Wskazówki dotyczące unikania ryzyka odpowiedzialności w Twojej praktyce CPA

Na umowach CPA spoczywa ogromna odpowiedzialność, a z odpowiedzialnością wiąże się ryzyko. Możemy popełnić szczere błędy lub klient może twierdzić, że popełniliśmy błąd i powinien był przewidzieć potencjalne pułapki. Oprócz tego wszystkiego, co jest ciągle zmieniającą się górą przepisów finansowych i podatkowych, nad którymi CPA mają stale czuwać.

AICPA zaleca i niektóre państwa nakazują, aby księgowi i firmy prowadziły ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej, ale firma może nadal tracić czas w sądzie nawet z ubezpieczeniem. Firmy księgowe powinny zatem określić, które obszary często stanowią największe ryzyko związane z odpowiedzialnością zawodową i wiedzieć, w jaki sposób mogą ograniczyć ryzyko.

Wiesz, co wiesz

Księgowi jako zawód przechodzą na prawdziwych profesjonalistów finansowych, chcących zaoferować klientom użyteczne porady, jak najlepiej wykorzystać swoje aktywa.

Ale istnieje niebezpieczna wada tego trendu. Umowy CPA, które nauczyły się wykonywać dodatkową pracę finansową w jednej dziedzinie, mogą zdecydować, że mogą udzielać porad w innej dziedzinie, często z chęci pomocy klientom i niechęci do przyznania się, że nie wiedzą wszystkiego. A jeżeli CPA wykonuje usługę po raz pierwszy, a później zostaje pozwana, może zostać przeciwko niemu wytoczona sprawa o brak profesjonalnej wiedzy fachowej.

Powszechnie mówi się, że najmądrzejsi ludzie na świecie są tymi, którzy wiedzą, jak bardzo są ignorantami, i CPA powinny o tym pamiętać. Zamiast myśleć, że można po prostu dowiedzieć się, co klient chce, aby zrobić na bieżąco, nie wahaj się polecić inne, bardziej specjalistyczne księgowości. Zmniejszysz ryzyko popełnienia błędu i stawienia czoła potencjalnemu procesowi sądowemu, a Twój klient doceni uczciwość Twojej firmy.

Cybersecurity and the Cloud

Księgowi przechowują ogromne ilości informacji osobistych i finansowych w ramach swojego zawodu, informacji, które przestępcy i hakerzy chcieliby uzyskać. Konsekwencje naruszenia danych to nie tylko wstyd i utrata reputacji. Klienci będą się starali pozywać, a małe firmy księgowe nie mogą liczyć na to, że będą chronione przed hakerami przez tarczę tajemnicy.

Istnieje wiele przewodników na temat tego, jak księgowi mogą poprawić swoje bezpieczeństwo cyberprzestępców. Podstawowe środki, takie jak nieużywanie Microsoft XP lub Vista lub zakup programów ochrony cyberprzestrzeni, w znacznym stopniu zniechęcają hakerów do poszukiwania łatwiejszych celów. Szkolenie z zakresu bezpieczeństwa cybernetycznego jest również ważne, aby pracownicy byli świadomi zagrożeń takich jak phishing, złośliwe oprogramowanie, a nawet podstawowych pojęć, takich jak to, że nigeryjski książę nie wyśle Ci w rzeczywistości miliona dolarów.

Znaczenie bezpieczeństwa cybernetycznego i ochrony danych nabiera dodatkowego wymiaru, gdy weźmie się pod uwagę rosnącą popularność przetwarzania w chmurze. Podczas gdy przechowywanie danych w chmurze może być tańsze i umożliwiać większą skalowalność, dochodzi do naruszeń bezpieczeństwa u dostawców chmury. Firmy księgowe powinny zatem dokonać należytej staranności i wybrać dostawcę usługi w chmurze o dobrej reputacji w zakresie bezpieczeństwa i poinformować klientów, że ich informacje będą przechowywane w chmurze. Jeśli Twoi klienci są zaniepokojeni, lepiej jest, aby zostali poinformowani teraz, niż po naruszeniu danych.

Znaczenie listów zaangażowania i pisania

Księgowi muszą pamiętać, że nawet jeśli zrobili wszystko dobrze, to i tak grozi im pozwanie. Klient, którego sytuacja finansowa nagle się pogarsza, może łatwo zdecydować, że można było zrobić coś, aby temu zapobiec, nawet jeśli tak nie jest.

A jeśli argument klienta może ominąć wniosek o wydanie wyroku zaocznego, księgowi mogą utknąć z wydatkami zarówno w czasie, jak i w pieniądzach sprawy sądowej przez lata. Nie należy zapominać, że może być łatwo dla prawnika, aby kręcić historię do niektórych sędziów o tym, jak zły finansowy potwór oszukał biednego wspólnego Amerykanina.

Z tych powodów ważne jest, aby księgowi dokumentowali wszystko, a nie tylko to, co jest wymagane przez standardy zawodowe. Zwłaszcza listy motywacyjne są ważnym narzędziem dokumentacyjnym. Określają one, jakie usługi świadczy księgowy, jaką odpowiedzialność ponosi księgowy i klient, a także wszelkie ograniczenia. Co najważniejsze, księgowi powinni świadczyć wyłącznie usługi opisane w liście motywacyjnym i nie powinni próbować przesuwać granic. Jeśli księgowy chce świadczyć dodatkowe usługi, powinien sporządzić nowy list motywacyjny.

Księgowi mogą wahać się z dostarczaniem listów do stałych klientów. Obawiają się, że wskazywałoby to na brak wiary i że w ten sposób mogliby stracić klienta. Ale minusy utraty klienta są banalne w porównaniu z minusami długiego i kosztownego procesu.