Wewnętrzna Służba Podatkowa Rozliczanie płac

Pracodawcy, którzy utrzymują spółki płacowe, powinni zostać poinformowani o przepisach IRS i ich zmianach, ponieważ odnoszą się one do spółek zajmujących się obsługą płac. Generalny Inspektor Skarbu Państwa ds. Administracji Podatkowej (TIGTA) wysłał ostatnio raport do IRS, w którym wskazuje na ulepszenia potrzebne do zabezpieczenia i ochrony pracodawców korzystających z usług firm świadczących usługi płacowe.

Raport z audytu TIGTA nr 2015-40-023 stwierdza, że procesy muszą łączyć płatników trzecich i pracodawców w celu zmniejszenia ryzyka związanego z oszustwami podatkowymi związanymi z zatrudnieniem.

Audyt uruchomił Internal Revenue Service’s Cracking Down on Payroll Service Providers. To crackdown może mieć wpływ na ciebie jako pracodawca, a ty powinieneś znać swoje prawa. Dowiedz się o odpowiedzialności firm płacowych, a także o ich obowiązkach w zakresie sprawozdawczości podatkowej, a także o swoich obowiązkach w zakresie podatku od wynagrodzeń.

TIGTA zauważyła, że kilku dostawców usług płacowych nie spełniało wymogów dotyczących płatności i składania dokumentów. Najprościej mówiąc, oznacza to, że kilka firm zajmujących się płacami skonfiskowało podatki w imieniu swojego klienta, a następnie nie przekazało ich do Internal Revenue Service. W raporcie z audytu stwierdzono również, że potrzebne są procesy w celu powiązania płatników będących osobami trzecimi z pracodawcami, aby zmniejszyć ryzyko związane z oszustwami podatkowymi w zakresie zatrudnienia.

TIGTA sklasyfikowała cztery rodzaje zewnętrznych dostawców:

Payroll Service Providers (PSP), które mają dwa rodzaje:

Podstawowe PSP, które przygotowują gotowe do podpisu zwroty papieru dla pracodawców do podpisania i złożenia.

PSP, którzy również zajmują się konfiskatą i płacą podatki.

Podmioty sprawozdawcze to powszechne firmy świadczące usługi płacowe, które są rodzajem PSP, ale również składają 8655 wniosków w IRS, przetwarzają zeznania podatkowe, podpisują się jako podmioty sprawozdawcze oraz dokonują konfiskaty i płacą podatki.

Sekcja 3504 agentów, którzy składają w urzędzie skarbowym deklarację 2678, zgłaszają zbiorczą deklarację oraz pobierają i umarzają podatki.

Zawodowe Organizacje Pracodawców (PEO) składają deklarację z Federalnym Numerem Identyfikacyjnym Pracodawcy PEO (FEIN), a konfiskują i płacą podatki z PEO FEIN.

W raporcie TIGTA stwierdzono, że nie ustanowiono procesów mających na celu powiązanie pracodawców z osobami trzecimi. Kontrola krzyżowa może być przeprowadzona tylko w przypadku agentów z sekcji 3504. Ponadto, jak wielu PSP wie, proces 8655 nie jest w pełni dokładny – i czasami IRS nie otrzymuje 8655, a zatem połączenie między PSP a pracodawcą nie jest ustanowione. Wielu dostawców usług płatniczych dowiaduje się o tym przy próbie załatwienia zawiadomienia, a przedstawiciel IRS nie będzie rozmawiał z dostawcą usług płatniczych, ponieważ numer 8655 nie został zarejestrowany przez IRS.

TIGTA formułuje pięć zaleceń dotyczących ulepszeń:

  1. IRS może współpracować z Biurem Usług Podatkowych w celu opracowania planu wykorzystania Elektronicznego Systemu Płatności Podatków Federalnych (EFTPS) do połączenia PSP z pracodawcą. IRS zgadza się z tą rekomendacją.
  2. IRS może ustanowić program, w ramach którego pracodawcy mogą informować IRS o swojej relacji PEO i ustanowić certyfikowany system PEO. IRS częściowo zgadza się z tym zaleceniem, ale nie ma budżetu na egzekwowanie tego programu.
  3. PEO mogą dołączyć Harmonogram R (dane dotyczące poszczególnych klientów) do 941 złożonych w każdym kwartale. IRS oświadczył, że nie ma prawa wymagać tego w przypadku niecertyfikowanych PUO.
  4. Komisarz, Wydział Płac i Inwestycji, może opracować proces mający na celu zapewnienie dokładnego ujęcia 8655 egzemplarzy w systemie IRS. IRS zgadza się z tym zaleceniem (PSP, radujcie się!).
  5. IRS może opracować proces mający na celu zapewnienie dokładności wskaźników agentów sekcji 3504. IRS zgadza się również z tym zaleceniem.

Obowiązuje procedura Rev 2012-32, a dostawcy usług płatniczych są zobowiązani do jasnego określenia zasad IRS w zakresie konfiskaty i umarzania podatków na piśmie co kwartał. Pracodawcy są również zachęcani do sprawdzania depozytów poprzez zapisanie się do EFTPS. Język musi być dokładny lub podobny do poniższego:

Należy pamiętać, że Państwa klienci są odpowiedzialni za terminowe składanie deklaracji podatkowych dotyczących zatrudnienia i terminowe płacenie podatków od zatrudnienia swoich pracowników; nawet jeśli upoważnili oni osobę trzecią do składania deklaracji i dokonywania płatności. Dlatego też Internal Revenue Service zaleca, aby zarejestrować się w Elektronicznym Federalnym Systemie Płatności Podatkowych Departamentu Skarbu USA (Electronic Federal Tax Payment System – EFTPS), aby monitorować swoje konto i zapewnić terminowe dokonywanie płatności podatkowych.

Mogą oni zapisać się do EFTPS online na stronie www.eftps.gov, lub zadzwonić pod numer (800) 555-4477, aby otrzymać formularz zgłoszeniowy. Państwowe organy podatkowe na ogół oferują podobne sposoby weryfikacji płatności podatków. W celu uzyskania szczegółowych informacji należy skontaktować się bezpośrednio z odpowiednimi urzędami państwowymi. Rządy stanowe, lub przynajmniej niektóre z nich, poszły w ślady Internal Revenue Service.