Właściwe przejście na zdalny model firmy

W AccountingWEB zdajemy sobie sprawę, że jest to trudny czas dla wielu firm, klientów i rodzin. Właśnie w szczytowym momencie sezonu podatkowego, niepewność związana z narodowym kryzysem zdrowotnym, a także pytania o wypełnianie formularzy IRS, bycie poproszonym o pracę zdalną, nie jest łatwym zadaniem. Wielu z Was ma niewiele do czynienia z taką ewentualnością, niektórzy z Was i Waszych klientów mogą mieć nawet wątpliwy dostęp do Internetu.

Jako taka, mamy nadzieję, że ten artykuł od Jennifer Katrulya, CPA jest dla ciebie trochę przydatny. Jennifer była jednym z wcześniejszych CPA, które przyjęło model wirtualnej firmy, pracując z klientami i jej pracownikami całkowicie zdalnie przez lata. Nawet dziś jest ona dosłownie wzywana przez innych księgowych za radę, jak właściwie wykonać ten ruch. Mamy szczerą nadzieję, że Ty i Twoje rodziny macie się dobrze i że ten artykuł zrobi coś dobrego dla Ciebie i Twoich pracowników.

W obliczu obecnej pandemii COVID-19 i “społecznego zdystansowania”, która doprowadziła do dyskusji na temat pracy zdalnej na przednim palniku, wiele firm, które zastanawiały się nad zmianą, ale się jej sprzeciwiały, jest teraz zmuszonych do wykonania skoku.

Najlepszym podejściem, jakie firma może zastosować przy przeprowadzce z biura do zdalnego otoczenia, jest próba dokładnego odtworzenia istniejącego środowiska biurowego, polityki, procedur i przepływu komunikacji, ale z pewnymi “zmianami” cyfrowymi i behawioralnymi. Zachowując w trakcie zmiany status “business as usual”, firmy mogą zminimalizować przerwy w działalności biznesowej i skupić się na dostarczaniu na czas usług wysokiej jakości.

Dołącz do naszej listy mailingowej

Wpisz swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i otrzymywać co tydzień najlepsze informacje o AccountingWEB.Wpisz adres e-mail *Enter adres e-mailSign up

Niektóre z kluczowych decyzji i sugestii, które firma powinna rozważyć przy przechodzeniu na ustawienia zdalne, to m.in:

1. Niech wszyscy się połączą. Kiedy firma przechodzi z pracy w biurze do pracy w domu, zwłaszcza jeśli przeprowadzka została wykonana szybko, personel może szybko poczuć się bardzo odizolowany. Jednym z łatwych, ale skutecznych rozwiązań tego wyzwania jest zastosowanie oprogramowania wideo “Always on”. Sneek (https://sneek.io/) jest prawdopodobnie najbardziej popularnym rozwiązaniem stosowanym w tym celu, i działa zarówno w małych, jak i dużych firmach i firmach, które muszą połączyć zespoły. W połączeniu z wewnętrznym czatem i rozwiązaniem do współpracy, takim jak Slack czy Microsoft Teams, oraz z pewną dozą kreatywności i praktyki, większość firm będzie zdumiona, gdy odkryje, w jaki sposób mogą utrzymać połączenie i pracę zespołu jako jednostki.

2. Ustawić wymagania dotyczące przestrzeni roboczej. Gdzie będą pracować poszczególne osoby? Niektórzy pracownicy mogą mieć pokój, który jest lub może być używany jako biuro domowe. Inni pracownicy mogą nie mieć dostępnego oddzielnego pomieszczenia. Ważne jest, aby udokumentować stanowcze oczekiwania co do miejsc pracy w domu i współpracować z każdym członkiem zespołu, aby zapewnić, że jest on w stanie spełnić przynajmniej minimalne wymagania dotyczące miejsca pracy.

3. Zarządzanie technologią firmy i bezpieczeństwem cyberprzestrzeni. W ramach przejścia do pracy zdalnej firma będzie musiała zdecydować, czy komputery i inne technologie powinny być kupowane i dostarczane przez firmę, czy też pracownicy będą odpowiedzialni za zakup ich sprzętu, z zatwierdzonej listy. W trybie pilnym firma będzie musiała ustanowić i przedstawić politykę i procedury związane ze wsparciem technologicznym, kontrolą wewnętrzną, planowaniem awaryjnym i bezpieczeństwem cybernetycznym. Chociaż jest to ważne nawet w biurze, zdalne środowisko pracy dodaje wykładniczo więcej punktów podatności na zagrożenia i ryzyka, którymi firma musi się dokładnie zająć i którymi musi zarządzać. Zapewnienie firmie doskonałych zasobów w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego i wsparcia technicznego powinno być najwyższym priorytetem.

