kontynuowane. Wiele pozwów o zapłatę i wynagrodzenie za godzinę jest wnoszonych jako pozwy grupowe niezwiązane z działalnością w zakresie egzekwowania przepisów DOL. Chociaż, zgodnie z badaniem NERA Economic Consulting, bardzo duże pozwy zbiorowe dotyczące płac i godzin (te z 10.000 lub więcej powodów) uległy zmniejszeniu, kontynuowano mniejsze postępowania w ramach pozwów zbiorowych. Z badania wynika, że liczba wnoszonych pozwów dotyczących wynagrodzeń i godzin pracy utrzymuje się w tym samym tempie co w ostatnich latach.

Trzymanie się z dala od taryfy i godziny Problemy

W celu uniknięcia problemów z wynagrodzeniem i godzinami pracy, pracodawcy powinni skonsultować się z radcą prawnym, aby upewnić się, że wszystkie obowiązujące federalne i stanowe ustawy o wynagrodzeniu i godzinach pracy są przestrzegane. Ponadto pracodawcy powinni dokładnie zapoznać się z poniższymi tematami, aby upewnić się, że płacą wszystkim pracownikom w sposób właściwy:

Właściwie sklasyfikować pracowników. Ustalenie, kto jest zwolniony z wynagrodzenia za nadgodziny nie zawsze jest proste. W rzeczywistości, wiele pozwów sądowych dotyczących płac i godzin twierdzi, że pracodawca błędnie klasyfikuje pracowników, w ten sposób ostatecznie niedopłacając im za godziny nadliczbowe. Pracownicy są albo klasyfikowani jako pracownicy zwolnieni, albo nie zwolnieni. Zwolnieni pracownicy są zwolnieni z ochrony federalnych i stanowych praw dotyczących płac i godzin pracy, takich jak wymagania dotyczące nadgodzin. Zwolnieni pracownicy na mocy prawa federalnego są zazwyczaj dyrektorzy, pracownicy administracyjni i specjaliści. Zwolnienie administracyjne jest w przypadku, gdy wielu pracodawców błędnie klasyfikuje pracowników. Tylko dlatego, że ktoś otrzymuje wynagrodzenie, nie zawsze oznacza, że są one właściwie zwolnione. Pracownicy nie zwolnieni są zazwyczaj objęte federalnym i stanowym prawem płacowym i godzinowym.

W ramach FLSA, w celu zaklasyfikowania stanowiska jako zwolnionego, stanowisko to musi przejść zarówno test płacowy, jak i obowiązkowy. Oprócz testu płacowego (minimalne wymagane wynagrodzenie w wysokości 455 dolarów tygodniowo), istnieją cztery główne kategorie obowiązków: (1) wykonawcze, (2) administracyjne, (3) zawodowe, oraz (4) sprzedaż zewnętrzna. Obowiązki, których należy szukać obejmują: kierowanie i nadzorowanie pracy innych osób; posiadanie uprawnień do zatrudniania, zwalniania i awansowania; wykonywanie niezależnego osądu i dyskrecji; oraz posiadanie zaawansowanej wiedzy w dziedzinie nauki i uczenia się poprzez długotrwały tok nauczania.

Ważne jest, aby dokładnie omówić z radcą prawnym każdą klasyfikację, ponieważ test i rozróżnienie na zwolnione i nie zwolnione nie jest jednoznaczne. Ponadto, rozbieżne prawa państwowe komplikują ten test. W większości garniturów płacowych i godzinowych wiążących się z błędną klasyfikacją, pracodawca w dobrej wierze podjął wysiłek w celu prawidłowego sklasyfikowania swoich pracowników, ale wiele razy nie zrobił tego poprawnie.

Zapewnić zgodność z przepisami. Donning and doffing allegations, although not as prevalent as overtime or misclassification claims, continue to be brought with regularity. Dobra wiara nie pozwala uniknąć odpowiedzialności w niektórych branżach. Ogólnie rzecz biorąc, zakładanie i zdejmowanie sprzętu ochronnego, inaczej zwanego PPE, jest czasem pracy w ramach FLSA i musi być zrekompensowane. Pracodawcy, którzy wymagają takiego sprzętu, powinni dokonać przeglądu swoich praktyk, aby upewnić się, że czas poświęcony na zakładanie i zdejmowanie takiego sprzętu jest uwzględniony w ich praktykach płacowych.

