Wskazówki dotyczące otwierania i zamykania wielu plików programu Excel

Przez Davida H. Ringstroma, CPA

Od czasu do czasu możesz zanurzyć się w dużym projekcie, który obejmuje kilka związanych z nim podręczników Excela. W takich przypadkach może być żmudne ręczne otwieranie każdego pliku Excela, gdy wszystko jest dostępne na raz. Program Excel od dawna posiada pomocną funkcję, która jest ukryta na pierwszy rzut oka: polecenie Save Workspace. Polecenie to tworzy plik zakładki z rozszerzeniem .XLW, który można wykorzystać do automatycznego otwarcia grupy powiązanych arkuszy kalkulacyjnych. W tym artykule objaśnię funkcję Workspace Excela, jak również to, jak zamknąć wszystkie otwarte arkusze na raz, pozostawiając nadal otwarty Excel.

Element przestrzeni roboczej

Obszar roboczy składa się z wszystkich arkuszy kalkulacyjnych, które są otwarte w momencie wydania polecenia Zapisz obszar roboczy:

  • Excel 2007: Wybierz Save Workspace w sekcji Window na wstążce View.
  • Excel 2003 lub wcześniej: Wybierz Save Workspace z menu File.

W obu przypadkach, po dokonaniu wyboru z menu, prezentowane jest tradycyjne okno dialogowe Zapisz, z którego można wybrać miejsce zapisu pliku obszaru roboczego. Program Excel 2007 wyświetli monit o zapisanie każdego pliku w obszarze roboczym, natomiast program Excel 2003 i wcześniejsze nie wyświetli monitu do momentu zamknięcia pojedynczego pliku w obszarze roboczym.

Aby ponownie otworzyć przestrzeń roboczą, można albo wybrać plik .XLW z listy ostatnio używanych plików, albo otworzyć go ręcznie:

  • Excel 2007: Kliknij przycisk Office, wybierz Open, a następnie wybierz plik .XLW.
  • Excel 2003 lub wcześniej: Wybierz plik, otwórz, a następnie wybierz plik .XLW.

Możesz dalej udoskonalać swoje wyszukiwanie w dowolnej wersji programu Excel. W tym celu należy wybrać z listy Pliki typu obszary robocze (.XLW), jak pokazano na Rysunku 1.

Rysunek 1: Pliki Workspaces (.XLW files) wyświetlane są na liście dostępnych plików po wydaniu polecenia Open, ale można również filtrować listę tak, aby wyświetlała tylko pliki Workspace.

Excel 2007 Trick: Kliknij na suwak obok pliku .XLW, aby zablokować przestrzeń roboczą na liście ostatnio używanych plików. Może on przesuwać się w dół listy, gdy otwierasz inne arkusze kalkulacyjne, ale nie będzie się przewijał z listy, dopóki jego pin jest wciśnięty.

Rysunek 2: Kliknij suwak, aby zablokować obszar roboczy na liście ostatnio używanych plików programu Excel 2007.

Zamknięcie wszystkich plików na raz

Czasami w ciągu dnia trzeba wyczyścić pokłady z wszystkich otwartych plików, ale pozostawić otwarty Excel. Na pewno można zamknąć każdy plik indywidualnie, ale wersje przez i włącznie z Excel 2003 miał znacznie łatwiejszy sposób, aby wykonać to zadanie: Wstrzymaj się z poleceniem Shift przed kliknięciem na menu Plik. Jak pokazano na Rysunku 3, polecenie Zamknij zmienia się na Zamknij wszystkie, co pozwala na zamknięcie wszystkich otwartych skoroszytów na raz. Chociaż trik z klawiszem Shift nie działa w programie Excel 2007, możesz stworzyć swój własny skrót:

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na wstążce programu Excel 2007, a następnie wybierz opcję Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu.
  • Wybierz opcję Polecenia nie na wstążce z listy Wybierz polecenia z listy, a następnie dodaj polecenie Zamknij wszystko na pasku narzędzi szybkiego dostępu.
  • Opcjonalnie przenieś polecenie Zamknij wszystkie na górę listy paska narzędzi szybkiego dostępu, jak pokazano na Rysunku 4, a następnie kliknij OK.

Jeśli przesunąłeś polecenie Close All na górę listy, możesz teraz wcisnąć Alt-1, aby wydać polecenie Close All kiedy tylko chcesz. Jak pokazano na Rysunku 5, kod skrótu dla każdego przycisku w interfejsie programu Excel 2007 jest ujawniany po naciśnięciu klawisza Alt.

Rysunek 3: Przytrzymaj wciśnięty klawisz Shift przed wyborem menu Plik w programie Excel 2003 lub wcześniej, aby wyświetlić polecenie Zamknij wszystkie. Rysunek 4: Do paska narzędzi szybkiego dostępu programu Excel 2007 można dodać polecenie Close All.

Rysunek 5: Klawisze skrótów dla każdego przycisku na wstążce Excel 2007 pojawiają się po jednokrotnym naciśnięciu klawisza Alt.

Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.

O autorze:

David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze w zakresie baz danych w całym kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [chronione pocztą elektroniczną] lub śledź go na Twitter . David przemawia na konferencjach o programie Microsoft Excel i prezentuje webcasty dla kilku dostawców CPE, w tym dla partnera AccountingWEB .