4. Przejście na spotkania wideo a rozmowy konferencyjne. Zamiast tracić korzyści płynące z prowadzenia rozmów twarzą w twarz i przechodzenia do rozmów konferencyjnych, rozważ przeprowadzenie spotkań z klientami przy użyciu formatu wideokonferencji. Niezależnie od tego, czy firma korzysta z Citrix GoToMeeting, Zoom, Microsoft Teams, czy innego rozwiązania do wirtualnych spotkań, możliwość zobaczenia się przez wszystkich uczestników może sprawić, że rozmowa będzie bardziej osobista i produktywna.

5. Inwestowanie w szkolenia z zakresu zarządzania projektami i rozwijanie umiejętności mentorskich. Jedną z największych zmian, z jaką musi się zmierzyć każda firma podczas zmiany w środowisku odległym, jest to, że menedżerowie ds. dostosowania będą musieli wprowadzić zmiany, kiedy nie będą już mogli polegać na tym, co widzą i słyszą w biurze, ponieważ współdziałają z każdym pracownikiem, w jaki sposób zarządzają harmonogramami projektów i jakością wykonywanej pracy. Danie menadżerom możliwości rozwinięcia silnego zarządzania projektami i związanych z tym umiejętności mentoringu pomoże zapewnić, że pracownicy firmy otrzymają potrzebne im wskazówki i wsparcie, ponieważ dostosowują się również do pracy na odległość, oraz że menadżerowie dają możliwość nabycia umiejętności niezbędnych do osiągnięcia sukcesu, w strukturze zdalnej.

6. Śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Śledzenie i analizowanie kluczowych wskaźników wydajności oraz wykorzystywanie wyników do pomocy firmie w identyfikacji obszarów wymagających poprawy powinno być stałym elementem procesu zarządzania firmą. W warunkach zdalnych informacje te stają się jeszcze ważniejsze, ponieważ pozwalają zrównoważyć brak możliwości fizycznego zobaczenia i usłyszenia tego, co dzieje się w firmie.

7. Zademonstrować zaangażowanie na rzecz równowagi między pracą a życiem prywatnym. Praca na odległość ma wiele zalet i korzyści. Jednocześnie istnieje stałe ryzyko zatarcia granicy między pracą a czasem osobistym. Chociaż może wydawać się wygodne usiąść i wykonać jeszcze jedno zadanie lub odpowiedzieć na jeszcze jedną wiadomość e-mail, są to nawyki, które mogą prowadzić do zmniejszenia czasu spędzanego z rodziną i przyjaciółmi, do zmniejszenia czasu na samoopiekę, a ostatecznie mogą powodować wypalenie i niechęć. Menedżerowie i pracownicy powinni często komunikować się na temat planowania, zarządzania obciążeniem pracą, a także o tym, jak firma może pomóc każdemu członkowi zespołu czuć wyzwanie, wspierane, uznane i nagradzane.

8. Uzyskaj częste i stałe informacje zwrotne od pracowników i klientów. Tak ważne jak wyniki finansowe firmy, nic nie dzieje się bez zaangażowanego, wysoko wykwalifikowanego personelu i szczęśliwych, lojalnych klientów. Aby upewnić się, że firma koncentruje się na sprawach, które mają największe znaczenie dla obu grup, ważne jest, aby konsekwentnie pytać! Firma powinna zaplanować bieżące możliwości indywidualne i grupowe, aby zebrać informacje zwrotne od pracowników. Ponadto, firma powinna regularnie prosić klientów o informacje zwrotne, zarówno poprzez bezpośrednią pomoc, jak i poprzez ankiety Net Promoter Score. Większość klientów jest bardziej niż zadowolona z inwestycji w relację, poprzez dzielenie się tymi informacjami.

Wniosek

Podczas gdy zastanawianie się nad przejściem do pracy zdalnej, a w rzeczywistości dokonanie takiego przejścia może wydawać się przytłaczające, większość firm, które dokonują zmian i dostrzegają korzyści ekonomiczne, styl życia i inne, nigdy nie rozważyłaby powrotu do pracy w fizycznym biurze. Firmy, które przeprowadzają się do pracy zdalnej, wiedzą, że nie ma potrzeby przechodzić przez to samemu.

Inni (jak ja), którzy już dokonali tego przejścia, są często skłonni podzielić się swoimi sugestiami, doświadczeniami i wyciągniętymi wnioskami oraz historiami swoich sukcesów. Mogą nawet zasugerować połączenie na wirtualną szczęśliwą godzinę lub lunch!

Powiązane artykuły

10 Najlepsze praktyki pracy z personelem zdalnym

4 Sposoby zarządzania ryzykiem związanym z pracą zdalną