Błędy narzędzia. Ponadto wielu pracodawców popełnia błędy w zakresie dodatków na narzędzia. Ustawa o bezpieczeństwie i higienie pracy nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia określonych środków bezpieczeństwa, a wiele państw posiada odpowiednie przepisy. Inne wyposażenie może być potrącane z pensji pracownika, ale niektóre państwa wymagają od niego pisemnej zgody na potrącenie z pensji. Jednakże, w żadnym wypadku potrącenie z pensji nie powinno prowadzić do obniżenia pensji pracownika poniżej płacy minimalnej (niezależnie od tego, czy jest to upoważnienie federalne czy stanowe). Może to być problematyczne, gdy pracownik zarabia tylko nieznacznie więcej niż wynosi płaca minimalna.

Przegląd praktyk w zakresie płac i klasyfikacji stanowisk. Pracodawcy powinni okresowo dokonywać przeglądu sposobu, w jaki pracownicy śledzą swoje godziny pracy. Prawo się zmienia, klasyfikacje stanowisk są zmieniane, a nowa technologia może sprawić, że proces ten będzie łatwiejszy i mniej podatny na błędy. W ramach FLSA, obowiązek śledzenia czasu pracy pracowników spoczywa na pracodawcy, niezależnie od tego, czy pracownik jest zobowiązany do zegara w i poza nim. Pracodawcy powinni pracować, aby mieć solidne nadgodziny i praktyk przechowywania czasu w miejscu, aby zapewnić, że płace i prawa godzin są przestrzegane. Bycie proaktywnym w poszukiwaniu płac i błędów godzinowych w swojej działalności może pomóc odciąć się od płac i pozwów sądowych godzinowych lub dochodzeń rządowych przed ich rozpoczęciem.

Przeprowadzenie audytu. W połączeniu z aktywnością zawodową pracodawcy powinni również rutynowo przeprowadzać audyty. Kontrola wyrywkowa w jednym miejscu lub dziale może wykazać, że pracownicy nie śledzą prawidłowo godzin pracy lub że kierownicy nie przestrzegają ustalonych procedur.

Zachowaj szczególną ostrożność wobec pracowników związku. W sklepach związkowych liczba godzin, które pracownicy przepracowują, jest nie tylko odzwierciedlona w ich wypłatach, ale w wielu przypadkach jest wykorzystywana do obliczania składek na fundusze emerytalne i świadczeń. W takich sytuacjach pracodawcy mogą mieć jeszcze większe kłopoty, gdy dokonują krótkiej wymiany takich funduszy. Jeśli masz pracowników związkowych, zwróć szczególną uwagę na to, jak śledzone są godziny pracy tych pracowników, aby mieć pewność, że przestrzegasz postanowień układu zbiorowego pracy.

Poznaj stanowe i lokalne prawa. Przepisy prawa stanowego i lokalnego mogą być bardziej ochronne i rygorystyczne niż prawo federalne. Pracodawcy powinni skonsultować się z radcą prawnym, aby upewnić się, że ich firma jest zgodna ze wszystkimi obowiązującymi przepisami i rozporządzeniami w celu jak najlepszego uniknięcia odpowiedzialności za płace i godziny pracy.

Procesy płacowe i godzinowe stały się zszywką w barze powodów z powodu łatwości dowodu. Jak pokazują ostatnie liczby, takie sprawy sądowe nie odchodzą w najbliższym czasie. Pracodawcy muszą być świadomi odpowiedzialności, jaką takie pozwy mogą stanowić i podjąć działania w celu zapewnienia zgodności teraz, zanim DOL rozpocznie dochodzenie lub pracownik wnosi pozew zbiorowy.

Przeczytaj dodatkowe artykuły z zakresu prawa pracy i zatrudnienia autorstwa Richarda Alaniza.

O autorze:

Richard D. Alaniz jest starszym partnerem w Alaniz and Schraeder, krajowej firmie pośrednictwa pracy z siedzibą w Houston. Od ponad trzydziestu lat jest w czołówce firm zajmujących się prawem pracy i zatrudnienia, m.in. w Departamencie Pracy USA i Krajowej Radzie ds. Rick jest płodnym pisarzem w dziedzinie prawa pracy i zatrudnienia i prowadzi częste seminaria dla firm klientów i stowarzyszeń branżowych w całym kraju. Pytania dotyczące tego artykułu można kierować do Ricka pod (281) 833-2200 lub [chronione pocztą elektroniczną].