Walizka do wykonywania zadań wielozadaniowych w miejscu pracy

W tej epoce wszyscy w mniejszym lub większym stopniu jesteśmy pracownikami wiedzy. Na przykład pracownicy zajmujący się doręczaniem przesyłek ekspresowych polegają na komputerach przenośnych, aby utrzymać wydajność i skuteczność w ciągu dnia. Recepcjonista w lobby wielonarodowej korporacji lub w trzyosobowej firmie księgowej również ma różne obowiązki – niektóre jednorazowe, najczęściej powtarzające się, a wiele innych na ograniczony czas.

Co więcej, każdy, kto zajmuje odpowiedzialne stanowisko, zarządza wieloma priorytetami. Od starszego wspólnika firmy do pierwszego dnia pracy, każdy – w ciągu jednego dnia, tygodnia, miesiąca i roku – ma różne obowiązki, które muszą być wykonywane z należytą starannością. Taka jest po prostu dzisiejsza natura rachunkowości. W przeciwieństwie do pracowników sprzed 100 lat, dziś prawie nikt nie koncentruje się wielokrotnie wyłącznie na jednym konkretnym zadaniu.

Skuteczny przydział zasobów

W każdym momencie zbliżenie się do różnorodnych zadań, przed którymi stoimy, wymaga co najmniej minimalnej zdolności do zarządzania czasem, samodzielnego zarządzania i efektywnej alokacji zasobów. W żadnym momencie nie należy jednak mylić takich umiejętności w miejscu pracy z obecnym, jeśli nierozsądnym, zjawiskiem zwanym wielozadaniowością. I powiedzmy sobie jasno: wielozadaniowość nie jest równoznaczna z zarządzaniem wieloma priorytetami.

Na pozór wielozadaniowość wydaje się być skutecznym sposobem radzenia sobie z wieloma kwestiami, które konkurują o Twoją uwagę. Intuicyjne wydaje się, że jeśli potrafisz efektywnie obsługiwać zarówno A jak i B jednocześnie, osiągasz wzrost wydajności, a także znaczną oszczędność czasu. Błędem jest przekonanie, że ludzki mózg może łatwo podwoić i potroić się na aktywności bez utraty koncentracji, uwagi i skuteczności.

Dziesiątki tysięcy lat rozwoju fizjologicznego człowieka, jak również aktualne badania, sugerują jednak, że ludzki mózg oferuje swoją ostrą uwagę tylko w jednym kierunku na raz. Próba jednoczesnego oferowania ostrej uwagi w dwóch kierunkach skutkuje pogłosową formą uwagi poświęcanej każdej czynności z przewidywalną utratą wydajności i ostrości umysłowej.

“Poczekaj”, możesz powiedzieć. “Na pewno są pewne zajęcia, dla których można wykonywać wiele zadań.” Tak, są. Raczej nie spadniesz z kanapy podczas jedzenia, jeśli będziesz miał włączony telewizor. Różnica między jedzeniem a oglądaniem telewizji, a np. prowadzeniem samochodu i rozmową przez telefon komórkowy, jest ogromna. Łatwo jest zjeść i obejrzeć program, posłuchać muzyki, porozmawiać z kimś innym, a nawet przeczytać, jeśli nadążasz za ugryzieniami. Biorąc pod uwagę, że nie ma ciężkiej maszyny w ruchu, codzienny akt jedzenia w trakcie wykonywania innych czynności jest całkowicie akceptowalną, niskopoziomową formą wielozadaniowości.

The Routine and Familiar

W ciągu dnia pracy każdy z nas wykonuje kilkadziesiąt zadań, często nawet o tym nie myśląc. Gdybyśmy prześledzili nasze działania, zobaczylibyśmy, że w przypadku praktycznie wszystkich zadań, które wykonaliśmy skutecznie, albo zaprzestaliśmy pracy wielozadaniowej i skoncentrowaliśmy się na zadaniu, które mieliśmy do wykonania, albo kontynuowaliśmy pracę wielozadaniową, ponieważ tak dobrze wiedzieliśmy, czego się od nas wymaga, że stosowanie siebie nie było opodatkowane.

Prawdziwe ryzyko związane z wielozadaniowością w miejscu pracy polega na tym, że robiąc to wystarczająco często, nigdy nie cofamy się do tej przestrzeni mentalnej, w której możemy zaoferować swoją najlepszą koncentrację, a tym samym najlepszą pracę. Ponadto, ciągłe angażowanie się w pracę wielozadaniową jest silnym sygnałem dla twojej podświadomości, że tak właśnie musi być, jeśli masz odnieść sukces na swoim stanowisku, pozostać konkurencyjny i działać przez cały dzień.

Kiedy wielozadaniowość staje się zakorzenionym nawykiem, w efekcie wmawiamy sobie, że nie możemy zrobić tego w żaden inny sposób. Doświadczasz utraty zdolności do zmobilizowania mentalnej i emocjonalnej siły do skupienia się na wykonywanym zadaniu. Tracimy korzyści płynące z praktykowania “sztuki robienia jednej rzeczy na raz”.

Jako codzienna praktyka, powtarzana dość często – miesiąc po miesiącu, rok po roku – wielozadaniowość oddziela tych, którzy wznoszą się na szczyt, od tych, którzy nieustannie się buntują, by dotrzymać kroku.

One Thing at a Time

W ciągu dnia i tygodnia pracy, opanowanie sztuki robienia jednej rzeczy na raz jest najbardziej produktywnym sposobem postępowania. Od czasu do czasu, tak, można wykonywać wiele zadań w tych kwestiach, które reprezentują rutynę i są znane, a które nie niosą ze sobą niewiele kary za stracony czas na szlaku. Jednak w twoim najlepszym interesie leży rezygnacja z wielozadaniowości i jej fałszywej obietnicy, ponieważ dążysz do realizacji wielu priorytetów, za które odpowiedzialna jest osoba z twojego wykształcenia, pochodzenia, szkolenia i poziomu władzy.